Dificultatea principală: nu există un set unic de reguli valabil în toată Uniunea Europeană. Fiecare țară are propriile condiții, nivelul accizei se poate modifica de mai multe ori pe parcursul anului, iar cerințele de formă sunt, de regulă, stricte și foarte detaliate.
Cât se poate recupera: până la circa 200 euro la 1.000 litri
Specialiștii Eurowag arată că miza poate fi considerabilă. În funcție de stat, transportatorii pot recupera în jur de 450 până la peste 800 zloți polonezi (aproximativ 108 până la 200 euro) pentru fiecare 1.000 litri de combustibil.
„În multe țări din Uniunea Europeană, nivelul accizei se poate schimba de câteva ori într-un an, iar diferențele dintre state sunt evidente. La o singură alimentare de 1.000 litri, economiile pot depăși 800 zloți polonezi”, spune Karolina Styrcz, TAX Refund Team Leader în cadrul Eurowag Group.
Printre țările unde se anticipează rambursări mai mari se numără Belgia, Franța și Slovenia. Totuși, suma finală depinde de mai mulți factori — de la nivelul accizei din perioada respectivă până la cât de corect este pregătită documentația.
Cea mai mare bătaie de cap: documentele și regulile diferite de la o țară la alta
Ideea de rambursare e ușor de înțeles, dar implementarea e partea complicată. Cele mai multe probleme apar la strângerea actelor și la aplicarea corectă a cerințelor locale.
„Chiar și cea mai mică greșeală poate întârzia procesul de rambursare”, subliniază Katarzyna Hondowicz, Senior Tax Coordinator la Eurowag Group.
În practică, blocajele apar cel mai des din:
- informații lipsă în contractele de leasing (de exemplu, fără VIN),
- semnături sau ștampile incomplete,
- erori în documentele legate de alimentări,
- cerințe diferite de la o țară la alta.
Un exemplu menționat de experți: lipsa unei ștampile din partea companiei de leasing a împins rambursarea cu câteva luni, deși vehiculul era utilizat în mod corect.
Proceduri diferite în statele UE
La dificultățile de documente se adaugă și faptul că procedurile nu sunt uniformizate la nivel european. Rambursarea accizei este posibilă, printre altele, în Belgia, Franța, Spania, Italia, Slovenia, Croația și Ungaria — însă fiecare stat își aplică propriile reguli.
În funcție de țara în care depui cererea, autoritățile pot solicita și elemente suplimentare, precum:
- un număr de identificare fiscală (de exemplu, NIF în Spania și Belgia),
- traduceri autorizate ale documentelor,
- asocierea cardurilor de combustibil cu vehiculele utilizate.
Experții atrag atenția și asupra ritmului de decontare — lunar, trimestrial sau anual — pentru că acesta influențează direct cât timp așteaptă compania până vede banii în cont.
În unele cazuri, procesul poate dura până la doi ani
Termenul de soluționare poate varia de la câteva luni până la doi ani. În mod obișnuit, durata depinde de:
- cât de complet este dosarul,
- cerințele specifice ale autorităților locale,
- volumul de lucru din administrație,
- tipul contractelor de leasing și necesitatea traducerilor.
„Cel mai important este ca setul de documente să fie complet și completat corect încă de la început — asta poate decide dacă dosarul este aprobat. E bine să fie verificate toate semnăturile cerute, cardurile de combustibil să fie alocate camioanelor, iar în cazul leasingului contractele să fie întocmite corect”, notează Karolina Styrcz.
Cum încearcă transportatorii să grăbească rambursările
Cum perioada de așteptare poate fi lungă, unele companii apelează la soluții de finanțare sau aleg un model de decontare mai frecvent, acolo unde este posibil.
„O metodă eficientă de a simplifica recuperarea este decontarea lunară, disponibilă în Belgia, Croația și Spania. Astfel, rambursările pot veni mult mai repede decât în țările unde decontarea se face doar trimestrial — cum sunt Franța, Italia și Ungaria — sau anual, ca în Slovenia”, explică Katarzyna Hondowicz.
Economii reale, dar numai cu pregătire temeinică
Rambursarea accizei la combustibil poate fi un instrument important de optimizare a costurilor în transportul internațional. În fiecare zi, problema nu este, de cele mai multe ori, legislația în sine, ci greșelile de formă și lipsa de familiaritate cu procedurile locale.
Pentru multe firme, această posibilitate rămâne încă insuficient valorificată. În cazul flotelor mari, economiile pot ajunge la zeci de mii de zloți polonezi pe an – cu condiția ca partea administrativă să fie gestionată eficient.
