eFTI in der Praxis: Erste Schritte, Vorteile und Herausforderungen [Teil 2]

Die eFTI-Verordnung ist beschlossen, der Zeitplan definiert und die Richtung klar. Nach dem Überblick in Teil 1 dieser Serie geht es nun um die entscheidende Frage für die Praxis: Wie setzen Spediteure und Logistikunternehmen die eFTI-Verordnung konkret um, ohne den laufenden Betrieb zu gefährden oder unnötige Komplexität aufzubauen?

Im ersten Teil der Artikelreihe stand das grundlegende Verständnis von eFTI im Mittelpunkt. Dort ging es um die Ziele der EU, den rechtlichen Rahmen der eFTI-Verordnung, den zeitlichen Fahrplan bis 2027 und die grundsätzliche Frage, welche Transportinformationen künftig elektronisch bereitgestellt werden. Aufbauend darauf richtet sich der zweite Teil konsequent auf die praktischen Aspekte aus. Er beantwortet die Fragen, die sich Spediteure, Disponenten und Logistikleitung nach der Lektüre von Teil 1 stellen: Was bedeutet eFTI konkret für meinen Betrieb, wie starte ich sinnvoll und womit muss ich im Alltag rechnen?

Der Fokus liegt bewusst auf umsetzbaren Schritten, konkret realisierbaren Vorteilen und typischen Herausforderungen. Ziel ist es, Orientierung und einen Impuls für die Umsetzung zu geben.

Was sich im Tagesgeschäft wirklich ändern wird

Die eFTI-Verordnung verändert nicht über Nacht alle Abläufe in der Transportlogistik. Papier verschwindet nicht sofort, Fahrer müssen nicht plötzlich ohne Dokumente losfahren und Speditionen müssen ihre IT nicht komplett austauschen. Der entscheidende Unterschied liegt in der Möglichkeit, transportrelevante Informationen strukturiert, digital und standardisiert bereitzustellen, sodass Kontrollbehörden diese Daten elektronisch abrufen können.

In der Praxis bedeutet das, dass Unternehmen, die eFTI nutzen, ihre Transportdaten digital vorhalten und über eine zugelassene eFTI-Plattform bereitstellen. Bei einer Kontrolle greift die Behörde auf diese Daten zu, anstatt physische Dokumente zu prüfen. Der Fahrer bleibt Ansprechpartner vor Ort, muss aber im Idealfall noch nicht einmal mit dem Fahrzeug anhalten und keine Papierunterlagen zusammensuchen. Der Spediteur kann sicher sein, dass nur Daten übermittelt werden, die den im Land geltenden Kontrollvorschriften entsprechen, während in bisher üblichen Lieferpapieren oftmals deutlich mehr Informationen enthalten sind.

Gerade für Unternehmen mit vielen grenzüberschreitenden Transporten ist dieser datenbasierte Ansatz relevant. Unterschiedliche nationale Anforderungen, Sprachbarrieren und Dokumentenformen lassen sich über standardisierte Datensätze deutlich einfacher abbilden.

Das verändert drei Dinge im Alltag:

Daten müssen vollständig und konsistent sein.
Informationen dürfen nicht nur als PDF vorliegen, sondern als strukturierte Datensätze.
Die Verantwortung für Datenqualität wird sichtbarer.

Als Praxisbeispiel schauen wir uns die Kontrolle eines deutschen LKWs mit Stückgut in Frankreich an.

Heute:

Der Fahrer sucht die ausgedruckten CMR-Dokumente und zeigt sie dem Kontrollpersonal.
Eventuell fehlen Seiten oder die Dokumente liegen nicht in der erforderlichen Sprachversion vor.
Die Kontrolle dauert länger als notwendig und der Fahrer muss eine Vielzahl von Fragen beantworten.

Mit eFTI:

Die Behörde greift über eine zertifizierte Plattform auf die strukturierten Frachtbeförderungsinformationen zu.
Absender, Empfänger, Gewicht, Gefahrgutdaten und Referenzen sind digital abrufbar.
Die Kontrollbeamten rufen die Daten ab, während der LKW rollt und können dann gezielter entscheiden, ob überhaupt ein Anhalten des Fahrzeugs erforderlich ist.
Der Fahrer bleibt Ansprechpartner, muss aber keine Dokumentenmappe mehr mitführen und durchsuchen.

Die Kontrolle wird nicht abgeschafft – sie wird effizienter.

So nähern sich Unternehmen eFTI sinnvoll in ersten Schritten

Viele Unternehmen zögern, weil sie eFTI als großes IT-Projekt wahrnehmen. Eine große Gefahr liegt im späten Einstieg. Unternehmen, die erst kurz vor verbindlicher Umsetzung reagieren, riskieren:

Zeitdruck bei IT-Anpassungen
unvorbereitete Mitarbeitende
ineffiziente Doppelstrukturen
operative Unsicherheit im internationalen Verkehr

eFTI ist kein kurzfristiges IT-Thema, sondern eine strategische Vorbereitung auf digitale Kontrollprozesse in Europa.

