Precyzyjne planowanie okien czasowych dla załadunku i rozładunku pojazdów, pozwala lepiej wykorzystać istniejące zasoby przedsiębiorstwa i minimalizować ryzyko spiętrzenia prac. W sukurs gospodarzom obiektów przychodzą systemy YMS (Yard Management System). Dzisiaj pierwszy z przykładów wdrożenia tego rodzaju systemu.
Aluprof to jeden z liczących się europejskich dystrybutorów systemów aluminiowych dla budownictwa. W ofercie ma systemy okienno -drzwiowe, fasadowe oraz rolety i bramy. Zakłady w Bielsku-Białej i Opolu zlokalizowano na powierzchni ok. 80 tys. m kw. Bywa, że place manewrowe oraz miejsca za- i wyładunku “pękają w szwach”.
Aluprof, podobnie jak wiele innych dużych firm produkcyjnych i dystrybucyjnych, zmagał się z utrudnieniami w zakresie sprawnej obsługi dostaw. Jak w większości takich przypadków, owe problemy wynikały z kłopotliwej komunikacji pomiędzy logistykami, działem zakupów, dostawcami, przewoźnikami, magazynem czy osobami odpowiedzialnymi za weryfikację aut na bramie wjazdowej.
Z powodu braku narzędzia, za pomocą którego wszystkie osoby zaangażowane w realizację i obsługę dostaw mogłyby wspólnie planować harmonogram pracy magazynu, wymieniać się informacjami na temat dostaw, zatwierdzać poszczególne etapy, itp., planowanie pracy magazynu oraz produkcji było znacznie utrudnione.
Logistycy posiadali informacje jedynie o spodziewanych terminach dostaw, co przy tak dużej skali, szerokiej grupie dostawców i różnych strefach rozładunkowych w magazynach nie było wystarczające.
Często dochodziło zatem do sytuacji, w których podstawiało się jednocześnie kilka samochodów, a magazyn nie był w stanie ich obsłużyć. W związku z tym przed magazynem tworzyły się kolejki, kierowcy denerwowali się z powodu długiego czasu oczekiwania na rozładunek, a pracownicy magazynu, nie mogąc wcześniej przygotować się na obsługę konkretnego zamówienia, potrzebowali dodatkowo więcej czasu na rozładunek auta. Oprócz tego, z powodu nieprzewidzianych dostaw, nie można było precyzyjnie planować produkcji.
To dlatego zdecydowano się na wdrożenie YMS. W związku z tym, że za planowanie i obsługę dostaw oraz awizacje kierowców odpowiedzialne są różne grupy osób, wdrożenie tego typu systemu pozwoliło na przeniesienie pracy związanej z awizacją na dostawcę i odciążenie działu logistyki.
Dostawcy widząc na bieżąco uaktualniany harmonogram pracy magazynu na najbliższe dni mają możliwość zorientowania się, w jakich godzinach mogą bez zbędnego oczekiwania dostarczyć towar, a kiedy magazyn jest już zajęty.
Dostawcy widzą swoje zamówienia i określają, które z nich, w jakim terminie i w jakiej części dostarczą, a tą informacją zostaje automatycznie zasilony nasz system ERP. Aspekt integrowania tych dwóch systemów ma duże znaczenie przy zarządzaniu przyjęciem kilkunastu milionów pozycji, które przechodzą przez nasz magazyn każdego miesiąca. Dzięki temu, że system automatycznie oblicza czas obsługi auta, w oparciu o ilość i rodzaj dostarczanego towaru, możliwe jest zaoszczędzenie czasu na ręczne rezerwowanie okien. Wszystko to odbywa się przy pełnej kontroli działu logistyki lub magazynu. Dzisiaj osobom odpowiedzialnym za weryfikację aut na bramie wyświetlona jest lista awizacji na dany dzień z możliwością potwierdzania wjazdu i wyjazdu samochodu – dzięki temu możemy mierzyć terminowość dostawców oraz czas, jaki samochód spędza na terenie firmy. W oparciu o dane z systemu możemy generować raporty dotyczących m.in. terminowości dostawców lub ilości obsłużonych dostaw w danym okresie – tłumaczy Marcin Legień, Kierownik Działu Logistyki, Aluprof
Okna czasowe bardzo często integrowane są z systemami ERP lub WMS, co pozwala na automatyczne przesyłanie informacji na temat zamówień pomiędzy systemami. Bardzo często firmy decydują się, aby oprócz obsługi dostaw system wspomagał także planowanie załadunków.
Wśród rozwiązań informatycznych wspierających zarządzanie łańcuchem dostaw, aplikacje YMS (Yard Management System) mieszczą się pomiędzy oprogramowaniem klasy WMS (Warehouse Management System), a TMS (Transport Management System). Przeznaczeniem aplikacji YMS jest wsparcie lepszej organizacji otoczenia zakładu, koordynacji i uporządkowaniu działań związanych z załadunkiem, wyładunkiem i ruchem wewnętrznym. Oprogramowanie pozwala optymalnie zaplanować wizyty w zakładzie, a następnie porównywać ich rzeczywisty przebieg z przyjętymi założeniami.