System Payhawk zmienia sposób w jaki kierowcy mogą zarządzać wydatkami służbowymi. Jego podstawę stanowią karty (wirtualne i fizyczne) aktywowane na czas trwania konkretnego przejazdu. Kierowcy mogą nimi wygodnie opłacić wszystkich wcześniej zatwierdzone wydatki za parkingi, noclegi, niektóre opłaty drogowe, myjnie, drobne naprawy pojazdu, a także pokryć nieprzewidziane wydatki.
Dla kierowców zmiana oznacza mniej formalności i większy komfort. Każda transakcja rejestrowana jest za pośrednictwem aplikacji mobilnej, w której paragony są natychmiast przesyłane i sprawdzane przez menadżerów w czasie rzeczywistym. W przypadku większych lub nieprzewidzianych wydatków, kierowcy mogą bezpośrednio w aplikacji złożyć wniosek o zwiększenie limitu, a decyzja często zatwierdzana jest w ciągu kilku minut.
Na początku trzeba się było przyzwyczaić, jak do każdej nowości” – mówi Roman, zawodowy kierowca samochodu ciężarowego. „Teraz jest to bardzo wygodne. Mogę łatwo oddzielić wydatki służbowe od prywatnych, a gdy wydarzy się coś nieoczekiwanego, sprawa rozwiązywana jest znacznie szybciej. Czuję większe wsparcie ze strony firmy” – dodaje.
Cyfrowy system płatności sprawia, że proces wydatków w trasie jest uporządkowany. To zwiększa bezpieczeństwo, gwarantując, że wszystkie wydatki są uprzednio zatwierdzone lub monitorowane, i przeciwdziała nadużyciom. Girteka zaznacza, że dla każdego przejazdu ustalane są indywidualne limity, a zatwierdzenia odnoszą się bezpośrednio do wnioskowanej kwoty, co wzmacnia odpowiedzialność bez opóźnienia operacji.
System Payhawk odciąży też administrację
Korzyści z wdrożenia nie ograniczają się tylko do ułatwień dla kierowców. Nowy system zmniejsza obciążenia administracyjne działów operacji, HR oraz księgowości Girteki. Eliminuje bowiem konieczność ręcznego rozliczania kosztów i papierowego obiegu dokumentów. Dzięki widoczności kosztów online w czasie rzeczywistym, zarządzanie finansami jest bardziej precyzyjne, a czas reakcji znacznie szybszy.
Technologia w logistyce powinna wspierać ludzi, a nie komplikować ich pracę” – podkreśla Mindaugas Paulauskas, CEO Girteka Transport.
„Ten projekt odzwierciedla nasze zaangażowanie w ułatwianie kierowcom wykonywania ich codziennych zadań, przy jednoczesnym budowaniu bardziej inteligentnego i transparentnego systemu dla firmy” – dodaje Paulauskas.
System Payhawk umożliwia także lepsze planowanie i podejmowanie decyzji na podstawie danych. Informacje dotyczące kosztów podróży mogą być analizowane pod kątem optymalizacji tras, prognozowania budżetu oraz doskonalenia oferty usług.
Obecnie z systemu Payhawk korzysta ponad 500 kierowców, ale liczba użytkowników rośnie. Zgodnie z założeniami, do czerwca będzie z niego korzystać ponad połowa wszystkich kierowców Girteki (6 tys. osób), gdyż zostanie w pełni zintegrowany z modelem operacyjnym firmy.