In der Praxis kann der Einstieg deutlich pragmatischer gehandhabt werden, wenn er früh und in klaren Etappen erfolgt.

Verständnis schaffen und Verantwortlichkeiten klären

Der erste Schritt ist nicht technischer, sondern organisatorischer Natur. Unternehmen sollten intern klären, wer für das Thema eFTI verantwortlich ist. Das können die Logistikleitung, Qualitätsmanagende oder IT-affine Mitarbeitende sein. Wichtig ist, dass diese Person das Thema koordiniert und als Schnittstelle zwischen Fachbereich, IT und externen Dienstleistern fungiert.

Parallel dazu sollten die Grundlagen der eFTI-Verordnung intern kommuniziert werden. Mitarbeitende in Disposition, Abrechnung und Fuhrpark müssen verstehen, warum eFTI kommt, was sich langfristig ändert und was zunächst gleich bleibt. Das schafft Akzeptanz und reduziert Unsicherheit.

Analyse der bestehenden Prozesse

Im nächsten Schritt lohnt sich ein genauer Blick auf die eigenen Abläufe. Hierbei helfen folgende Fragen:

Welche Transportdokumente erstellen wir heute?
Wo entstehen diese Informationen im Prozess?
In welchen Systemen liegen die Daten bereits digital vor?
Welche Informationen pflegen wir mehrfach oder manuell?

In vielen Unternehmen zeigt sich schnell, dass ein großer Teil der benötigten eFTI-Daten bereits im TMS oder ERP vorliegen. Häufig fehlen lediglich eine strukturierte Zusammenfassung und Übergabe an ein externes System.

Technische Ausgangslage prüfen

eFTI erfordert keine komplette Systemumstellung, wohl aber eine gewisse digitale Basis. Unternehmen sollten prüfen:

ob das bestehende TMS strukturierte Transportdaten ausgeben kann.
welche Schnittstellen verfügbar sind.
ob externe Dokumente, etwa von Subunternehmern, digital integriert werden müssen und können.

Gerade bei kleineren Speditionen lohnt sich hier ein pragmatischer Ansatz. Oft reicht es, einen externen eFTI-Plattform-Service zu nutzen, der die Daten entgegennimmt und im richtigen Format bereitstellt.

Die Rolle von eFTI-Plattformen

Ein zentrales Element der praktischen Umsetzung sind eFTI-Plattformen. Diese Plattformen fungieren als Vermittler zwischen Unternehmen und den föderalen Systemen bis hin zu den Kontrollbehörden. Innerhalb von eFTI stellen sie die Frachtbeförderungsinformationen den jeweiligen staatlichen Vermittlungsstellen, den sog. „eFTI-Gates“ zur Verfügung.

Aktuell entwickelt sich gerade erst der Markt für Plattformen und Plattform-Services. Es ist zu erwarten, dass innerhalb der nächsten ein bis zwei Jahre eine signifikante Menge an Plattformen entstanden sein wird.

Eine Plattform stellt sicher, dass die Daten vollständig, aktuell und im vorgeschriebenen Format verfügbar sind.

Für Spediteure bedeutet das konkret, dass sie keine direkten Schnittstellen zu Behörden aufbauen müssen. Stattdessen übergeben sie ihre Daten an eine Plattform (im eigenen Haus betrieben oder genutzt als Platform-as-a-Service (PaaS)), die zertifiziert ist und den behördlichen Zugriff ermöglicht.

Bei der Auswahl einer Plattform oder auch bei Eigenentwicklungen spielen mehrere Kriterien eine Rolle:

Einfache Anbindung an bestehende TMS- bzw. ERP-Systeme
Klare Benutzeroberflächen für Disposition und Verwaltung (falls dies nicht bereits im nachgelagerten TMS-/ERP-System erfolgt)
Transparente und faire Kostenmodelle
Erfahrung des Plattform-Anbieters im Logistikumfeld
Unterstützung / flexibler Support bei Einführung und Schulung

Ein häufiger Fehler besteht darin, nur auf den Preis zu schauen. In der Praxis zahlt sich eine Lösung aus, die Prozesse vereinfacht und nicht zusätzliche Arbeit erzeugt.

Pilotbetrieb statt Big Bang

Ein bewährter Ansatz für die Einführung von elektronischem Datenaustausch ist der Pilotbetrieb. So sollte man auch bei eFTI vorgehen. Statt alle Transporte sofort umzustellen, wählen Unternehmen einen klar abgegrenzten Bereich aus. Das kann eine bestimmte Relation, ein ausgewählter Kunde oder eine Fahrzeuggruppe sein.

