Najlepszy WMS. Kryteria wyboru krótkiej listy dostawców

1. Założenia

W pierwszym kroku należy opisać oczekiwane założenia dla systemu. Im lista będzie dłuższa, tym mniejsza liczba dostawców będzie w stanie sprostać naszym wymaganiom. Na opisanie założeń w sposób bardzo szczegółowy warto poświęcić trochę czasu i uwagi. To właśnie na założenia dostawcy zwracają największa uwagę. O ile dostawca może zaproponować alternatywne rozwiązania pozwalające osiągnąć pożądany przez klienta efekt w poszczególnych procesach, o tyle, jeżeli jego oprogramowanie nie posiada funkcjonalności kluczowych dla klienta i nie jest w stanie dopisać lub zaprogramować odpowiednich zmian, nie powinien się znaleźć na krótkiej liście wyboru.

Przykładowe założenia:

– System będzie wspierał obsługę (wybranych przez klienta) skanerów w procesie przyjęcia, kompletacji, konsolidacji oraz inwentaryzacji

– System będzie współpracował z nadrzędnym systemem ERP w celu wymiany informacji o zapasach, flagach rotacji artykułów, atrybutów artykułu

– System będzie umożliwiał współpracę z oprogramowaniem dostarczonym przez zewnętrznych dostawców, takimi jak: TMS, DMS, Claim system, CRM

– Reakcja dostawcy na awarię uniemożliwiającą pracę nie przekroczy 2 godzin na podjęcie działań oraz 4 godzin na usunięcie przyczyny awarii i przywrócenie wszystkich funkcjonalności

– System będzie wspierał wielojęzykowość, pozwalając na dodawanie kolejnego języka obsługi

– Wszystkie zmiany systemowe mają na celu ułożenie artykułów w optymalne ścieżki kompletacyjne

– System będzie umożliwiał automatyczne tworzenie listy zadań relokacji wg wybranego atrybutu

– System będzie umożliwiał automatyczne tworzenie listy zadań komasacji wg artykułu

– System będzie umożliwiał automatyczne tworzenie listy zadań uzupełnień wg wybranego przez klienta klucza

– System będzie posiadał możliwość nadawania priorytetów zamówień wg wybranego przez klienta klucza

– Inne nie wymienione, które mogą zostać ustalone w trakcie spotkania z IT firmy zewnętrznej

2. Lista przykładowych pytań dotyczących funkcjonalności WMS oraz możliwości implementacji zmian

Kolejnym krokiem, jest przygotowanie listy pytań szczegółowych, mających na celu doprecyzowanie przez dostawcę, w jaki sposób działają niektóre funkcjonalności lub też czy system przewiduje ich implementację. Te informacje przydadzą nam się zarówno na etapie wyboru/oceny dostawcy jak i przy precyzowaniu zapisów umowy po dokonaniu wyboru dostawcy.
Przykładowe pytania:

