Faktura zarejestrowana w systemie uznawana jest za doręczoną w momencie jej przyjęcia przez KSeF, co w praktyce oznacza wyeliminowanie jednego z najprostszych argumentów wykorzystywanych do opóźniania płatności. Warto jednak zaznaczyć, że KSeF dotyczy wyłącznie polskich podatników, a wprowadzone rozwiązania prawne nie wywołują skutków prawnych wobec podmiotów zagranicznych.
KSeF zamyka jeden problem, otwiera kolejne
Z perspektywy windykacyjnej wprowadzenie KSeF to istotna zmiana. Jednoznaczna data wystawienia i doręczenia faktury wzmacnia pozycję wierzyciela – zarówno na etapie negocjacji, jak i ewentualnego dochodzenia należności. W teorii spór o to, czy faktura została dostarczona, przestaje mieć znaczenie. Ale czy rzeczywiście tak to działa w branży transportowej?
Nie oznacza to, że KSeF rozwiąże problem zatorów płatniczych w branży transportowej. W mojej ocenie zmieni on raczej charakter sporów niż je wyeliminuje. Transport od zawsze funkcjonuje w oparciu o powiązanie faktury z dokumentacją przewozową. Standardowe zapisy zleceń transportowych uzależniają płatność od „otrzymania prawidłowo wystawionej faktury wraz z kompletem dokumentów. I właśnie tutaj zaczynają się nowe wyzwania.
Faktura to za mało. Liczy się komplet dokumentów
Po wejściu KSeF zmienia się znaczenie samej faktury. Oryginałem przestaje być dokument papierowy czy PDF – staje się nim faktura zarejestrowana w systemie i posiadająca identyfikator KSeF. Ta zmiana nie znajduje jednak bezpośredniego odzwierciedlenia w realiach branży transportowej. Istotna dla zasad obliczania terminu zapłaty dokumentacja przewozowa – CMR, protokoły, dokumenty celne – nadal funkcjonuje poza systemem, często w obiegu fizycznym. To właśnie te dokumenty oraz ich doręczenie płatnikowi decydują o rozpoczęciu biegu terminu zapłaty ustalonego przez strony w umowie przewozu.
Choć przepisy wprowadzające KSeF przewidują możliwość dołączania załączników do faktur ustrukturyzowanych, pojęcie to nie obejmuje załączników rozumianych jako dokumenty transportowe.
Nowe pole konfliktu: od kiedy liczyć termin płatności?
W praktyce już teraz widać potencjalne źródło sporów. Przewoźnik będzie wskazywał, że faktura została skutecznie doręczona w momencie jej rejestracji w KSeF. Zleceniodawca może natomiast argumentować, że termin płatności jeszcze nie biegnie, bo nie otrzymał kompletu dokumentów przewozowych, rozumianych jako faktura i inne dokumenty towarzyszące przesyłce, albo nie zostały one przekazane w wymaganej formie.
Stare zlecenia, nowe realia
Dodatkowo wiele funkcjonujących na rynku zleceń transportowych nie uwzględnia jeszcze realiów KSeF. Są to często wzory stosowane od lat, które nie precyzują, czym jest „faktura” w nowych realiach prawnych. To rodzi kolejne pytanie – czy w przypadku rozbieżności pomiędzy treścią umowy przewozu a przepisami o KSeF, pierwszeństwo ma literalna treść zlecenia, czy przepisy regulujące faktury ustrukturyzowane?
KSeF nie rozwiąże problemu zatorów płatniczych
Z mojego doświadczenia windykacyjnego wynika, że w najbliższym czasie będziemy obserwować proces dostosowywania treści zleceń transportowych do nowych realiów prawnych i doświadczeń płatników. Do tego momentu spory interpretacyjne są praktycznie nieuniknione, a może nawet nasilą się – szczególnie w sytuacjach, gdy strony inaczej rozumieją moment rozpoczęcia biegu terminu płatności.
Z punktu widzenia zarządzania należnościami kluczowe będzie uporządkowanie tych kwestii w zleceniach transportowych. Niezbędne staje się jednoznaczne określenie, kiedy faktura jest uznawana za otrzymaną, jaką rolę odgrywa identyfikator KSeF oraz w jaki sposób dokumentacja przewozowa, w tym faktura wpływa na rozpoczęcie biegu terminu płatności.
Spory nie znikną – zmieni się ich ciężar
KSeF niewątpliwie porządkuje jeden z elementów procesu – eliminuje niepewność co do momentu wystawienia i doręczenia faktury. Nie zmienia jednak fundamentalnego problemu branży transportowej, jakim jest brak płynności finansowej w łańcuchu dostaw.
Dlatego cyfryzacja faktur powinna być traktowana jako narzędzie wspierające, a nie rozwiązanie problemu opóźnień płatniczych. W praktyce nadal kluczowe pozostaje aktywne zarządzanie należnościami, szybka reakcja na opóźnienia oraz odpowiednio skonstruowane zapisy umowne.
Z perspektywy praktyka mogę powiedzieć jedno – KSeF nie kończy sporów w branży transportowej. Zmienia jedynie ich punkt ciężkości. Zamiast dyskusji o tym, czy faktura została doręczona, coraz częściej będziemy spierać się o to, co tak naprawdę oznacza jej „otrzymanie” w kontekście umowy i dokumentacji przewozowej.
