eFTI verstehen: Was Unternehmen jetzt wissen müssen

Die europäische eFTI-Verordnung verändert die Art und Weise, wie Transportinformationen zwischen Unternehmen und Behörden ausgetauscht werden können. Erstmals entsteht damit ein einheitlicher Rechtsrahmen für digitale Transportdaten in der gesamten EU, mit weitreichenden Folgen für Logistik, Spedition, Verlader und Plattformanbieter. In dieser dreiteiligen Beitragsreihe beleuchten wir, was eFTI konkret bedeutet, wie Unternehmen den neuen Rechtsrahmen einordnen sollten und welche praktischen Schritte sich daraus ergeben.

Ein neuer Rechtsrahmen für digitale Transportinformationen

Die europäische Transport- und Logistikbranche steht vor einem wichtigen digitalen Entwicklungsschritt: Mit der eFTI-Verordnung (EU) 2020/1056 schafft die Europäische Union erstmals einen verbindlichen Rechtsrahmen für die digitale Übermittlung transportrelevanter Informationen. Die Verordnung richtet sich dabei in erster Linie an Behörden. Ab Mitte 2027 sind diese verpflichtet, elektronische Transportinformationen entgegenzunehmen, sofern Unternehmen sie bereitstellen. Für die Wirtschaft bleibt der digitale Weg freiwillig: Papierdokumente bleiben zulässig, und es gibt keinen Zeitpunkt, zu dem Unternehmen zwingend auf digitale Prozesse umsteigen müssten.

Warum die eFTI-Verordnung eingeführt wurde

Hintergrund der Verordnung ist ein bislang fehlendes einheitliches Fundament für den digitalen Datenaustausch im europäischen Güterverkehr. Obwohl es bereits vielfältige digitale Lösungen gibt, fehlten verbindliche Standards, die eine europaweite Interoperabilität gewährleisten. Die eFTI-Verordnung legt deshalb fest, wie Transportdaten strukturiert sein müssen, über welche Art von Plattformen sie bereitgestellt werden können und welche Anforderungen an Sicherheit, Datenqualität und Nachvollziehbarkeit gelten. Neue Informationspflichten für Unternehmen entstehen dadurch nicht. Alles, was Unternehmen heute rechtlich bereitstellen müssen – etwa im Gefahrgutrecht, im Zollrecht oder beim Nachweis von Transportgenehmigungen –, bleibt unverändert. Die Verordnung regelt allein den zulässigen digitalen Weg.

Für Unternehmen entsteht damit eine zusätzliche, freiwillige Option. Wer Transportinformationen künftig digital übermitteln möchte, muss dafür eine nach eFTI zertifizierte Plattform nutzen oder mit Dienstleistern zusammenarbeiten, die solche Systeme bereitstellen. Der Vorteil liegt in einer einheitlichen europäischen Datensprache. Dokumente, die heute oft in Papierform transportiert oder mehrfach manuell erfasst werden, können strukturiert hinterlegt werden. Bei einer behördlichen Kontrolle lassen sich diese Informationen digital abrufen – ohne dass physische Unterlagen vorliegen müssen. Voraussetzung ist eine vollständige Bereitstellung der Daten nach dem vorgesehenen Datenmodell, das sich eng an bestehende Fachgesetze anlehnt.

Für wen lohnt sich eFTI?

Ob es sinnvoll ist, diese freiwillige Option zu nutzen, hängt stark vom jeweiligen Geschäftsmodell ab. Unternehmen mit vielen grenzüberschreitenden Transporten oder umfangreichen Dokumentationspflichten können profitieren, weil digitale Prozesse Kontrollen beschleunigen und Medienbrüche vermeiden. Wer dagegen überwiegend regional unterwegs ist oder interne Abläufe noch kaum digitalisiert hat, wird kurzfristig kaum wachsenden Wettbewerbsdruck verspüren, sich intensiver mit der eFTI-Verordnung auseinanderzusetzen. Der Rechtsrahmen ist bewusst technikneutral gestaltet und garantiert, dass Papier weiterhin denselben Rechtsstatus behält.

Wie eFTI technisch funktioniert

Technologisch betrachtet führt der Weg über sogenannte eFTI-Plattformen. Diese Systeme speichern Transportinformationen strukturiert und ermöglichen den kontrollierten Abruf durch Behörden. Jede Plattform muss zertifiziert sein und nachweisen, dass sie die europäischen Anforderungen an Interoperabilität, Zugriffsschutz, Datenintegrität und Transparenz erfüllt. Wichtig ist dabei: Behörden erhalten keinen automatischen Zugriff. Ein Abruf erfolgt nur im Rahmen einer Kontrolle oder eines rechtlichen Prüfprozesses und wird vollständig protokolliert – vergleichbar mit dem Vorlegen eines Dokuments vor Ort, jedoch in digitaler Form.