• Czy, a jeżeli tak, to w jaki sposób system przeprowadza analizę ABC/XYZ (założenia) ?
• Czy możliwa jest analiza ABC/XYZ-FC tj. dodanie nowego kryterium jakim jest ilość pobrań w badanym okresie?
• W jaki sposób wyznaczane są ścieżki kompletacji oraz czy można je dowolnie kreować?
• Czy można wywoływać uzupełnienia wg dowolnego atrybutu produktu oraz czy jest możliwe tworzenie automatycznych list uzupełnień?
• Czy system rozróżnia lokacje jako: kompletacyjne, uzupełnień, buforowe?
• Jak system pokazuje ERP zapas „w drodze” pomiędzy przyjęciem a rozłożeniem na lokacje docelowe
• Jaka jest logika utrzymywania zapasu (na dzień, tydzień) w lokacjach kompletacyjnych?
• Czy system na podstawie analiz ABC/XYZ (FC) może nadać artykułom reguły uzupełnień wg logiki utrzymywania zapasu?
• Jakie sekwencje pobrań, uzupełnień oraz inwentaryzacji posiada system?
• Czy można dowolnie sterować krokami w procesach? Np. czy półka musi być skanowana, czy artykuł musi być skanowany, czy podpowiada się liczba sztuk do pobrania do zatwierdzenia „enter” czy należy ją wprowadzić?
• Czy system „zna” pojęcie lokacji pustej (braki) oraz „przejścia przez zero” przy czyszczeniu półki?
• Jakie parametry można nadać pojedynczej lokacji?
• Czy system paruje lokacje z artykułami względem: klasy rotacyjności, FIFO/FEFO lub BATCH Code, rozmiaru lokacji?
• Czy system wspiera obsługę zwrotów i reklamacji przy pomocy skanera i awizowania z systemu ERP?
• Jaki jest algorytm działania w przypadku braku na lokacji pierwotnej? Kolejna lokacja kompletacyjna, lokacja składowania, zadanie uzupełnienia?
• Czy system umożliwia uzupełnienia on-line (w przerwach kompletacyjnych) oraz offline po zakończonej realizacji zamówień?
• Czy system wspiera przenośniki rolkowe wyposażone w PLC gdyby zaszła potrzeba podstawowej automatyzacji procesów?
• Czy system obsługuje hierarchię opakowań i zarządzą kompletacją wg niej?
• Czy system rozróżnia jednostki sprzedażowe inne niż sztuki i pozwala dla każdej z nich ustalać osobne zasady kompletacji, składowania etc.?
• Czy parametry wypełnienia lokacji definiujemy w sztukach czy % wypełnieniu lokacji na podstawie wymiarów
• Czy system pozwala wprowadzić atrybuty (wysokość, szerokość, długość, waga) z poziomu skanera dla nowych artykułów na przyjęciu oraz jako opcja w skanerze do zebrania danych z obecnego (bez danych) stocku?
• Czy algorytmy działania (logika) poszczególnych procesów opisywane są tekstowo czy w jakiejś notacji (BPMN)?
• Czy system obsługuje multipicking?
• Czy system ma możliwość wymuszenia realizacji konkretnych zadań przez prace nakazową?
• Czy system z poziomu „key user” na magazynie pozwala edytować atrybuty artykułów oraz edytować/dodawać i usuwać lokacje?

3. Podsumowanie i wnioski

Katalog wymienionych w poprzednich punktach założeń oraz pytań dotyczących funkcjonalności nie jest oczywiście katalogiem zamkniętym. Właściwie jest tylko wycinkiem pracy którą należy wykonać przed rozpoczęciem poszukiwań systemu WMS.

Optymalnym rozwiązaniem, jest utworzenia kart oceny dostawców wraz z przypisaniem kategorii „must be” dla funkcjonalności kluczowych oraz skalą punktową dla funkcjonalności oczekiwanych ale nie wymaganych bądź dla ich alternatyw.

Już na etapie wyboru dostawców na krótką listę (3-4 firmy) warto również brać pod uwagę:

– jakość komunikacji z potencjalnym partnerem,

– szacowane zasoby, które dostawca zobowiązuje się oddelegować do obsługi klienta w czasie wdrożenia oraz po wdrożeniu,

– czasy reakcji na zgłoszenia serwisowe, otwartość oprogramowania pozwalająca dopisywać niektóre funkcjonalności własnymi zasobami IT (do zapisania w umowie),

– jakość tłumaczenia instrukcji, aneksów, draftów umów itd.,

– zrealizowane wdrożenia, warto również korzystać z okazji na przeprowadzenie wizyt referencyjnych.

Biorąc pod uwagę, że system WMS jest oprogramowaniem kluczowym dla sprawnej obsługi magazynu/centrum logistycznego/centrum dystrybucji nie należy analizy przed wdrożeniem opierać tylko i wyłącznie na ocenie aktualnej logistyki przedsiębiorstwa.

Ponieważ wdrożenie każdego oprogramowania jest czasochłonne, kosztowne oraz związane z ryzykiem czasowej utraty zdolności lub obniżeniem efektywności pracy, oprogramowanie powinno być wybierane na okres co najmniej kilku lat. Oznacza to, że należy przewidzieć potencjalne skutki realizacji strategicznych założeń przedsiębiorstwa na jego logistykę.

Fot. Still