Digital und effizient: Sieben Tools, die den Arbeitsalltag der Disposition erleichtern

Disponentinnen und Disponenten erledigen eine besonders schwierige Aufgabe in der Transportlogistik. Denn sie sind gleichzeitig verantwortlich für Transportkapazitäten, Wirtschaftlichkeit der Prozesse und Rechtskonformität der Frachtvergabe. Ohne durchgängige IT-Unterstützung kann eine Person das gar nicht leisten. Abhilfe bietet eine Plattform, die sieben Tools für alle wichtigen Arbeitsbereiche verknüpft.

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06.09.2021
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Digital und effizient: Sieben Tools, die den Arbeitsalltag der Disposition erleichtern

1. Frachtführerdatenbank – 25.000 Frachtführer
Stellen Sie sich vor, Ihre Disposition verfügt über digitale „gelben Seiten“ der Transportbranche. Sie hat über eine einzige Plattform Zugriff auf 25.000 Frachtführer und sieht sofort, über welche Fahrzeugkategorien deren Flotten verfügen. Darüber hinaus weiß sie, in welchen Gegenden die Transportunternehmen tätig sind und in welchen Bereichen ihre Stärken liegen. Dann sind der nächste Vertragspartner und eine schnelle Auftragsvergabe nur noch wenige Klicks entfernt. Eine Utopie? Nicht, wenn die Disposition Zugriff auf eine Frachtführerdatenbank hat, die diese und andere wichtigen Informationen zur Verfügung stellt, die Recherchearbeit des Disponenten damit minimiert und gleichzeitig eine Welt voller Transportoptionen bereitstellt.

2. Verifizierung von Frachtführern – vertrauensbildende Vorarbeit
Wenn ein Disponent Frachten vergibt, muss er auch die rechtlichen Voraussetzungen eines Auftrags prüfen: Einen Transportauftrag dürfen nur Frachtführer erhalten, die über eine gültige Transportlizenz und aktuelle Versicherungsnachweise verfügen. Damit diese Verantwortung mit enormer Schlagkraft nicht allein auf den Schultern des Disponenten liegt, verifiziert Trans.eu die Angaben jedes registrierten Frachtführers, überprüft die Gültigkeit der offiziellen Dokumente regelmäßig und übernimmt damit einen Großteil des Risikomanagements. Als Ersteinschätzung zur Vertrauenswürdigkeit eines Frachtführers kann sich der Disponent zudem auf ein Bewertungssystem der registrierten Nutzer stützen. Mehr Informationen über die Verifizierung von Frachtführern erhalten Sie hier.

3. Private Frachtführergruppen – automatisierte Frachtvergabe
Wenn eine Spedition einmal zuverlässige und gute Vertragspartner gefunden hat, will sie die Zusammenarbeit langfristig erfolgreich gestalten. Das gelingt am besten über eine einfache Verwaltungsfunktion für individuelle Kontakte innerhalb der Plattform. Innerhalb einer privaten Gruppe kann der Disponent bei der Frachtvergabe gezielt auf „seine“ Frachtführer zurückgreifen. Gleichzeitig kann er Frachten automatisiert über diese Gruppe vergeben. So schafft er es, Frachten nicht nur schnell auf die Straße zu bringen, sondern kann sich sicher sein, dass nur solche Vertragspartner einen Auftrag bekommen, die er zuvor durch die Gruppenzufügung als vertrauenswürdig eingestuft hat. Wenn Sie mehr über die Frachtveröffentlichung in privaten Gruppen erfahren möchten, klicken Sie hier.

4. Messenger – intuitive Kommunikation
Tschüss E-Mail, hallo Chat. Was im Privaten nicht mehr wegzudenken ist, funktioniert nun auch im Business-Umfeld. Das digitale Messaging hilft Disponenten dabei, auf einfachem und vertrautem Wege schnell und in Echtzeit Nachrichten mit Frachtführern auszutauschen, Angebote einzuholen, Aufträge zu erteilen und alles Besprochene bis zur Abrechnung hin zu dokumentieren. Eine automatische Übersetzungsfunktion erleichtert die Zusammenarbeit mit ausländischen Frachtführern. Mehr Einzelheiten über unseren Messenger mit integrierter Übersetzungsfunktion gibt es hier.

5. TMS-Anbindung – nahtlose Übertragung von Transportdaten
Was nützt es, einen Auftrag vergeben und die Transportparameter verhandelt zu haben, wenn die Daten in einem System liegen und manuell in das Transport Management System (TMS) übertragen werden müssen? Wo es so läuft, hat der Disponent seinen Zeitvorsprung durch die intuitive und einfache Kommunikation und Verhandlung längst wieder verloren. Erst durch eine nahtlose Integration mit dem TMS entfällt dieser lästige, zeitraubende und fehleranfällige Zwischenschritt. Die Daten werden aus der Trans.eu-Plattform heraus via API-Schnittstelle im TMS eingepflegt und der Disponent hat noch vor Frachtfreigabe Zugriff auf die Daten der Trans.eu-Plattform. Mehr Informationen über die TMS-Integration erfahren Sie in diesem Blogartikel.

6. Smart Pricing – transparente Transportkosten
Sie kennen Ihren Auftrag und sie kennen Ihre Route. Was fehlt? Der Preis für die Erfüllung des Transportauftrags. Zur Einschätzung des finanziellen Aspekts helfen Richtwerte der marktüblichen Preise auf der aktuellen Strecke. Mittels des Smart-Pricing-Algorithmus berechnet die Trans.eu-Plattform diese Richtwerte aus den Frachtraten abgeschlossener Transaktionen. Für die Disposition bedeutet das: Transparenz und bessere Kalkulierbarkeit der Kosten. Wenn das Thema „Preisprognose“ Ihr Interesse geweckt hat, erfahren Sie hier Genaueres.

7. Carrier Sourcing – Peaks managen
Zwar freut sich der Disponent auf Trans.eu über seine geschlossene, private Gruppe seiner „Lieblingsfrachtführer“. Doch was tun, wenn Volumina derart steigen, dass selbst diese nicht genügend Frachtraum anbieten? Die Lösung: Aus einer umfassenden Frachtführerdatenbank auf Trans.eu kann der Disponent solche Überschussaufträge auffangen. So hält der Disponent auch in unvorhersehbaren Spitzenzeiten ein, was er dem Kunden verspricht. Mehr Einzelheiten zum Thema „Carrier Sourcing“ finden Sie in diesem Artikel.

Arbeit unter Zeitdruck, ökonomische Sensibilität und Management der Frachtführer: Anforderungen, die ein Disponent jeden Tag erfüllen soll. Wenn ein Disponent dafür nicht über seine Möglichkeiten hinauswachsen will, kann er seine Kompetenzen mit der passenden IT-Lösung erweitern. Sie beinhaltet alle Zutaten, die ihm den Arbeitsalltag in der Disposition erleichtern.

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