IMI czy system zewnętrzny? Największe firmy opowiadają, jak radzą sobie ze zgłaszaniem kierowców do delegowania

Minęły dwa miesiące od wejścia w życie nowych obowiązków wynikających z Pakietu Mobilności. Wśród nich jest zgłaszanie do delegowania kierowców, wykonujących przewozy kabotażowe oraz przerzuty/cross trade. W tym celu organy unijne udostępniły w systemie IMI nową funkcję. Dzięki temu cała procedura miała być prostsza i zunifikowana dla przedsiębiorców ze wszystkich krajów Wspólnoty.

Postanowiliśmy sprawdzić, jak w praktyce w pierwszych tygodniach istnienia systemu wygląda korzystanie z niego przez przedsiębiorców. Okazuje się, że jedni postawili na narzędzie unijne, inni na zewnętrzne, które jest z nim kompatybilne.

Trudne początki

Chwilę po uruchomieniu nowych funkcji w IMI, przewoźnicy skarżyli się, że system się zawieszał, a nawet w ogóle nie działał. Potwierdzała to w rozmowie z Trans.INFO Justyna Tomczak, menedżer ds. administracji transportu w Raben Transport, która przyznała, że firma przez dwa dni nie mogła korzystać z systemu, bowiem nie udawało się go uruchomić.

Wszyscy jesteśmy jeszcze na etapie zapoznawania się z systemem, który ma problemy z przepustowością. Dużo czasu zajmie również sama dystrybucja kierowcom zaświadczeń o delegowaniu, bo są to osoby w ciągłym ruchu, stąd nie ma możliwości zebrania ich w jednym miejscu i wręczenia tych dokumentów – opowiadała przedstawicielka firmy.

Raben zdecydował się na korzystanie nie wprost z samego IMI, ale systemu kompatybilnego, który zawierał dodatkowe funkcje, ułatwiające pracę. Mimo to w pierwszych dniach, gdy bazowe IMI miało problemy, również zewnętrzny system nie działał w pełni, bowiem był od niego uzależniony. Firma szacowała wówczas, że zgłoszenie wszystkich kierowców do delegowania zajmie jej kilka dni.

Podobny czas – bo około tygodnia – zajęło zgłoszenie do delegowania kierowców firmie FF Fracht. Całym procesem zajmowała się tam jedna osoba.

Na proces składały się takie czynności, jak: zebranie danych kierowców, uzupełnienie tymi danymi szablonu importu, import dokumentu, usunięcie wykrytych przez system błędów w imporcie, zapoznanie się z procedurą zgłoszenia, zgłoszenie kierowców w systemie łącznie z przedłożeniem delegowania do właściwych organów w interesujących nas krajach oraz rozesłanie do kierowców na ich skrzynki mailowe – wymienia Paweł Bednarz, specjalista ds. floty w FF Fracht, który nie odnotował większych problemów z obsługą IMI.

– Warto zaznaczyć, że właściwy portal zaczął funkcjonować już wcześniej, podobnie wcześniej udostępniono odpowiednie szablony. W dużej mierze ułatwiło nam to zgłoszenie wszystkich naszych kierowców w odpowiednim terminie – wspomina przedstawiciel firmy.

Dodatkowe możliwości zewnętrznego systemu

Niezależnie od trudnych początków dziś, wydaje się, że sprawa się unormowała, choć zdarza się, że bazowy IMI “nie działa stabilnie” – usłyszeliśmy w firmie Raben.
Tam nieodmiennie korzysta się z rozwiązania zewnętrznego, które zostało przez dostawcę przystosowane do nowych wymogów i zintegrowane z IMI.

Podstawową zaletą korzystania z platformy jest brak konieczności zasilania bazy niezbędnymi danymi kierowców, ponieważ wszystkie potrzebne informacje już w niej się znajdowały, a także możliwość zbiorczego wystawiania zaświadczeń dla wszystkich państw członkowskich i wszystkich kierowców jednocześnie – tłumaczy Justyna Tomczak. – Poza tymi, dodatkowymi korzyściami, zewnętrzny system zawiera wszystkie te, które ma samo IMI.

– Wdrożenie nie było procesem istotnie czasochłonnym, ponieważ dostęp jest online, bez konieczności instalowania programu lokalnie. Zasilenie bazy danymi i ich weryfikacja zajęła kilka dni. Koszt uzależniony jest od liczby kierowców i jest ustalany w ramach podpisanej umowy – dodaje.

Wady i zalety IMI

FF Fracht korzysta z samego IMI, które chwali za to, że jest “intuicyjne i przyjazne dla użytkownika”.

Po przeszkoleniu oraz zapoznaniu się z jego działaniem, nie ma zbyt wielkich problemów w użytkowaniu. Podstawowe zapoznanie się, umożliwiające sprawne poruszanie się w systemie w obrębie zgłaszania kierowców, to kwestia jednego dnia roboczego. To świadczy o prostocie systemu – komentuje Paweł Bednarz.

Chwali “ujednolicenie systemu delegowania do jednej spójnej platformy oraz uproszczenie procesu kontroli delegowania”.

Wśród innych funkcji IMI, przyjętych z zadowoleniem przez firmę transportową, znalazła się również możliwość:

• zaimportowania w pliku Excel danych kierowców,
• skorzystania z szablonu, który można uzupełnić danymi kierowców oraz zaciągnąć do systemu. Wówczas automatycznie wyłapywane są błędy w importowanym pliku oraz wskazywane konkretne pola do poprawy,
• dodania do zgłoszenia niezbędnej, większej liczby pojazdów zamiast jednego,
• zastosowania zaawansowanych filtrów wyszukiwania zgłoszeń (po dacie, nazwisku kierowcy, statusie zgłoszenia, itd.),
• nawiązania kontaktu i zapoznania się z wnioskami wysłanymi przez organy kontrolne.

To ostatnie, zdaniem Bednarza, sprowadza się de facto do stworzenia w ramach IMI platformy do wymiany danych pomiędzy firmą a służbami kontrolnymi.

Do tej pory nie mieliśmy z tym do czynienia, tymczasem wygląda to na poręczne narzędzie, znacznie skracające proces kontroli niezbędnej dokumentacji – kwituje przedstawiciel firmy.

Przyznaje jednak, że w dalszym ciągu w IMI istnieją pewne mankamenty.

To na przykład brak możliwości zbiorczego przesłania dokumentów kierowcy w procesie delegowania. Dziś dokument delegowania należy wysyłać dla każdego kraju osobno. Za minus postrzegamy również brak możliwości wybrania większej liczby krajów na jedno zgłoszenie, co znacząco wydłuża proces przy większej liczbie kierowców. Trudność sprawia również konieczność ciągłego resetowania zastosowanych filtrów wyszukiwania, kiedy wejdziemy w dane zgłoszenie, a następnie chcemy powrócić do listy – kwituje Paweł Bednarz.