Der Stichtag 2027: Annahmepflicht für Behörden

Mitte 2027 tritt die entscheidende praktische Veränderung in Kraft: Behörden in allen EU-Mitgliedstaaten müssen elektronische Transportinformationen annehmen. Das betrifft in Deutschland insbesondere die Zollverwaltung, das Bundesamt für Logistik und Mobilität, die Polizeibehörden der Länder sowie Hafen- und Wasserstraßenbehörden. Ab diesem Zeitpunkt wird gewährleistet, dass ein Unternehmen, das sich für den digitalen Weg entscheidet, seine Daten überall im europäischen Raum rechtskonform bereitstellen kann. Nationale Sonderwege verlieren damit an Bedeutung, da EU-Standards verbindlich werden.

Diese Annahmepflicht ist ein wesentlicher Baustein der europäischen Digitalstrategie im Verkehrsbereich. Die EU verfolgt das Ziel, digitale Prozesse verlässlicher, transparenter und interoperabler zu machen. Allerdings bleibt die Entscheidung, ob ein Unternehmen diesen Weg nutzt, vollständig freiwillig. Anders als manchmal angenommen, ist die eFTI-Verordnung keine Verpflichtung zur Digitalisierung, sondern ein Ermöglichungsrahmen. Papier bleibt als Informationsform weiterhin nutzbar.

Chancen für die Praxis

Unternehmen können ihre bestehenden Abläufe beibehalten. Dennoch lohnt sich ein Blick auf die möglichen Potenziale. Gerade bei komplexen Lieferketten, regelmäßig wiederkehrenden Kontrollen oder hohem Dokumentationsaufwand kann die Möglichkeit zur digitalen Übermittlung Erleichterungen bringen. Wenn Daten einmal strukturiert abgelegt sind, lassen sie sich leichter in andere Systeme integrieren, automatisiert überprüfen und zielgerichtet bereitstellen. Auch Haftungsrisiken durch fehlerhafte manuelle Übertragungen können sinken.

Gleichzeitig darf nicht übersehen werden, dass die Einführung digitaler Prozesse organisatorische und technische Vorbereitungen erfordert. Unternehmen müssen prüfen, welche ihrer heutigen Dokumente inhaltlich den eFTI-Datenmodellen entsprechen, ob ihre Stammdatenqualität ausreicht und wie die relevanten Informationen aus Transportmanagement-, Lager- oder ERP-Systemen in eine eFTI-Plattform gelangen könnten. Schulungsbedarf entsteht vor allem dort, wo heute noch stark papierbasierte Abläufe dominieren oder wo komplexe regulatorische Daten – etwa im Gefahrgutrecht – verarbeitet werden.

Deutschland im europäischen Kontext

Durch seine zentrale Lage im europäischen Güterverkehr in Deutschland besonders stark in internationale Transportketten eingebunden. Bestehende nationale Digitalisierungsinitiativen, etwa rund um die elektronische CMR, die Digitalisierung der Hafenlogistik oder Projekte im Schienengüterverkehr, werden künftig stärker mit eFTI verzahnt werden müssen. Für Unternehmen ist dies eine Chance, weil Doppelstrukturen reduziert werden könnten. Zugleich ist es realistisch, dass es eine Übergangsphase geben wird, in der verschiedene Systeme nebeneinander bestehen – abhängig vom Reifegrad der jeweiligen Branchen und Partner.

Was Unternehmen jetzt tun sollten

Aus Unternehmenssicht ist daher vor allem eines wichtig: den eigenen Bedarf realistisch einzuschätzen. Wer selten kontrolliert wird oder mit wenig komplexen Dokumenten arbeitet, wird vorerst keinen spürbaren Nutzen aus eFTI ziehen. Wer dagegen international tätig ist, viele behördliche Schnittstellen hat oder bereits weitgehend digitalisiert arbeitet, könnte früh Vorteile sehen, weil der Datenaustausch effizienter und standardisierter wird.
Der größte Effekt entsteht stets dann, wenn mehrere Akteure in der Transportkette zusammenarbeiten und ihre Daten entlang eines gemeinsamen digitalen Prozesses bereitstellen.

Ein flexibler Rahmen für moderne Logistik

Letztlich schafft eFTI einen flexiblen Rahmen für moderne Logistik. Unternehmen können ihn nutzen, müssen es aber nicht. Die Verordnung stärkt digitale Verfahren, ohne analoge Wege einzuschränken. Sie macht Transportinformationen strukturierter, kompatibler und kontrollierbarer, ohne die unternehmerische Freiheit einzuschränken. Für die Behörden der EU-Mitgliedstaaten entsteht hingegen eine klare Verpflichtung, den digitalen Weg zu ermöglichen. Damit wird ein zentrales Hindernis für die Digitalisierung der Logistik beseitigt: der bislang fehlende europaweite Rechtsrahmen für elektronische Transportinformationen.

Mit dieser Grundlage bildet die eFTI-Verordnung einen Baustein für die Modernisierung des europäischen Güterverkehrs. Ihr Ziel ist nicht die Verpflichtung, sondern die Vereinfachung. Und genau darin liegt ihre praktische Stärke: Sie gibt Unternehmen die Freiheit, selbst zu entscheiden, wann und in welchem Umfang sie digitale Dokumente einsetzen möchten – und sorgt gleichzeitig dafür, dass diese Entscheidung künftig überall in Europa anerkannt wird.