KSeF przynosi konkretne korzyści – szybszy obieg dokumentów, zwrot VAT w 40 zamiast 60 dni oraz 10-letnią archiwizację faktur w systemie. Jednocześnie w praktyce ujawniają się pułapki, które dla firm transportowych i spedycyjnych mają wymiar nie tylko formalny, lecz także płynnościowy.
Poniżej analizujemy najważniejsze zagrożenia z perspektywy firm transportowych, spedycyjnych i logistycznych, opracowanych na postawie poradnika Transcash.eu, firmy specjalizującej się w usługach finansowych dla branży transportowej, pt. “8 pułapek systemu KSeF dla branży TSL (i jak w nie nie wpaść)”.
Awaria systemu lub brak internetu – trzy tryby, trzy różne obowiązki
Brak dostępu do internetu albo niedostępność systemu nie zwalnia z obowiązku wystawienia faktury. Twórcy KSeF przewidzieli trzy odrębne ścieżki postępowania :
- Tryb offline24, gdy problem leży po stronie podatnika (np. awaria sieci). Fakturę wystawia się poza KSeF i przesyła do systemu najpóźniej w kolejnym dniu roboczym. Dokument musi być opatrzony dwoma kodami QR.
- Tryb offline, przy niedostępności systemu z przyczyn wewnętrznych (np. prace serwisowe). Faktury należy przesłać do KSeF w pierwszym dniu roboczym po zakończeniu niedostępności.
- Tryb awaryjny przy awarii systemu. Termin dosłania faktury to 7 dni roboczych od usunięcia awarii.
Co istotne, w trybie offline24 przedsiębiorca nie musi udowadniać braku dostępu do sieci – kluczowe jest dochowanie właściwego trybu i terminu dosłania dokumentu .
Błędy w fakturze – brak możliwości cofnięcia
Po przyjęciu faktury do KSeF staje się ona dokumentem oficjalnym. Nie można jej “cofnąć”. Jedyną drogą korekty jest wystawienie faktury korygującej, przy czym do jednej faktury można wystawić dowolną liczbę korekt.
Dodatkowo system nie weryfikuje merytorycznie danych na fakturze. Odrzucenie następuje wyłącznie wtedy, gdy plik XML jest niepoprawny .
List przewozowy i protokół odbioru – poza systemem
W TSL faktura rzadko funkcjonuje samodzielnie. Towarzyszą jej listy przewozowe, protokoły odbioru czy inne dokumenty operacyjne. Tymczasem nie można dołączyć ich jako załączników do faktury generowanej przez KSeF.
Dokumenty te należy przekazać odbiorcy inną drogą (np. mailowo), a na fakturze można jedynie umieścić informację o ich istnieniu – w polu “Dodatkowy opis” lub “Stopka faktury”.
Załączniki w KSeF – tylko XML i do 3 MB
W systemie KSeF załącznik jest integralną częścią faktury i – podobnie jak ona – musi mieć formę pliku XML.
Jeżeli przedsiębiorca chce przekazywać załączniki w XML, musi:
- zgłosić ten fakt w e-Urzędzie Skarbowym,
- uzyskać mailową zgodę,
- zmieścić się w limicie 3 MB (faktura + załączniki) .
Wystawianie faktur z załącznikiem w KSeF jest możliwe od 1 lutego 2026 r., wyłącznie w komercyjnych programach księgowych zintegrowanych z API KSeF 2.0. Wnioski o taką możliwość można składać od 1 stycznia 2026 r.
Kody QR – obowiązkowe od 1 lutego 2026 r.
Każda faktura w KSeF posiada unikalny kod QR. W systemie funkcjonują trzy rodzaje kodów:
- jeden kod QR z numerem KSeF – dla faktur online i offline po przekazaniu do systemu,
- w trybie offline (przed przekazaniem do KSeF):
- kod z napisem „OFFLINE”,
- kod z napisem „CERTYFIKAT”.
Stosowanie kodów QR jest obowiązkowe od 1 lutego 2026 r.
Certyfikaty KSeF ważne tylko 2 lata
Certyfikaty można pobierać od listopada 2025 r. Istnieją dwa typy:
- Typ 1 – do uwierzytelniania w systemie.
- Typ 2 – wymagany przy wystawianiu faktur w trybach szczególnych (offline24, offline, awaryjnym) oraz do generowania kodu QR „CERTYFIKAT” .
Certyfikat jest ważny 2 lata i nie może być przekazywany osobom trzecim, w tym zewnętrznym księgowym.
Kontrahent nie korzysta z KSeF? To bez znaczenia
Brak rejestracji kontrahenta w systemie nie zwalnia z obowiązku wystawienia faktury w KSeF. Dopiero po jej zarejestrowaniu można przekazać wizualizację dokumentu poza systemem .
Od 1 lutego 2026 r. wszyscy przedsiębiorcy muszą odbierać faktury przez KSeF, a wdrożenie dla wszystkich podmiotów zakończy się w kwietniu 2026 r.
System nie obejmuje m.in.:
- faktur dla konsumentów i rolników ryczałtowych,
- faktur OSS/IOSS,
- faktur uproszczonych do 450 zł lub 100 euro brutto.
Kontrahenci zagraniczni – podwójny obieg
KSeF obowiązuje podatników prowadzących działalność w Polsce. Zagraniczni kontrahenci bez siedziby i stałego miejsca działalności w Polsce nie muszą z niego korzystać.
Fakturę dla nich wystawia się przez KSeF, ale przekazuje poza systemem (np. mailowo). Analogicznie, faktury od podmiotów zagranicznych nie będą rejestrowane w KSeF.
Podsumowanie
KSeF może skrócić obieg faktur i przyspieszyć zwrot VAT (40 zamiast 60 dni) oraz zapewnić 10-letnią archiwizację dokumentów. Jednak w TSL kluczowe ryzyka dotyczą:
- rozdzielenia dokumentów operacyjnych i księgowych,
- zarządzania trybami awaryjnymi,
- kontroli poprawności danych bez walidacji systemowej,
- obsługi certyfikatów i kodów QR,
- podwójnego obiegu w relacjach międzynarodowych.
W praktyce wdrożenie KSeF w firmach transportowych nie powinno ograniczać się do aktualizacji systemu księgowego. To projekt obejmujący dział operacyjny, księgowość, IT i compliance. W przeciwnym razie pułapki opisane w poradniku mogą przełożyć się na opóźnienia w płatnościach.
