Zanim powierzysz ładunek. Jak weryfikować bezpieczeństwo magazynów i przewoźników towarów o wysokiej wartości?

W przypadku produktów o wysokiej wartości, elektroniki, kosmetyków, dóbr luksusowych czy branży fashion ta odpowiedzialność nabiera szczególnego znaczenia. Są to towary atrakcyjne dla przestępców nie tylko ze względu na swoją wartość, ale też ze względu na łatwość przemieszczenia, podzielenia i ponownego wprowadzenia do obrotu. Rozpoznawalność marki może dodatkowo zwiększać ich atrakcyjność.

Dlatego towary o wysokiej wartości, tzw. high-value, nie powinno być definiowane wyłącznie przez wartość znajdującą się na fakturze. Z perspektywy zarządzania ryzykiem równie ważne są atrakcyjność produktu dla przestępców, możliwość jego szybkiej odsprzedaży, trasa transportu, miejsce magazynowania, sezonowość oraz sposób dystrybucji.

Pojawia się więc podstawowe pytanie: jak dobrze znamy firmy, którym powierzamy nasze towary?

Wieloletnia współpraca nie jest procedurą bezpieczeństwa

W wielu organizacjach można usłyszeć argument: „Współpracujemy z tą firmą od dziesięciu lat i nigdy nie mieliśmy problemu”. Długa i dobra współpraca jest oczywiście wartością. Buduje zaufanie, pozwala poznać partnera i może być ważnym elementem oceny ryzyka. Nie powinna jednak zastępować okresowej weryfikacji.

Firma, z którą rozpoczęliśmy współpracę dziesięć lat temu, nie musi być dziś tą samą organizacją. Mógł zmienić się właściciel. Mogła nastąpić fuzja lub przejęcie. Mogła zmienić się kadra zarządzająca, osoba odpowiedzialna za bezpieczeństwo albo struktura operacyjna. Firma mogła przenieść magazyn, zmienić podwykonawców, ograniczyć liczbę pracowników ochrony, zmienić dostawcę monitoringu lub zacząć korzystać z większej liczby zewnętrznych przewoźników.

Czy po takich zmianach ponownie oceniamy ryzyko? Bardzo często nie. Partner pozostaje na liście zatwierdzonych dostawców, ponieważ był tam od lat. Dokumenty są aktualizowane, polisa zostaje przesłana, umowa przedłużona i współpraca trwa dalej. Z perspektywy bezpieczeństwa pojawia się jednak zasadnicze pytanie: czy nadal współpracujemy z organizacją, którą kiedyś zweryfikowaliśmy?

Zaufanie powinno być potwierdzane

Security due diligence (należyta staranność w zakresie bezpieczeństwa) nie powinno być procesem wykonywanym tylko przed podpisaniem pierwszej umowy.

Weryfikacja partnera powinna mieć charakter cykliczny, a określone zmiany powinny automatycznie uruchamiać ponowną ocenę ryzyka. Zmiana właściciela, lokalizacji magazynu, kluczowego podwykonawcy, systemu zabezpieczeń czy modelu operacyjnego nie jest wyłącznie informacją administracyjną. Może mieć bezpośredni wpływ na poziom ochrony towaru.

To szczególnie ważne w przypadku towarów o wysokiej wartości. W takim środowisku pytanie nie powinno brzmieć: „Czy znamy tę firmę?”, ale: „Czy wiemy, jak ta firma działa dzisiaj?” To są dwie zupełnie różne rzeczy.

Kamery w magazynach to dopiero początek

Jednym z najczęstszych błędów podczas oceny magazynu jest koncentrowanie się na samym istnieniu zabezpieczeń. Sprawdźmy to:

• Czy jest monitoring? Tak.
• Czy jest alarm? Tak.
• Czy istnieje kontrola dostępu? Tak.
• Czy teren jest ogrodzony? Tak.

Na poziomie kwestionariusza wszystko może wyglądać bardzo dobrze. Problem polega na tym, że samo posiadanie zabezpieczenia nie mówi jeszcze wiele o jego skuteczności.

Znacznie ważniejsze jest to, jak system działa w praktyce. Warto odpowiedzieć sobie na następujące pytania:

• Czy monitoring obejmuje wszystkie krytyczne obszary, w tym rampy i miejsca załadunku? 
• Jak długo przechowywane są nagrania? 
• Kto ma do nich dostęp? 
• Czy alarm jest monitorowany przez całą dobę i kto reaguje na sygnał poza standardowymi godzinami pracy? 
• Jak zarządzane są karty dostępu? 
• Czy uprawnienia byłych pracowników są natychmiast odbierane? 
• Czy pracownicy tymczasowi mają dostęp do stref, w których przechowywane są produkty wysokiej wartości?

Równie istotna jest organizacja procesu wydawania towaru. Magazyn powinien wiedzieć, jaka firma odbiera przesyłkę, jaki pojazd ma się pojawić oraz kto będzie jego kierowcą. Nieplanowana zmiana kierowcy, numeru rejestracyjnego czy przewoźnika powinna prowadzić do dodatkowej weryfikacji, a nie być automatycznie akceptowana tylko dlatego, że transport musi szybko wyjechać.

