Komisja Europejska uruchomiła portal do obowiązkowej rejestracji kierowców do delegowania

Dzisiaj Komisja Europejska poinformowała, że portal służący do przedkładania zgłoszeń delegowania w transporcie drogowym jest już dostępny i gotowy do użycia pod linkiem – podał na LinkedInie Maciej Wroński, prezes związku Transport Logistyka Polska.

2 lutego br. system IMI stanie się obowiązkowy dla wszystkich przewoźników w UE delegujących kierowców do pracy w innym kraju. Do tej pory dostępna była jednak tylko wersja testowa, która miała pozwolić na oswojenie się z systemem oraz sposobami na zgłaszanie kierowców. Zwłaszcza w sytuacji, gdy przewoźnik ma ich kilkudziesięciu, a nawet kilkuset. Czy jednak finalna rzeczywiście będzie wyglądać podobnie? – teraz można to sprawdzić.

Czas na testy

Jeszcze przed weekendem wiadomo było tyle, że aby zarejestrować firmę i zająć się biurokracją związaną z delegowaniem kierowców, trzeba w pierwszej kolejności uzyskać unijny login za pośrednictwem strony internetowej. Choć zwykle nie zajmuje to wiele czasu, stowarzyszenie Transport en Logistiek Nederland (TLN) radzi, by nie zostawiać tego na ostatnią chwilę.

Zalecamy przeznaczenie na to kilku dni, zwłaszcza biorąc pod uwagę spodziewane obciążenie systemów” – czytamy na jego stronie internetowej.

Kolejnym krokiem jest założenie i aktywacja konta w IMI, przy wykorzystaniu właśnie wspomnianego loginu. Wówczas też uzupełnia się dane dotyczące firmy. Można również dodać kolejne osoby z uprawnieniami do rejestrowania kierowców oraz wypełniania deklaracji, tak, by w firmie przewozowej nie musiał się tym zajmować jeden pracownik.

Należy jeszcze raz podkreślić, że w testowym systemie jedyne, co można utworzyć, to testowe konto. Prawdziwe będzie możliwe do wygenerowania dopiero po uruchomieniu finalnej wersji serwisu IMI, czyli tego, co dziś (24 stycznia) zostało udostępnione.

System IMI zamiast Miloga

Nie wszyscy przewoźnicy będą zmuszeni do zgłaszania delegowania kierowców, a wyłącznie ci, których obliguje do tego Pakiet Mobilności. Przypomnijmy – delegowaniu nie podlega przewóz dwustronny i przejazd tranzytowy, pozostałe, czyli kabotaż i cross trade, już tak.

System IMI zastąpi wszystkie dotychczas istniejące krajowe portale, takie jak np. związanie z SIPSI (we Francji) lub Milogiem (w Niemczech). Za jego pomocą przewoźnicy będą nie tylko składać deklaracje delegowania, ale również kontaktować się z organami kontroli, gdy te na przykład poprzez komunikator IMI wyślą prośbę o uzupełnienie brakującej dokumentacji. Ważne, by śledzić otrzymywane w tym miejscu komunikaty, bo na reakcję przewoźnik będzie miał tylko 8 tygodni.

IMI ma wiele różnych wersji językowych, również polską.

W teorii oznacza to, że wszystkie dane, które przewoźnik wprowadzi w swoim języku, służby kontrolne będą widzieć już w swoim – zastrzegał kilka dni temu Artur Kalisiak, koordynator ds. projektów strategicznych w związku Transport Logistyka Polska. – Miejmy jednak na uwadze, że dziś możemy mówić tylko o teorii i obserwacjach wynikających z używania wersji testowej. Nie ma pewności, że finalna będzie wyglądać identycznie – dodaje.

“Rozycki” nie “Różycki”

Wróćmy jednak do kwintesencji IMI, a więc samego zgłaszania delegowania kierowców do pracy zagranicą. W pierwszej kolejności do systemu trzeba będzie wprowadzić dane kierowców (m.in. imię, nazwisko, adres zamieszkania, dane z prawa jazdy i karty kierowcy).

