Jak wybrać przewoźnika unikając popularnych błędów? Poradnik dla spedytorów

– Sąd Najwyższy stwierdza, że nie wystarczy, jeśli spedytor wybierze jedynie przewoźnika, ograniczając się do sprawdzenia, czy dany podmiot jest wpisany do rejestru i posiada licencję. Według sądu to za mało, aby można było powiedzieć, że wybór był należyty. Trzeba sprawdzić, jakie doświadczenie ma przewoźnik w zakresie transportu danego rodzaju ładunku. Jeżeli są to ponadgabaryty, maszyny drukarskie lub towary wymagające specjalistycznej wiedzy, przewoźnik musi posiadać odpowiednią wiedzę i doświadczenie. Jest wiele czynności, które należy w tym zakresie wykonać. Sąd stwierdza, że katalog tych czynności nie jest zamknięty i odwołuje się do rozsądku spedytora. Trzeba rozważyć, co się przewozi, jaki to jest transport i jaki rodzaj ładunku, a następnie sprawdzić, czy przewoźnik jest w stanie podołać temu zadaniu – podkreśla Adam Pająk, Prezes Zarządu Transbrokers.

Ekspert zaznacza również, jak ważne jest dokładne wykonywanie tego obowiązku.

– Porównałbym to do powierzania komuś swojego mienia o znacznej wartości. Należy działać z równie dużą starannością.

Co równie istotne, weryfikacja przewoźnika to nie jednorazowe działanie, ale ciągły proces.

– Firma powinna wyznaczyć osobę odpowiedzialną za zarządzanie tym procesem, która będzie podlegać bezpośrednio zarządowi lub dyrektorowi operacyjnemu. Nie może to być szeregowy pracownik na tym samym szczeblu co spedytorzy, aby uniknąć presji i zaniedbań, co mogłoby uczynić proces fikcyjnym. Poza tym każdy pracownik zaangażowany w ten proces musi być przeszkolony, a szkolenie to musi być regularnie odnawiane – tłumaczy Adam Pająk.

Uwaga na popularny błąd już na starcie

Mimo że sytuacja prawna jest klarowna, a pojęcie spedycji zostało zdefiniowane w Ustawie z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, Art. 794-804, część podmiotów mylnie zakłada, że występuje w roli spedytora.

– Mamy do wyboru: bycie spedytorem, przewoźnikiem lub przewoźnikiem umownym, jeżeli firma nie posiada własnych pojazdów. Często dochodzi do sytuacji, w której firmy są przekonane, że pełnią rolę spedytora, podczas gdy w rzeczywistości są przewoźnikami umownymi – mówi ekspert.

Błędne zaszeregowanie prowadzi do problemu braku świadomości odpowiedzialności za szkodę, ponieważ firma mylnie zakłada, że podlega pod inny reżim odpowiedzialności niż w rzeczywistości. Otrzeźwienie przychodzi w momencie, gdy dochodzi do utraty, ubytku bądź uszkodzenia towaru, i po stronie podmiotu powstaje odpowiedzialność odszkodowawcza.

Jakie dokumenty należy sprawdzić?

Sam proces weryfikacji formalnej przewoźnika należy zacząć od sprawdzenia wszystkich niezbędnych dokumentów. Należą do nich:

• Licencje transportowe
• Wpisy do rejestru EDG/KRS
• NIP
• REGON
• Polisa OCPD

Weryfikacja tych dokumentów powinna obejmować zarówno sprawdzenie ich autentyczności, jak i treści zawartych w dokumentach.Czy jednorazowa kontrola dokumentów wystarcza na cały okres współpracy?

– Pewne rzeczy, takie jak weryfikacja KRS, NIP, REGON itp., można wykonywać raz na początku współpracy z przewoźnikiem, ale to absolutne minimum, którego nie polecam. Osobiście sugeruję, aby te weryfikacje przeprowadzać co najmniej raz do roku lub nawet częściej. Natomiast weryfikacja polisy musi odbywać się co najmniej raz w okresie ubezpieczenia – mówi Adam Pająk.

Dlaczego ochrona w polisie bywa czasami iluzoryczna?

Polisa OCPD (ubezpieczenie Odpowiedzialności Cywilnej Przewoźnika Drogowego) jest jednym z najważniejszych elementów formalnej weryfikacji przewoźnika. Należy zwrócić uwagę na kilka istotnych parametrów, aby polisa spełniała wymagania.

– Analiza polisy OCPD jest bardzo złożonym procesem. Należy sprawdzić, czy polisa jest aktywna, czy składka została opłacona oraz jaki jest rodzaj sumy gwarancyjnej – redukcyjna czy nieredukcyjna. Jeśli suma jest redukcyjna, warto rozważyć rezygnację z takiego przewoźnika. Suma gwarancyjna w polisie OCPD musi być wystarczająca w odniesieniu do wartości ładunku. W transporcie krajowym przewoźnik odpowiada do wartości przesyłki, natomiast w międzynarodowym do iloczynu wagi i 8,33 SDR za każdy kilogram. Należy również uwzględnić dodatkowe klauzule. Trzeba sprawdzić, czy zakres terytorialny polisy odpowiada trasie transportu i czy przewożone towary są objęte ochroną. Często zdarza się, że niektóre towary, takie jak miedź, słodycze, kawa, alkohol, tytoń czy pojazdy, są wyłączane z polisy w celu obniżenia jej kosztów – tłumaczy prezes zarządu Transbrokers.