Kwestionariusz bezpieczeństwa pokazuje, jakie zabezpieczenia partner deklaruje. Tymczasem audyt pokazuje, jak bezpieczeństwo działa w rzeczywistości.

Licencja i polisa przewoźnika nie wystarczą

Podobny problem pojawia się podczas kwalifikacji przewoźników. Sprawdzenie licencji, polisy i podstawowych danych przedsiębiorstwa jest konieczne, ale w przypadku transportów wysokiego ryzyka powinno być początkiem procesu, a nie jego końcem.

Warto wiedzieć, jak przewoźnik zarządza dostępem do informacji o transportach, jak szkoli kierowców, jakie posiada procedury reagowania na incydenty, gdzie dopuszcza postoje oraz w jaki sposób monitoruje pojazdy. Ważne jest również ustalenie, kto reaguje, gdy system wygeneruje alarm o trzeciej nad ranem. Samo posiadanie technologii nie wystarczy, jeśli po drugiej stronie nie istnieje proces reakcji.

Szczególnej uwagi wymaga podwykonawstwo. Firma, którą dokładnie zweryfikowaliśmy, nie zawsze jest firmą, która fizycznie wykona przewóz. Dlatego trzeba ustalić, czy przewoźnik może przekazywać zlecenia dalej, na jakich zasadach, kto weryfikuje jego podwykonawców oraz czy wymagania bezpieczeństwa klienta obowiązują również kolejnych uczestników transportu.

Jeżeli wymagamy określonego standardu od naszego bezpośredniego partnera, standard ten powinien podążać za ładunkiem.

Certyfikat nie powinien kończyć procesu weryfikacji

Standardy i certyfikacje, takie jak TAPA FSR w przypadku obiektów magazynowych czy TAPA TSR w transporcie, mogą stanowić bardzo wartościowy element systemu zarządzania bezpieczeństwem. Pomagają uporządkować wymagania i tworzą wspólny punkt odniesienia dla organizacji oraz ich partnerów.

Nie powinniśmy jednak sprowadzać całego procesu do pytania: „Czy firma ma certyfikat?”. Ważne jest również to, jaki zakres działalności obejmuje certyfikacja, której lokalizacji dotyczy i czy odpowiada konkretnemu procesowi, któremu zamierzamy powierzyć nasz produkt. Weryfikacja powinna odpowiadać rzeczywistemu ryzyku, a nie ograniczać się do zaznaczenia kolejnego pola w formularzu dostawcy.

Audyt przed współpracą to za mało

Załóżmy, że firma przeprowadziła bardzo dokładny audyt magazynu przed rozpoczęciem współpracy. Wszystkie wymagania zostały spełnione, procedury działały prawidłowo, a infrastruktura odpowiadała poziomowi ryzyka.

Pięć lat później współpraca nadal trwa. Rodzą się jednak pytania: czy ktoś ponownie pojechał do tego magazynu? Czy sprawdzono, czy system kamer nadal obejmuje te same obszary? Czy firma nie zmieniła organizacji pracy? Czy liczba pracowników tymczasowych nie wzrosła kilkukrotnie? Czy system kontroli dostępu jest nadal zarządzany w ten sam sposób? Czy zmieniła się firma ochroniarska? Czy pojawili się nowi podwykonawcy?

Bezpieczeństwo nie jest stanem, który osiągamy raz na zawsze, to proces. Dlatego dojrzały model zarządzania partnerami powinien obejmować nie tylko kwalifikację przed rozpoczęciem współpracy, ale również okresowe audyty, aktualizację oceny ryzyka oraz mechanizm ponownej weryfikacji po istotnych zmianach.

Największym ryzykiem może być przekonanie, że znamy partnera

Paradoksalnie długoletnia współpraca może czasami osłabiać czujność. Im dłużej znamy partnera, tym łatwiej zaczynamy traktować pewne elementy jako oczywiste.

Często słyszę komentarze: „Zawsze tak robiliśmy”, „Nigdy wcześniej nic się nie wydarzyło”, „To nasz sprawdzony partner”.

W bezpieczeństwie takie zdania powinny skłaniać do zadawania kolejnych pytań, a nie kończyć dyskusję.

Brak incydentu w przeszłości nie jest gwarancją bezpieczeństwa w przyszłości. Zmieniają się firmy, ludzie, technologie, procesy i metody działania przestępców. System bezpieczeństwa również musi się zmieniać.

Dlatego właściciele towarów high-value powinni patrzeć na swoich partnerów logistycznych nie tylko przez pryzmat ceny, jakości usług i terminowości – security powinno być stałym elementem zarządzania relacjami z dostawcą.

Nie chodzi o brak zaufania, wręcz przeciwnie. Chodzi o stworzenie modelu, w którym zaufanie jest regularnie potwierdzane przez fakty. Bo najważniejsze pytanie nie brzmi „Czy kiedyś zweryfikowaliśmy naszego partnera?”. Powinno brzmieć „Czy zweryfikowalibyśmy go ponownie dzisiaj?”