WMS, YMS, Claim system – czyli efekt synergii w magazynie

1. Gospodarka magazynowa pod nadzorem systemu

Żaden magazyn aspirujący do miana magazynu nowocześnie zarządzanego nie może się w dzisiejszych czasach obejść bez systemu WMS. Dzisiaj firmy nie stawiają sobie pytania „czy wdrożyć?” tylko „który wybrać”?. W jednym z poprzednich artykułów opisywałem wstępną listę wymagań, które WMS powinien spełniać, a które to pytania powinniśmy sobie zadać na etapie opisywania założeń, jeszcze przed wyborem dostawcy rozwiązania.

Ponieważ system WMS zarówno z nazwy jak i zastosowania jest oprogramowaniem służącym do zarzadzania magazynem, należy traktować go jako punkt centralny magazynu. Wokół dobrego systemu WMS, możemy zbudować sieć oprogramowania wspierającego. Przykładowa sieć powiązań może wyglądać np. jak na rysunku.

Wiele funkcjonalności przedstawionych na schemacie jako realizowane przez logistykę, ale niejako „wyciągnięte” poza WMS w rzeczywistości w systemach WMS mają swoje moduły. Problem w tym, że ze względu na złożoność i specyfikę tych procesów, bardzo trudno jest zaprogramować je w taki sposób żeby spełniały oczekiwania wielu klientów.

W poniższym artykule przedstawię dwa systemy wspierające WMS które wymieniają z nim obustronnie informacje dotyczące wolumenów zamówień od dostawców oraz zamówień do klientów, spinając niejako klamrą system logistyczny przedsiębiorstwa.

2. Zarządzanie bramą i logistyką wewnątrz obiektu

Logistyka w obrębie magazynu rozpoczyna się na przyjęciu a właściwie jeszcze wcześniej, na etapie awizacji spodziewanej dostawy. Tutaj pojawia się kilka możliwości organizacji pracy w strefie przyjęć. Dwie najczęściej spotykane to:

• Dział zakupów składa zamówienie do dostawcy i tutaj jego praca chwilowo się kończy, kiedy przyjeżdża dostawa kierowca przekazuje dokumenty magazynowi. Następnie magazyn przekazuje do działu zakupów, który porównując dokument WZ dostawcy ze swoim zamówieniem tworzy awizacje dostawy w systemie ERP i eksportuje do WMS. Magazyn na podstawie awizacji weryfikuje dostawę, po jej sprawdzeniu automatycznie powstaje raport rozbieżności zawierający niedobory i (o ile system i przedsiębiorstwo to dopuszcza) nadwyżki. Następuje eksport z WMS do ERP. Ten system ma jedna słabość, działa tak dobrze, jak dobrze zorganizowany jest dział zakupów, ponadto marnotrawiony jest czas pomiędzy podstawieniem kierowcy a powstaniem awiza dostawy w WMS.

• Dział zakupów składa zamówienie do dostawcy i na jego podstawie tworzy awizo dostawy w systemie ERP (w zależności od organizacji pracy może je eksportować od razu lub w dniu dostawy deklarowanej przez dostawcę), kiedy przyjeżdża dostawa kierowca przekazuje dokumenty magazynowi. Następnie magazyn przekazuje do działu zakupów, który porównując dokument WZ dostawcy ze swoim zamówieniem odznacza pozycje które nie przyjechały w dostawie (może również pominąć ten krok o ile istnieje możliwość automatyzacji tego procesu w ERP). Magazyn na podstawie awizacji weryfikuje dostawę, po jej sprawdzeniu automatycznie powstaje raport rozbieżności zawierający niedobory i (o ile system i przedsiębiorstwo to dopuszcza) nadwyżki. Następuje eksport z WMS do ERP. W przypadku takiej organizacji pracy, magazyn nigdy nie czeka na dokumenty z działu zakupów, natomiast wymaga to znacznie większej ingerencji w system ERP.

Niezależnie od organizacji pracy związanej z obiegiem dokumentów, magazynowi zależy na informacji o dniu i godzinie dostawy, natomiast działowi zakupów na informacji jakie towary po dostawie będą dostępne do sprzedaży.

System klasy YMS, pozwala awizować auta z dostawami (dotyczy to również aut kurierskich, dla których można ustalić stałe sloty w dniach i godzinach). Prawidłowo skonfigurowany system YMS, ma sparametryzowane bramy i doki, określające dopuszczalne typy pojazdów obsługiwane w konkretnych miejscach magazynu.

