1 lutego 2026 roku obowiązek korzystania z KSeF objął pierwszą grupę firm o największych obrotach, a już 1 kwietnia do KSeF dołączy zdecydowana większość przedsiębiorstw. Dla każdej z nich nowy system to szereg zmian i kosztów związanych z dostosowaniem procedur, choć nie brakuje też korzyści. Wśród nich znajdują się między innymi wygoda związana z cyfrowym obiegiem dokumentów i potencjalne skrócenie terminów płatności.
Ich długość to w biznesie sprawa kluczowa, bo w sposób bezpośredni przekłada się na płynność finansową. Wśród branż, gdzie terminy płatności są najdłuższe, czołową pozycję zajmuje transport, co wiąże się ściśle z jego specyfiką.
Długie terminy płatności mają się dobrze
“Finansowy Indeks Branży TSL 2025” autorstwa Transcash.eu wykazał, że 60 dni to wciąż dominujący termin spłaty na fakturach wystawianych przez przewoźników (ponad połowa wskazań ankietowanych). 60 proc. przewoźników utrzymuje, że ich faktury są regulowane po terminie.
W takim wypadku bazowy termin spłaty wydłuża się o co najmniej tydzień, a w skrajnych wypadkach nawet o 30 dni. W takim przedziale skalę opóźnień umieściło ponad 60 proc. przewoźników ankietowanych na potrzeby raportu.
Moment zapłaty formalnie wyznacza termin widniejący na fakturze, liczony od daty wpływu dokumentu do płatnika. W branży TSL standardem jest, że bieg terminu spłaty rozpoczyna się w chwili, gdy płatnik otrzyma wszystkie dokumenty przewozowe, i to w papierowym oryginale.
W sytuacji, gdy transport kończy się na drugim końcu Europy, dostarczenie ich może więc przesunąć termin spłaty o kilka, a nawet kilkanaście dni. W KSeF data wpływu jest tożsama z datą wystawienia dokumentu. Gdy faktura zostanie wystawiona w systemie, trafia do płatnika natychmiast, rozpoczynając bieg terminu spłaty.
Faktury zagraniczne poza KSeF
Czy to oznacza, że strony posługujące się KSeF muszą przyjąć tamtejsze terminy za wiążące? Niekoniecznie, ponieważ w branży TSL dowodem na wykonany przewóz jest nie tylko faktura, ale przede wszystkim zlecenie transportowe, przekazywane poza KSeF.
System pozwala dodawać do faktur wyłącznie ściśle określone załączniki, wśród których nie ma listu przewozowego. Ten należy dostarczyć inną drogą, ustaloną przez obie strony transakcji. Płatnik, który otrzymał fakturę za pośrednictwem KSeF, może zażądać dostarczenia oryginału papierowego listu przewozowego, co wydłuży termin spłaty.
Trzeba też pamiętać, że KSeF to system obowiązujący wyłącznie polskich przedsiębiorców, Jeśli zlecenie pochodzi zza granicy, polski przewoźnik musi nie tylko dostarczyć płatnikowi fakturę we wspólnie ustalony sposób, ale również wystawić ją w KSeF, żeby udokumentować transakcję na polskim gruncie. “Wspólnie ustalony sposób” może oznaczać maila z dokumentami w formie elektronicznej, ale zwykle równa się wysyłce oryginałów.
Czy rząd wymusi krótsze terminy spłaty?
Obieg dokumentów w KSeF może więc wpłynąć na ewentualne skrócenie terminów płatności w transakcjach krajowych, choć pewności nie ma. Gwarancje w tym względzie dać chce rząd.
W Ministerstwie Infrastruktury trwają prace nad nowelizacją ustawy o transporcie drogowym. W pierwotnej wersji projektu znalazła się gwarancja skrócenia terminu płatności faktur wystawionych przez przewoźników do 14 dni, z możliwością wydłużenia terminu do 30, o ile strony dojdą do porozumienia. Z kolei w najnowszej wersji nowelizacji, opublikowanej na początku marca, założenia te zostały urealnione, ustalając sztywny okres spłaty wynoszący 35 dni.
Biorąc pod uwagę branżowe standardy, założenia projektu są rewolucyjne. Skrócenie terminu płatności w transporcie do 14 dni brzmi świetnie, dopóki nie wczytamy się w szczegóły ustawy, która – jak zauważa w swojej opinii Polska Izba Spedycji i Logistyki – sankcjonuje nierówności w ramach branży.
Szybka zapłata byłaby prawem wyłącznie przewoźników, ale nie spedycji pośredniczących w zlecaniu ładunków. W sytuacji, gdy zleceniodawca jest zobowiązany do szybkiej zapłaty w relacji bezpośredniej, dodanie spedycji jako dodatkowego ogniwa sprawia, że obowiązek szybkiej zapłaty spada na nią, choć sama nie ma prawa do przyspieszonej spłaty ze strony płatnika.
W myśl ustawy to, co ma pomóc wzmocnić płynność finansową przewoźników, może stać się gwoździem do trumny sektora spedycji, który odgrywa kluczową rolę w łańcuchach dostaw.
Zgodnie z harmonogramem przyjęcie nowelizacji zaplanowano na pierwszy kwartał 2026 r.
KSeF w TSL – jak się przygotować?
To, czy KSeF ma szansę skrócić terminy płatności w transporcie pozostaje kwestią sporną, ale pewne jest, że to ostatni dzwonek na przygotowanie się do wdrożenia obowiązkowego systemu. Przedsiębiorcy powinni przede wszystkim przeanalizować obieg dokumentów w firmie i porównać wzory faktur stosowanie obecnie ze schemą, czyli formatem wymaganym przez KSeF.
Równie ważne jest przygotowanie firmy od strony technicznej, a w szczególności sprawdzenie, czy aktualny system księgowy i TMS są kompatybilne z API KSeF. Kluczowym ogniwem w cyfrowym obiegu dokumentów są pracownicy – marzec powinien być czasem intensywnych szkoleń i testów, żeby 1 kwietnia móc sprawnie korzystać z systemu.
W firmach transportowych ważne jest opracowanie nowego obiegu dokumentów z uwzględnieniem KSeF i poza nim, mając na uwadze, że część z nich pozostanie w systemie, a inne, takie jak dokumenty przewozowe i faktury zagraniczne, będą funkcjonować poza nim.
Wszystkie zmiany wprowadzone w ramach KSeF powinny zostać przekazane stałym kontrahentom, o ile wpłyną na system wzajemnych rozliczeń.
O najważniejszych aspektach KSeF dla TSL można przeczytać w poradniku Transcash, gdzie omówiono 8 potencjalnych pułapek systemu dla przedsiębiorców z branży transportowej.
