Wer transportiert Ihre Fracht tatsächlich? Die wichtigsten Punkte bei Subunternehmern
- Die Prüfung eines Frachtführers ist nur begrenzt aussagekräftig, wenn das Unternehmen nicht kontrolliert, an wen es die Sendung anschließend weitergibt.
- Sicherheitsvorgaben wie Ortung, sichere Parkplätze und Abläufe für den Umgang mit Zwischenfällen müssen für alle an der Beförderung beteiligten Unternehmen gelten – nicht nur für den Vertragspartner.
- Eine Liste zugelassener Frachtführer schützt die Ware nur dann, wenn sie klare Regeln für die Beauftragung von Subunternehmern enthält und die Zahl weiterer Vergabestufen begrenzt.
- Die Vorabmeldung sowie die Kontrolle von Fahrer und Fahrzeug bei der Abholung sind die letzten Möglichkeiten, eine Übergabe an die falsche Person zu verhindern.
Subunternehmer sind fester Bestandteil des europäischen Transportmarkts. Sie schaffen Flexibilität, helfen bei saisonalen Spitzen und ermöglichen die Abdeckung von Relationen, wenn die eigene Flotte nicht verfügbar ist. Nicht die Beauftragung von Partnerunternehmen an sich ist problematisch. Kritisch wird es, wenn mit jeder weiteren Übergabe der Überblick darüber schwindet, wer letztlich für die Ladung verantwortlich ist.
Der Vertragspartner ist bekannt. Aber wer führt den Transport aus?
Ein typischer Fall: Ein Hersteller beauftragt einen Logistikdienstleister oder Frachtführer, der zuvor ein umfangreiches Prüfverfahren durchlaufen hat. Das Unternehmen erfüllt die Vorgaben des Kunden, verfügt über die erforderlichen Prozesse und sagt ein bestimmtes Sicherheitsniveau zu.
Dann steht eine Sendung an, die aus irgendeinem Grund nicht mit einem eigenen Fahrzeug befördert werden kann. Der Auftrag wird an einen Subunternehmer weitergegeben.
Damit stellt sich sofort eine zentrale Frage: Wurde dieser Partner nach denselben Maßstäben geprüft wie der ursprünglich beauftragte Frachtführer? Und was geschieht, wenn auch der Subunternehmer die Sendung weitergibt?
Nach zwei oder drei Übergaben kennt der Eigentümer der Ware den Vertragspartner möglicherweise sehr genau. Über das Unternehmen, dessen Fahrer gerade an der Rampe eintrifft, weiß er dagegen kaum etwas. Aus Sicht der Ladungssicherheit ist das eine grundlegende Lücke.
Sicherheitsvorgaben müssen die Ladung begleiten
Verlangt der Auftraggeber vom direkten Partner ein bestimmtes Sicherheitsniveau, dürfen diese Vorgaben nicht verschwinden, sobald der Transport ausgelagert wird. Ein vorgeschriebenes Ortungssystem muss auch vom Subunternehmer eingesetzt werden. Gilt für die Fahrer die Pflicht, nur ausgewiesene Parkplätze zu nutzen, bleibt diese Regel auch bei der Übergabe an ein anderes Unternehmen bestehen.
Das gilt ebenso für den Umgang mit Zwischenfällen. Jeder Beteiligte muss wissen, was im Ernstfall zu tun ist und wie das entsprechende Verfahren in Gang gesetzt wird. Andernfalls kann der Vertrag zwar ein hohes Sicherheitsniveau vorsehen, während die tatsächliche Beförderung der Ware deutlich schlechter geschützt ist.
Besonders relevant ist das bei hochwertigen Gütern, bei Waren, die für organisierte kriminelle Gruppen besonders attraktiv sind, und bei Sendungen auf besonders risikoreichen Routen.
Sicherheit muss an die Sendung gebunden sein – nicht lediglich an den Namen des Unternehmens im Vertrag.
Ein zugelassener Frachtführer sitzt nicht automatisch am Steuer
Listen zugelassener Frachtführer sind ein wichtiges Instrument im Risikomanagement. Allein reichen sie jedoch nicht aus, wenn ein Unternehmen nach der ersten Weitergabe weder sehen noch steuern kann, wie es mit der Sendung weitergeht.
Bei der Qualifizierung eines Frachtführers sollte deshalb nicht nur die Frage im Mittelpunkt stehen: „Welche Sicherheitsstandards wenden Sie an?“ Ebenso wichtig ist: „Was passiert mit unseren Vorgaben, wenn Sie den Transport an einen Subunternehmer vergeben?“ Dazu gehören unter anderem folgende Punkte:
- Muss der Kunde der Beauftragung eines Subunternehmers zustimmen?
- Gibt es eine geschlossene Liste zugelassener Subunternehmer?
- In welchen Abständen werden diese Unternehmen erneut geprüft?
- Dürfen sie die Sendung an ein weiteres Unternehmen weitergeben?
- Ist vor der Abholung bekannt, welches Fahrzeug und welcher Fahrer tatsächlich für die Fracht eingesetzt werden?