Awizacji w systemie można dokonać na trzy główne sposoby:

• Awizuje dział zakupów na podstawie danych dostarczonych przez dostawcę

• Awizuje się sam dostawca on-line (dostaje login zewnętrzny do systemu)

• Awizuje się kierowca na bramie po przyjeździe na teren firmy (ten sposób logowania jest najmniej korzystny dla dostawcy, ze względu na nieznana ilość i rozkład wolnych slotów pod rozładunki)

Drugą najważniejsza funkcjonalnością YMS jest integracja skanera z możliwością robienia zdjęć i skanów dokumentów, co pozwala przechowywać w systemie wszystkie dokumenty które miał przy sobie kierowca (WZ, CMR, lista załadunkowa etc.) oraz dokumentację fotograficzną dostawy, która jest wykonywana na bieżąco i może być dołączona do reklamacji do dostawcy w przypadku niezgodności, rozbieżności lub uszkodzenia.

3. System do obsługi reklamacji posprzedażowych

Procesem realizowanym na drugim końcu łańcucha logistycznego w przedsiębiorstwie jest proces obsługi reklamacji. W dobie internetu to właśnie od jakości obsługi posprzedażowej zależy sukces lub porażka w walce o klienta.

Złożone systemy informatyczne dedykowane tylko i wyłącznie obsłudze reklamacji, powinny cechować się kilkoma niezbędnymi funkcjonalnościami, między innymi:

• Rejestracją wideo z procesów kompletacji i (o ile jest przewidziana) wyjściowej kontroli jakości z rejestracją numeru zamówienia oraz ewidencją poszczególnych operacji wraz z umiejscowieniem ich w czasie nagrania. Taki sposób zapisu operacji, pozwala zaoszczędzić czas w czasie przeszukiwania bazy nagrań w przypadku nadwyżek, zamian lub niedoborów towarowych.

• Rozwiązaniami pozwalającymi umieścić na stronie przedsiębiorstwa formularz reklamacyjny pozwalający w łatwy sposób złożyć reklamację klientowi. Po stronie systemu w magazynie złożona reklamacja automatycznie (po numerze zamówienia lub innym ustalonym identyfikatorze indywidualnym) pobiera wszystkie dane systemowe i materiały wideo.

• Rozbudowanym panelem reklamacyjnym po stronie magazynu, pozwalającym na rejestrację przyczyn, definiowanie miejsca powstawania błędu, ustalanie osób odpowiedzialnych za powstanie błędu oraz pozwalający na tabelaryczną i graficzna prezentacje danych. Dane zbierane przez oprogramowanie powinny w maksymalny sposób ułatwiać pracę osób odpowiedzialnych za wyniki jakościowe przedsiębiorstwa oraz być baza danych do raportów dla Zarządu.

4. Synergia w magazynie

Zarówno operacje realizowane na wejściu jak i na wyjściu z magazynu, mają kluczowe znaczenie dla rozwoju biznesu. O ile najwięcej zasobów jest angażowanych w procesy rozkładania i kompletacji towarów, co zazwyczaj jest uzasadnione, ponieważ w tym obszarze można zoptymalizować najwięcej procesów, o tyle nie należy zapominać o procesach poprzedzających i następujących po procesie kompletacji.

Przedsiębiorstwo musi zapewnić maksymalnie szybki dostęp do produktów z oferty sprzedażowej, co w przypadku zaawansowanych informatycznie przedsiębiorstw odbywa się poprzez odzwierciedlenie 1:1 zapasów rozlokowanych na miejscach kompletacji w systemie WMS na stronie, z której prowadzona jest sprzedaż. Tutaj zaczyna się sprzedaż, bez sprawnie zorganizowanego procesu przyjęcia, nie może być mowy o sprawnej logistyce przedsiębiorstwa.

Klient (zwłaszcza lojalny) wiele wybaczy, ale nie skomplikowany lub niezrozumiały proces reklamacji/zwrotu produktu który nie spełnił jego oczekiwań. Sprzedaż nie kończy się w momencie wystawienia faktury VAT. Przedsiębiorstwa świadome inwestują w systemy obsługi reklamacyjnej wiedząc, że po pierwsze mają wiedzę na temat jakości własnych procesów, a po drugie, wychodzą naprzeciw oczekiwaniom własnych klientów.

Fot. CBRE