W testowym narzędziu widzimy, że możliwe będzie zaimportowanie całej listy kierowców, po wpisaniu jej w zamieszczony w IMI formularz Excel – tłumaczy Artur Kalisiak. – Uwaga, trzeba to jednak robić bardzo dokładnie. Nie można póki co używać znaków specjalnych, takich jak np. myślnik lub ukośnik, ani polskich znaków, bo system nie przyjmie nam formularza. Przy polskich nazwiskach kierowców będzie można ich oryginalną formę wpisać w dodatkowym polu, nieobowiązkowym. Komisja przekonuje, że takie uproszczenie jest niezbędne, bo w różnych językach występują różne znaki specjalne i służby kontrolne mogą mieć później problem, jak je interpretować – dodaje.

Samo zgłoszenie delegowania kierowcy trzeba będzie zrobić osobno na każdy kraj.

Przy wypełnianiu deklaracji wpisuje się całą masę informacji, a więc m.in. do jakiego kraju delegujemy pracownika, na jaki okres, pojazdem o jakich numerach rejestracyjnych, z jakiego typu przewozem. Podczas zgłaszania kierowcy przyda się to, że wcześniej wprowadziliśmy lub zaimportowaliśmy dane pracowników, bo po wybraniu jego nazwiska z listy automatycznie się tu pojawią i nie trzeba będzie ich drugi raz ręcznie wpisywać – dodaje przedstawiciel TLP.

Maksymalny okres delegowania wynosi 6 miesięcy. Pracownika będzie można jednak zgłosić najpierw np. na trzy miesiące, a później na kolejny okres.

Kluczowe jest dbanie o aktualny stan danych w zgłoszeniu i zmienianie ich, jeśli np. kierowca się przeprowadził, wymienił blankiet prawa jazdy albo będzie musiał pojechać do innego kraju, niż zakładano. W razie kontroli kierowca musi bowiem mieć przy sobie zgłoszenie delegowania (w formie papierowej lub cyfrowej), które zawiera aktualne dane. Za poprawność danych odpowiada przedsiębiorstwo delegujące danego kierowcę – dodaje Kalisiak.

Godzina zero

Początkowa faza, kiedy przewoźnicy będą musieli wprowadzić do systemu dane wszystkich kierowców, numery pojazdów i przypisać te dane do siebie, będzie czasochłonna.

Niektóre firmy zatrudniają przecież stu, a nawet kilkuset pracowników! Co więcej, wszystkim kierowcom trzeba będzie wysłać elektronicznie lub wręczyć papierowe wersje utworzonych deklaracji, a samych zgłoszeń delegowania nie da się wprowadzić do systemu wcześniej niż 2 lutego, od północy – zaznacza Artur Kalisiak.

Od 24 stycznia, kiedy Komisja Europejska uruchomiła system IMI, można w nim tylko utworzyć konto firmowe, wpisać dane, utworzyć deklaracje i je zapisać.

To oczywiście dużo, stąd nie możemy zrozumieć, dlaczego przewoźnicy nadal nie mają narzędzia, by to zrobić. Wszystko, co dziś pani opowiedziałem, i co mówimy przewoźnikom, to dane ze slajdów z prezentacji, które widzieliśmy. Nie możemy bowiem odnieść się do funkcjonowania samego interfejsu publicznego IMI, gdyż poza wersją testową, nie jest on jeszcze dostępny dla przewoźników – mówił przed weekendem Kalisiak.

Wysłanie deklaracji delegowania kierowców będzie możliwe, jak już wspominaliśmy, dopiero 2 lutego br.

Wyobraźmy to sobie – ogromna liczba informacji: dane firm z adresami, numery KRS, NIP itp., dane zarządzających transportem, z adresem, numerem certyfikatu, dane kierowców, numery rejestracyjne pojazdów… Setki tysięcy danych! 2 lutego znakomita większość europejskich przewoźników zacznie wysyłać deklaracje delegowania kierowców. Powstaje więc zasadnicze pytanie: czy system IMI to wytrzyma – komentuje Artur Kalisiak. – Komisja Europejska, pytana przez nas o stabilność systemu mówiła, że na 99 proc. wszystko będzie działać, ale oczywiście, zawsze coś się może nie udać. Pytaliśmy – co wtedy? Nie otrzymaliśmy jednoznacznej odpowiedzi. Wygląda więc na to, że niestety nie po raz pierwszy, przewoźnicy i służby kontrolne przekonają się na własnej skórze, jak będzie wyglądało w praktyce funkcjonowanie nowo wprowadzanego systemu…