Das schwächste Glied kann zwei Vertragsstufen entfernt sein
Eine Lieferkette ist nur so sicher wie ihr schwächstes Glied. Die Schwierigkeit: Dieses Glied kann zu einem Unternehmen gehören, das in den Prüfprozessen nicht berücksichtigt wird.
Der direkte Vertragspartner verfügt vielleicht über ein ausgereiftes Sicherheitsmanagement, schult seine Mitarbeiter regelmäßig und nutzt geeignete Technik. Gibt er die Sendung anschließend an ein Unternehmen mit anderen Standards weiter, kann sich das Schutzniveau des gesamten Transports verändern. Deshalb muss die Prüfung von Subunternehmern Teil des Lieferantenmanagements sein und darf nicht allein der Transportabteilung überlassen werden.
Es genügt nicht, den Vertragspartner zu kennen. Unternehmen müssen auch wissen, wer physischen Zugriff auf ihre Fracht hat.
Mit jeder weiteren Stufe sinkt die Transparenz
Jeder zusätzliche Beteiligte bringt weitere Kommunikationswege, Systeme, Mitarbeiter und Übergabepunkte mit sich. An jeder dieser Stellen können Informationen falsch verstanden oder Vorgaben übersehen werden.
Das bedeutet nicht, dass Subunternehmer grundsätzlich ausgeschlossen werden müssen. In der modernen Logistik wäre das häufig unrealistisch. Entscheidend ist vielmehr, dass Unternehmen die Regeln für ihren Einsatz kontrollieren.
Sie sollten wissen, ob weitere Vergaben erlaubt sind, unter welchen Bedingungen sie erfolgen dürfen und wer den nächsten Frachtführer prüft. Außerdem muss vor der Abholung feststehen, welches Unternehmen, welches Fahrzeug und welcher Fahrer den Transport tatsächlich durchführen.
Bei besonders risikoreichen Sendungen kann es sinnvoll sein, die Zahl der Vergabestufen zu begrenzen oder den konkret eingesetzten Frachtführer vorab genehmigen zu lassen.
Bei der Abholung lässt sich die Übergabe noch stoppen
Selbst ein sorgfältiges Prüfverfahren für Frachtführer kann Lücken aufweisen. Deshalb ist die Kontrolle am Abholort ebenso wichtig.
Das Lager muss genau wissen, wer erwartet wird. Angaben zu Transportunternehmen, Fahrer und Fahrzeug müssen mit den zuvor übermittelten Daten übereinstimmen. Jede ungeplante Änderung sollte zusätzliche Prüfungen auslösen und nicht als bloße Unannehmlichkeit im Tagesgeschäft abgetan werden.
Für einen anderen Fahrer, ein abweichendes Fahrzeug oder ein neues Transportunternehmen kann es in einem schnelllebigen Logistikbetrieb durchaus einen legitimen Grund geben. Problematisch wird es, wenn Zeitdruck dazu führt, dass niemand die Änderung überprüft.
Die wenigen Minuten für eine Bestätigung sind in der Regel deutlich weniger kostspielig, als wertvolle Fracht an die falsche Person herauszugeben.
Transparenz muss bis zur Zustellung reichen
Wenn Unternehmen von durchgängiger Transparenz sprechen, meinen sie meist den Standort der Sendung, die voraussichtliche Ankunft oder den Zustellstatus. Auch die Sicherheitsverantwortung muss zu diesem Verständnis gehören.
Es reicht nicht aus zu wissen, wo sich die Fracht befindet. Ebenso wichtig ist die Frage, wer in jeder Phase für sie verantwortlich ist. Unternehmen sollten folgende Fragen beantworten können:
- Wer hat den Transportauftrag erhalten?
- Wer befördert die Sendung tatsächlich?
- Wurde ein Subunternehmer eingeschaltet?
- Haben sich Fahrer oder Fahrzeug geändert?
- Wurden die Sicherheitsvorgaben an alle Beteiligten weitergegeben?
Wenn diese Fragen offenbleiben, bietet ein bewegter Punkt auf der Karte nur einen Teil der erforderlichen Transparenz.
Subunternehmer sind nicht automatisch ein Sicherheitsrisiko
Das eigentliche Risiko entsteht durch Vergaben, die niemand kontrollieren kann. Verlader, Logistikdienstleister, Speditionen und Frachtführer sollten das Management von Subunternehmern deshalb als festen Bestandteil ihrer Sicherheitsstrategie behandeln.
Die Anforderungen an den Schutz der Fracht müssen unabhängig davon gelten, ob der direkte Vertragspartner den Transport selbst übernimmt oder einen von ihm zugelassenen Partner einsetzt.
Jedes Unternehmen, das seine Fracht an einen anderen Beteiligten übergibt, sollte sich eine einfache Frage stellen:
Weiß ich, wer meine Ladung heute tatsächlich befördert?
Ist die Antwort unklar, wurde eine Sicherheitslücke sichtbar – und sie sollte geschlossen werden.
Dieser Beitrag gehört zu einer offenen Serie über die wachsende Gefahr von Ladungsdiebstahl und Sicherheitsprobleme in der Transportbranche. Die Serie zeigt, wie kriminelle Gruppen vorgehen und wie Unternehmen ihre Fracht und Fahrer besser schützen können. Alle Beiträge finden Sie unter dem Hashtag #ladungssicherheit.
