Twój przewoźnik jest bezpieczny. A jego podwykonawca?

Podwykonawstwo jest naturalną częścią europejskiego rynku transportowego. Pozwala zwiększać elastyczność, reagować na sezonowe wzrosty wolumenów i realizować transporty tam, gdzie własna flota nie jest dostępna. Samo korzystanie z podwykonawców nie jest więc problemem. Problem zaczyna się wtedy, gdy wraz z kolejnym przekazaniem zlecenia tracimy kontrolę nad tym, kto faktycznie odpowiada za ładunek.

Znamy kontrahenta. Nie zawsze znamy wykonawcę

Wyobraźmy sobie prostą sytuację. Producent podpisuje umowę z operatorem logistycznym lub przewoźnikiem, który przeszedł szczegółowy proces kwalifikacji. Firma spełnia wymagania klienta, posiada odpowiednie procedury i deklaruje określony poziom bezpieczeństwa. 

Następnie otrzymuje zlecenie, którego z różnych powodów nie może wykonać własnym pojazdem. Transport zostaje przekazany podwykonawcy. 

W tym momencie pojawia się pierwsze ważne pytanie: czy podwykonawca został zweryfikowany według takich samych kryteriów jak główny kontrahent? A jeśli również on przekaże zlecenie dalej? 

Po dwóch lub trzech etapach podwykonawstwa właściciel ładunku może znaleźć się w sytuacji, w której bardzo dokładnie zna firmę, z którą podpisał umowę, ale niewiele wie o przedsiębiorstwie, którego kierowca właśnie podjechał pod rampę. Z perspektywy bezpieczeństwa jest to fundamentalna różnica.

Standard bezpieczeństwa powinien podążać za ładunkiem

Jeżeli właściciel ładunku wymaga określonego poziomu bezpieczeństwa od swojego bezpośredniego kontrahenta, wymagania te nie powinny znikać w momencie przekazania transportu dalej. Jeżeli transport wymaga określonego sposobu monitorowania, powinien on obowiązywać również podwykonawcę. Jeżeli kierowca ma korzystać wyłącznie z określonych miejsc postoju, zasada nie może przestać obowiązywać dlatego, że transport realizuje inna firma. 

Jeżeli klient wymaga określonej procedury reagowania na incydent, każdy uczestnik realizujący przewóz powinien wiedzieć, jak tę procedurę uruchomić. W przeciwnym razie możemy mieć bardzo bezpieczną umowę i znacznie mniej bezpieczny transport.

To szczególnie istotne w przypadku ładunków wysokiej wartości, produktów atrakcyjnych dla zorganizowanych grup przestępczych czy transportów realizowanych na trasach o podwyższonym poziomie ryzyka. 

Bezpieczeństwo nie powinno być przypisane do nazwy firmy znajdującej się na kontrakcie, ale do konkretnego transportu.

Zatwierdzony przewoźnik nie zawsze oznacza faktycznego przewoźnika

Listy zatwierdzonych przewoźników są ważnym elementem zarządzania ryzykiem. Samo posiadanie takiej listy nie daje jednak pełnej ochrony, jeśli organizacja nie kontroluje dalszego podwykonawstwa.

Dlatego jednym z kluczowych pytań podczas kwalifikacji przewoźnika powinno być nie tylko „Jakie standardy bezpieczeństwa stosujecie?”, ale również „Co dzieje się z naszymi wymaganiami, kiedy przekazujecie transport podwykonawcy?”. Oto lista pytań dotycząca kontroli nad ryzykiem:

• Czy klient musi wyrazić na to zgodę? 
• Czy istnieje zamknięta lista zatwierdzonych podwykonawców? 
• Jak często są oni ponownie weryfikowani? 
• Czy mogą przekazywać transport kolejnym firmom? 
• Czy organizacja wie przed rozpoczęciem przewozu, jaki pojazd i jaki kierowca rzeczywiście pojawią się po towar?

Najsłabsze ogniwo może znajdować się dwie umowy dalej

Łańcuch dostaw jest tak bezpieczny, jak jego najsłabszy element. Problem polega na tym, że czasami tego elementu nawet nie znamy.

