Przełom roku to zawsze czas podsumowań oraz planów na kolejny okres. W firmie transportowej jest to okres weryfikacji dokumentów z podróży służbowych (uzupełnianie zaległych rozliczeń), weryfikacja ryczałtów za nadgodziny i pracę w nocy oraz dyżury. Wszyscy chcemy wejść w nowy rok bez zaległości – czy to się uda?
Analiza i poprawa procesów, jakie zachodzą wewnątrz firmy, to najlepszy krok do rozwoju. Skoro nowy rok zakorzenił się w naszej mentalności jako moment zmian, wykorzystajmy ten czas w pełni. Zwróćmy zatem uwagę na optymalizację obciążeń finansowych i przyjrzyjmy się jakie zmiany w 2021 roku zaczną obowiązywać od 1 stycznia.
Podwyższenie miesięcznego wynagrodzenia zgodnie z wymogami ustawy
Jak co roku, polskie przepisy wymagają dostosowania składników płacowych do wymogu osiągnięcia minimalnego wynagrodzenia miesięcznego. W 2021 roku będzie to kwota 2800 zł brutto dla pracownika na etacie. Przy tej okazji można zaprojektować w swojej firmie odpowiednią strukturę wynagrodzenia, która obniży koszty związane z nadgodzinami, dyżurami i dopłatami do płac minimalnych w Europie.
Te wymagane 200 zł brutto, można uzyskać przez wprowadzenie składnika, który będzie jednocześnie do wykorzystania w rozliczeniu płac minimalnych UE. Warto jednak zaznaczyć, że istnieją różne formy stosowania tej metody, które mają różne konsekwencje. Zastosowanie np. stałej premii może powodować podwyższenie stawki za nadgodziny. Dlatego o wiele bezpieczniejszym jest zastosowanie specjalnego, dedykowanego składnika „Wyrównanie płacy minimalnej UE”. Składnik taki prawidłowo wyrównuje polską płacę minimalną, a jednocześnie jest dedykowany dokładnie na wybrane należności płacy zagranicznej. Rozliczamy go proporcjonalnie do wysokości dopłat, a nie do liczby godzin przepracowanych w Niemczech czy Francji, gdyż liczba godzin wcale nie determinuje bezpośrednio wysokości wypłaty.
Dopasowanie wysokości diety zagranicznej oraz ryczałtów noclegowych
Podsumowanie całego roku daje bardzo dobry materiał do analiz finansowych. W praktyce takie zaawansowane analizy finansowe wykorzystują największe firmy, które są świadome tego, że nawet kilka procent oszczędności w skali dużej firmy daje wymierne efekty.
Dla mniejszych firm odpowiednie przekierowanie pieniędzy zaoszczędzonych na obciążeniach ZUS-owskich na poczet wyższych diet i noclegów oraz dodatkowych uzasadnionych składników kosztowych, które ponosi kierowca w podróży, pozwala zoptymalizować całościowy koszt zatrudnienia bez uszczerbku na wysokości świadczeń dla kierowcy. Mało tego – to rozwiązanie tworzy również przestrzeń dla podwyżki. Zgodnie art. 77(5) Kodeksu pracy można dowolnie kształtować wysokość diet zagranicznych oraz innych składników będących zwrotem kosztów, które nie są oskładkowane, a lądują bezpośrednio w kieszeni kierowcy.
Dopasowanie systemu zatrudnienia i dodatkowych specyficznych zasad rozliczania czasu pracy kierowcy
Specyfika pracy kierowcy oznacza, że oprócz standardowego czasu realizowania czynności zawodowych są jeszcze obowiązkowe płatne przerwy, których liczba i czas trwania w ciągu dnia są bardzo zmienne, do tego oczywiste sytuacje pracy w soboty i niedziele. Taki branżowy model pracy kierowcy wymaga branżowej regulacji – Ustawy o czasie pracy kierowców.
Są w niej regulacje o dodatkowej porze nocnej ograniczającej możliwość zaplanowania pracy na czas dłuższy niż 10 godzin, co może powodować powstanie nadgodzin. Warto zatem świadomie ową porę nocną ustalić. Nienazwane okresy oczekiwania oraz brak regulacji w tym zakresie powoduje, że każdy taki okres będzie potraktowany jako czas pracy, a to znacząco zwiększa liczbę nadgodzin.
Szczegółowo opisane procedury i zasady w Regulaminie Pracy wprowadzające dopasowany rodzaj dyscypliny pracy (np. zasady rozpoczynania i kończenia pracy, rejestrowania zdarzeń w tachografie, zasad identyfikacji przerw i nieusprawiedliwionych postojów, rekompensowania nadgodzin na wniosek lub bez, świadomego planowania tras uwzględniających pracę w dni wolne), może zmniejszyć nieuzasadnione koszty podlegające oskładkowaniu nawet o kilkaset złotych. W skali nawet małej firmy, są to bardzo wyraźne oszczędności, a jednocześnie nie wpływa to na wysokość zarobków samych kierowców.
Aby wprowadzone zmiany zaczęły obowiązywać od nowego roku powinny zostać ogłoszone do wiadomości minimum 14 dni wcześniej. Warto zatem już teraz zastanowić jakie 2-3 elementy skorygować, aby postanowienia z zeszłego roku nabrały wreszcie kształtu i zostały chociaż częściowo wdrożone w życie. Kolejne zmiany można zaplanować np. na przełom kwartału marzec/kwiecień 2021 r.
Fot. Shutterstock