Im Pilotbetrieb lassen sich dann folgende zentrale Fragen klären:

Sind die Daten vollständig?
Funktioniert der Zugriff für eFTI-Gates in Richtung der Behörden reibungslos?
Wie reagieren Fahrer und Disponenten?
Wo entstehen zusätzliche Aufwände?
Wie laufen probeweise Kontrollen ab? Gibt es Rückmeldungen seitens der Kontrollbehörden?

Die Erfahrungen aus dieser Phase bilden die Grundlage für eine schrittweise Ausweitung. Gleichzeitig lassen sich Prozesse anpassen, ohne den gesamten Betrieb zu belasten.

Vorteile von eFTI aus Sicht der Praxis

Wenn eFTI sauber umgesetzt wird, werden sich die Vorteile nicht nur in der Theorie, sondern auch in der Praxis zeigen.

Schnellere und entspanntere Kontrollen

Digitale Daten reduzieren den Stress bei Kontrollen erheblich. Fahrer müssen weniger erklären, Dokumente sind eindeutig zugeordnet und Missverständnisse nehmen ab. Im positiven Fall werden Fahrzeuge seltener für Kontrollen angehalten. Das schont Nerven und spart Zeit und damit Geld.

Weniger Fehler und Nacharbeit

Papierbasierte Prozesse sind fehleranfällig. Falsche Versionen, fehlende Seiten oder unleserliche Kopien gehören zu den häufigsten Problemen. Digitale Datensätze minimieren diese Risiken und reduzieren Rückfragen von Behörden und Kunden.

Bessere Transparenz im Unternehmen

eFTI zwingt Unternehmen, ihre Transportdaten strukturiert zu erfassen. Das schafft Klarheit über Abläufe, Verantwortlichkeiten und Datenqualität. Viele Unternehmen können diese Transparenz nutzen, um interne Prozesse zu optimieren.

Dank der in eFTI direkt umgesetzten nationalen Kontrollvorschriften mit konkreter Definition der relevanten Datenfelder ist nachvollziehbar, welche Informationen durch Kontrollbehörden angefordert und bereitgestellt wurden.

Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit

Digitale Prozesse werden zunehmend zum Standard. Unternehmen, die eFTI frühzeitig integrieren, signalisieren Professionalität und Zukunftsfähigkeit gegenüber Kunden und Partnern.

Typische Herausforderungen und wie man ihnen begegnet

So sinnvoll eFTI ist, die Einführung wird selten völlig reibungslos funktionieren. Bestimmte Herausforderungen werden in Unternehmen auftreten.

Heterogene IT-Landschaften

Gerade gewachsene Unternehmen arbeiten mit mehreren Systemen. Die Integration erfordert Abstimmung und manchmal Kompromisse. Hier hilft es, sich zunächst auf Kernprozesse zu konzentrieren und nicht jede Sonderlösung sofort abzubilden.

Schulungsbedarf bei Mitarbeitenden

Digitale Lösungen entfalten ihren Nutzen nur, wenn sie richtig genutzt werden. Kurze, praxisnahe Schulungen für Disponenten und Fahrer sind entscheidend. Theorie allein reicht nicht aus.

Zusammenarbeit mit Subunternehmern

Viele Speditionen arbeiten mit wechselnden Frachtführern. Nicht alle sind digital gleich aufgestellt. In der Übergangsphase müssen hybride Lösungen akzeptiert werden, die digitale und analoge Informationen kombinieren.

Doppelstrukturen in der Übergangszeit

Bis Behörden eFTI flächendeckend nutzen, bleiben Papierdokumente teilweise erforderlich. Unternehmen sollten diese Doppelbelastung bewusst einplanen und Prozesse klar definieren, um Chaos zu vermeiden.

Zusammenfassende Checkliste eFTI-Einstieg für Unternehmen

Die folgende Checkliste bietet eine kompakte Orientierung für den praktischen Einstieg:

Verantwortliche Person für eFTI benennen
Grundlagen und Ziele intern kommunizieren
Bestehende Transportprozesse analysieren
Verfügbare digitale Datenquellen identifizieren
IT-Systeme und Schnittstellen prüfen
Geeignete eFTI-Plattform oder Anbieter für einen eFTI-Plattform-Service auswählen
Alternativ: Entwicklung im eigenen Haus anstoßen
Pilotbetrieb mit klar definiertem Umfang starten
Mitarbeitende praxisnah schulen
Erfahrungen auswerten und Prozesse anpassen
Schrittweise Ausweitung planen

Ausblick auf Teil 3

Der dritte und letzte Teil der Artikelreihe wird den Blick auf die Unterschiede zwischen den Verkehrsträgern richten. Unter dem Titel „Besonderheiten je Verkehrsträger: Straße, Schiene, Luft, See im Überblick“ wird Teil 3 zeigen, wo sich Anforderungen, Prozesse und Umsetzungslogiken unterscheiden und worauf Unternehmen achten müssen, die multimodal unterwegs sind.

Damit schließt sich der Kreis von der regulatorischen Einordnung über die praktische Umsetzung bis hin zur verkehrsträgerspezifischen Anwendung von eFTI.