Bezpośredni partner może posiadać dojrzały system zarządzania bezpieczeństwem, regularnie szkolić pracowników i korzystać z odpowiednich technologii. Jeżeli jednak przekazuje transport firmie, która nie stosuje tych samych zasad, poziom ochrony całej operacji może się zmienić. Właśnie dlatego bezpieczeństwo podwykonawców powinno być elementem zarządzania dostawcami, a nie jedynie zadaniem działu transportu.

Warto wiedzieć nie tylko, kto jest naszym kontrahentem, ale również kto ma fizyczny dostęp do naszego towaru.

Im dłuższy łańcuch, tym trudniej o widoczność

Każdy kolejny uczestnik transportu oznacza dodatkową komunikację, kolejne systemy, kolejnych pracowników i kolejne punkty, w których informacja może zostać błędnie przekazana lub procedura może nie zostać zachowana.

Nie oznacza to, że rozwiązaniem jest całkowite wyeliminowanie podwykonawstwa. W dzisiejszej logistyce byłoby to w wielu przypadkach nierealne. Potrzebujemy natomiast kontroli nad tym procesem.

Firma powinna wiedzieć, czy dalsze podwykonawstwo jest dozwolone, na jakich zasadach może się odbywać oraz kto odpowiada za weryfikację kolejnego przewoźnika. Powinna również posiadać możliwość ustalenia przed odbiorem towaru, jaka firma, pojazd i kierowca będą faktycznie realizować transport.

W przypadku transportów o podwyższonym ryzyku warto rozważyć dodatkowe ograniczenia dotyczące liczby poziomów podwykonawstwa lub obowiązek wcześniejszej akceptacji konkretnego wykonawcy.

Magazyn jest ostatnim miejscem, w którym możemy powiedzieć „stop”

Nawet najlepszy proces kwalifikacji przewoźników może zawieść, dlatego niezwykle ważna pozostaje również weryfikacja przy odbiorze towaru.

Magazyn powinien wiedzieć, kogo oczekuje. Dane firmy transportowej, kierowcy i pojazdu powinny odpowiadać informacjom otrzymanym wcześniej w procesie awizacji. Każda nieplanowana zmiana powinna być traktowana jako sygnał wymagający dodatkowej weryfikacji, a nie jako zwykła niedogodność operacyjna.

„Kierowca się zmienił”, „przyjedzie inny samochód”, „transport przejęła inna firma” – w dynamicznej logistyce takie sytuacje oczywiście mogą mieć uzasadnienie. Problem pojawia się wtedy, gdy presja czasu powoduje, że przestajemy je weryfikować.

Kilka minut potrzebnych na potwierdzenie zmiany może być znacznie tańsze niż wydanie wartościowego ładunku niewłaściwej osobie.

Widoczność powinna kończyć się dopiero u odbiorcy

Firmy coraz częściej mówią o end-to-end visibility, ale zazwyczaj odnoszą to pojęcie do lokalizacji przesyłki, ETA czy statusu dostawy. Warto rozszerzyć je również na bezpieczeństwo.

Powinniśmy wiedzieć nie tylko, gdzie znajduje się nasz ładunek, ale również kto w danym momencie za niego odpowiada. Należy znać odpowiedzi na te pytania:

• Kto otrzymał zlecenie? 
• Kto faktycznie realizuje transport? 
• Czy pojawił się podwykonawca? 
• Czy zmienił się kierowca lub pojazd? 
• Czy wymagania bezpieczeństwa zostały przekazane każdemu kolejnemu uczestnikowi procesu?

Jeżeli nie potrafimy odpowiedzieć na te pytania, sama kropka poruszająca się po mapie daje nam jedynie częściową widoczność.

Podwykonawstwo nie jest zagrożeniem samo w sobie

Zagrożeniem jest podwykonawstwo, nad którym tracimy kontrolę. Dlatego właściciele ładunków, operatorzy logistyczni, spedytorzy i przewoźnicy powinni traktować zarządzanie podwykonawcami jako integralną część strategii bezpieczeństwa. 

Wymagania dotyczące ochrony towaru powinny obowiązywać niezależnie od tego, czy transport realizuje bezpośredni kontrahent, czy zatwierdzony przez niego partner.

Na koniec każda firma powierzająca komuś swój towar powinna zadać sobie jedno bardzo proste pytanie:

Czy wiem, kto naprawdę przewozi dziś mój ładunek?

Jeżeli odpowiedź nie jest jednoznaczna, właśnie znaleźliśmy lukę, którą warto zamknąć.