Warto także zadbać, aby polisa zawierała klauzulę odpowiedzialności za podwykonawców. Dzięki temu ochrona ubezpieczeniowa będzie obejmować również przypadki, gdy przewóz ładunku zostanie powierzony podwykonawcom. Istotne są również klauzule wydania towaru osobie nieuprawnionej, która zabezpiecza przed wyłudzeniami w transporcie, oraz klauzula parkingowa, regulująca sytuację kradzieży przesyłki podczas postoju pojazdu.

Z obserwacji przedstawiciela Transbrokers wynika, że spedytorzy często lekceważą klauzulę parkingową. Ograniczają się jedynie do sprawdzenia, czy jest ona ujęta w polisie, bez dokładnego zapoznania się z jej treścią.

– W klauzuli parkingowej ubezpieczyciel opisuje, na jakich parkingach i w jakich sytuacjach przewoźnik może się zatrzymywać, aby mieć ochronę ubezpieczeniową od kradzieży. Jest to bardzo ważne. Kluczową sprawą jest, że spedytorzy często sprawdzają tylko, czy klauzula jest zawarta w polisie, nie czytając jej szczegółowo. To poważny błąd, ponieważ może się okazać, że klauzula jest tak surowa i rygorystyczna, że niemożliwa do spełnienia. Przykładem może być wymóg, aby parking był strzeżony. W takich przypadkach klauzula istnieje, ale jej spełnienie jest praktycznie niemożliwe – podkreśla Adam Pająk.

Weryfikacja przewoźników zagranicznych wymaga dodatkowej uwagi

Weryfikacja przewoźników zagranicznych stanowi jedno z większych wyzwań w pracy spedytora, bowiem możliwości weryfikacji zagranicznych przewoźników są znacznie bardziej ograniczone niż w przypadku krajowych podmiotów. Przede wszystkim jednak konieczne jest ustalenie, czy powierzenie przewozu ładunku przewoźnikowi zagranicznemu będzie objęte ochroną ubezpieczeniową.

– Niektórzy ubezpieczyciele nie przewidują możliwości korzystania z przewoźników zagranicznych. Jeśli w polisie nie ma wzmianki na ten temat, powinna zapalić się spedytorowi lampka ostrzegawcza – i to taka z alarmem – zastanawiając się, co to może oznaczać. Zazwyczaj powinna zostać zdefiniowana metoda weryfikacji takich przewoźników zagranicznych. Jeśli nie ma opisanej procedury, nie oznacza to, że nie trzeba ich weryfikować, ale raczej że nie są objęci zakresem polisy i należy to dokładnie sprawdzić– uczula Adam Pająk.

Kilka słów o reputacji

Opinie o przewoźniku zamieszczone online, na przykład na Google, także mogą stanowić potężne źródło informacji. Adam Pająk zwraca wprawdzie uwagę, że takie opinie mają charakter subiektywny i nie zawsze można im w pełni zaufać, ale w procesie weryfikacji zawsze potrzebna jest pewna nadmiarowość. Szczególnie w przypadku przewoźników zagranicznych, gdzie formalna weryfikacja jest znacznie utrudniona, złe opinie mogą uchronić przed niewłaściwym wyborem.

– Negatywne opinie mogą być sygnałem ostrzegawczym, który warto uwzględnić przy wyborze przewoźnika – mówi ekspert.

Giełda prywatna nie wyręczy, ale może pomóc

W ostatnim czasie w branży TSL coraz większa popularnością cieszą się giełdy prywatne, czyli ekskluzywne stworzone specjalnie dla konkretnego spedytora środowisko, do którego dostęp ma wąskie grono zaufanych przewoźników.Czy korzystanie z takiego narzędzia zdejmuje ze spedytora odpowiedzialność za weryfikację przewoźnika?

– Niektóre elementy procesu weryfikacji można teoretycznie zlecić giełdzie prywatnej, na przykład sprawdzenie KRS-u, NIP-u, REGON-u, pod warunkiem, że ubezpieczyciel nie wymaga, aby ubezpieczony dokonał tych czynności samodzielnie. Obowiązki wynikające z polisy OCPD albo OCS muszą być wykonane przez ubezpieczonego osobiście. Często polisa wymaga, aby osobiście pobrać czytelną kopię polisy OC Przewoźnika lub OC Spedytora. Ubezpieczyciel w przypadku szkody poprosi o ten dokument, zwykle w formie maila. Jeśli w dokumencie będzie znak wodny giełdy Trans.eu lub Timocom, może to stanowić problem – zwraca uwagę Adam Pająk.

Giełda prywatna zatem nie może całkowicie wyręczyć spedytora, ale może znacząco pomóc.

– Giełda prywatna może chronić przewoźników i spedytorów przed ich własnymi błędami. Moim zdaniem, nikt nie jest w stanie zaszkodzić spedytorowi tak, jak on sam sobie. Giełda prywatna może pełnić istotną rolę w kwestiach związanych z bezpieczeństwem, ponieważ ma większe możliwości weryfikacyjne niż przewoźnik czy spedytor. Wynika to z wielu czynników, w tym z inteligencji osób, które się tym zajmują – podkreśla ekspert.