W poprzednim artykule, rozpoczynającym cykl o optymalizacji zasobów logistycznych starałem się m.in. pokazać logistykom i ich decydentom, na czym powinni skupić uwagę w obszarze logistyki przedsiębiorstwa, również w kontekście dynamiki zmian w jego wewnętrznym i zewnętrznym otoczeniu. Tym razem skupię się na optymalnym zarządzaniu kosztami w fazie dojrzałości firmy.
W okresie dojrzałości zasoby operacyjne są stosunkowo duże, więc koszty ich zarządzania są także relatywnie wysokie. Dynamika zmian w obrotach firmy wymusza regulację w wykorzystaniu zmiennych czynników regulacji kosztów (co również opisałem w poprzednim artykule). W dłuższym okresie czasu niektóre zmiany w obrotach można przewidzieć (sezonowe wzrosty/ spadki obrotów, wprowadzanie ofert specjalnych, wyprzedaże, itp.), i z wyprzedzeniem zaplanować odpowiednią regulację kosztów (np. więcej/mniej pracowników, dłuższy/krótszy czas pracy), niektóre jednak pojawiają się niespodziewanie.
Dlatego szybkość dostosowywania zasobów do zmian obrotów w firmie jest czynnikiem niezmiernie ważnym i miarą ”motoryczności” zasobów. Wielkość d (delay) mierzona w dniach/godzinach, jest pokazana na rysunku „Tracking”. (jej pośrednim odpowiednikiem w produkcji może być SMED). Efektywność nadążania jest jednak obarczona pewnymi warunkami, którymi są: skuteczny monitoring wskaźników wykorzystania zasobów i związanych z tym kosztów, skuteczny system prognozowania i planowania działań operacyjnych, zdolność składników zasobów do szybkich i elastycznych zmian i perfekcyjnie ustawienie procesów w firmie.
Znając sposoby „walki” o optymalizację kosztów wykorzystania zasobów, warto wiedzieć, w którym momencie należy podejmować decyzję o zwiększeniu (przyroście) zasobów (inwestycja w sprzęt, wyposażenie, maszyny) lub zastosowaniu bardziej nowoczesnej technologii (zwiększenie wydajności). Właściwie są dwa takie przypadki:
– wolumen wejściowy do obiektu logistycznego jest na tyle duży, że aktualne zasoby firmy nie są w stanie „przerobić” go fizycznie (za niska aktualna przepustowość – więcej z obiektu ”nie da się wycisnąć”)
– koszty wykorzystania zasobów są tak wysokie, że zbliżają się do wartości mogącej przekroczyć próg rentowności przedsiębiorstwa (Brake even point)
Oczywiście obie opisane powyżej sytuacje mogą wystąpić jednocześnie – w takim przydatku mamy do czynienia z sytuacją, w której wzrost kosztów wykorzystania zasobów jest szybszy niż przyrost obrotów (wynikający ze wzrostu wolumenu wejściowego) – a w szczególności, szybszy niż przyrost marży na pierwszym poziomie.
Wprowadzenie sprawnego systemu monitorowania jest warunkiem podejmowanie właściwych decyzji – sprawdzonym rozwiązaniem jest mierzenie wyników na poziomie managerskim (dashboard’y) i analitycznym. Kluczowymi elementami monitorowania są przede wszystkim Kluczowe Wskaźniki Efektywności (KPI – Key Performance Indicators). Na ich podstawie możemy w stosunkowo precyzyjny sposób określić najlepszy moment wprowadzania zmian. (więcej na temat monitorowania i KPI w dalszych artykułach).
Podsumowanie
Walka o lepszą pozycję Logistyki w przedsiębiorstwie jest dążeniem do uzyskiwania lepszych wyników, a tym samym, sprawdzonym działaniem do osiągania przewagi konkurencyjnej. W tych aspiracjach ważną rolę może pełnić Menager Logistyki, który jako lider efektywnego korzystania z dostępnych zasobów firmy, jest dobrze przygotowany do tego by inspirować decydentów i swoich kolegów z nadzoru firmy, do prozyskownego patrzenia na firmowy biznes.
Ma to o tyle uzasadnienie, że do tej pory spotykamy się z sytuacjami jak poniżej:
Logistyk: Czy ty wiesz, że na tym asortymencie dokładamy, bo marża nie pokrywa kosztów wysyłki?
Handlowiec: No ale to chyba nie problem, bo przecież sprzedajemy tego dużo?
Jedną z głównych funkcji Logistyki jest efektywne zarządzanie zasobami firmy, w sposób opisany w definicji” przepływowej” i według wyznaczników określonych w definicji 7W. Są to jednak definicje statyczne – warto je uzupełnić o koncepcję dynamicznego zarządzania zasobami Logistyki – można więc z powodzeniem stwierdzić, że:
Logistyka to sztuka śledzenia zmian w środowisku biznesowym firmy, po to, aby adekwatnie do zmian, optymalizować jej zasoby w celu osiągnięcia przewagi konkurencyjnej.
W tym artykule odpowiedzieliśmy na pytanie, co robić by optymalizować koszty zarządzania zasobami. W następnych opowiemy, jak to robić i mierzyć – na przykładzie firmy komercyjnej.
Foto: pixabay.com