Wie lassen sich typische Fehler vermeiden und Zollabfertigungen effizient organisieren? Karolina Bilska, Trade Advisor bei DACHSER Polska, berichtet aus ihrer täglichen Arbeit. Dabei räumt sie mit verbreiteten Irrtümern auf und zeigt, welche Maßnahmen internationalen Versendern in der Praxis helfen.
Die Zollabfertigung führt zwangsläufig zu langen Verzögerungen
Viele Unternehmen gehen noch immer davon aus, dass eine Zollabfertigung automatisch mehrere Tage Wartezeit bedeutet. Das muss nicht der Fall sein: Sind die Abläufe gut vorbereitet, kann die Abfertigung zügig und planbar erfolgen.
Entscheidend ist, die Unterlagen bereits vor dem Eintreffen der Sendung im Lager zu prüfen. Dazu gehören die Handelsrechnung sowie alle Dokumente, die für die jeweiligen Waren und das Zielland erforderlich sind. Liegen die vollständigen Unterlagen rechtzeitig vor, kann die Zollabfertigung in manchen Fällen innerhalb eines Tages abgeschlossen werden.
Mit den Zollformalitäten beginnt man erst, wenn die Sendung fertig ist
Wer sich erst nach dem Verpacken der Ware mit den Zollformalitäten befasst, riskiert unnötige Wartezeiten. Die Vorbereitung sollte parallel zur Transportplanung beginnen.
Zollanmeldungen lassen sich häufig schon während der Organisation des Transports vorbereiten. Auf bestimmten Routen ist zudem eine Voranmeldung möglich, bevor die Sendung die Grenze erreicht. Dadurch kann die Abfertigung früher beginnen und sich die Aufenthaltsdauer an der Grenze deutlich verkürzen.
Zolldokumente verursachen immer einen hohen Papieraufwand
Digitale Lösungen haben die Zollabwicklung grundlegend verändert. In den meisten Fällen können die erforderlichen Unterlagen bereits bei der Transportbeauftragung elektronisch übermittelt werden. Originale sind nur noch in bestimmten Fällen erforderlich.
Auch die Erteilung einer Vollmacht an eine Zollagentur lässt sich heute einfacher abwickeln. Mit einer elektronischen Signatur kann der Vorgang vollständig aus der Ferne erfolgen. Wurde die Vollmacht korrekt erteilt, kann die Registrierung in PUESC über den Registrierungsservice der Zentralen Registrierungsabteilung während der Arbeitszeit mehrere Stunden dauern.
Digitale Prozesse schließen das Risiko fehlerhafter Angaben jedoch nicht aus. Schon kleine Abweichungen in Zollanmeldungen, Transportpapieren oder Handelsrechnungen können Korrekturen erforderlich machen. Außerdem können zusätzliche Kontrollen angeordnet werden. Fehlerhafte Angaben können zudem verhindern, dass die Ware zum gewünschten Zollverfahren überlassen wird.
Auch die Cybersicherheit und die Anbindung unternehmensinterner IT-Systeme an Zollplattformen gewinnen an Bedeutung. Wer Abläufe automatisiert, muss seine Daten schützen und die Verfügbarkeit der Systeme sicherstellen. Ein Ausfall oder ein Fehler an einer Schnittstelle kann sich unmittelbar auf die Lieferzeit auswirken.
Ein Zollspezialist ist nicht erforderlich
Zollvorschriften ändern sich regelmäßig. Für viele Unternehmen ist es schwierig, jede gesetzliche Neuerung im Blick zu behalten – insbesondere dann, wenn Exporte nicht zum Kerngeschäft gehören.
Deshalb greifen Unternehmen zunehmend auf erfahrene Zollagenten zurück. Diese übernehmen nicht nur die Erstellung von Anmeldungen. Sie verfolgen regulatorische Änderungen, empfehlen passende Lösungen und vertreten das Unternehmen bei der Kontrolle von Waren, die Gegenstand einer Zollanmeldung sind.
Eine solche Unterstützung kann das Risiko formaler Fehler senken. Dadurch lassen sich zusätzliche Kosten und eine verlängerte Abfertigungsdauer vermeiden.
Die Zollabfertigung beschränkt sich auf die Ausfuhranmeldung
Bei Sendungen, die die Europäische Union verlassen, können neben der Ausfuhranmeldung weitere Nachweise zum Status oder zur Herkunft der Waren erforderlich sein.
Je nach Zielland gehören dazu beispielsweise EUR.1-Warenverkehrsbescheinigungen zum Nachweis des Präferenzursprungs, A.TR.-Bescheinigungen im Handel mit der Türkei oder T2L- und T2LF-Dokumente zum Nachweis des zollrechtlichen Unionsstatus.
Für bestimmte Warengruppen sind außerdem zusätzliche Kontrollen vorgeschrieben. Lebensmittel und landwirtschaftliche Erzeugnisse müssen beispielsweise unter Umständen von den zuständigen Behörden geprüft werden. Werden solche Kontrollen frühzeitig organisiert, sinkt das Risiko, dass die Sendung an der Grenze festgehalten wird.
Exporte außerhalb der EU belasten immer die Liquidität
Nicht allen Unternehmen ist bekannt, dass die Einfuhrumsatzsteuer unter den Voraussetzungen des Artikels 33a des polnischen Umsatzsteuergesetzes abgewickelt werden kann. Statt die Steuer direkt bei der Zollabfertigung zu entrichten, kann der Importeur den fälligen Betrag unmittelbar in seiner Umsatzsteuererklärung angeben.
Diese Möglichkeit ist an bestimmte Bedingungen geknüpft. Der Importeur muss als aktiver Umsatzsteuerpflichtiger registriert sein, und die Waren müssen für steuerpflichtige Tätigkeiten verwendet werden. Zusätzlich sind die erforderlichen Nachweise einzureichen, darunter Erklärungen über das Fehlen offener Zahlungen gegenüber ZUS oder dem Finanzamt. Für viele Unternehmen kann dieses Verfahren die Liquidität verbessern und zusätzlichen Spielraum bei der Steuerung des Betriebskapitals schaffen.
Transporte ins Vereinigte Königreich sind grundsätzlich langsam und kompliziert
Der Brexit hat die Zahl der Formalitäten erhöht. Mit klar organisierten Abläufen bleiben jedoch kurze und planbare Laufzeiten möglich.
Werden Ausfuhr- und Einfuhranmeldungen bereits im Lager parallel vorbereitet und erfolgt die Zollabfertigung über eine Voranmeldung, kann der Transport ins Vereinigte Königreich drei bis vier Werktage dauern – zuzüglich der für die Abfertigung benötigten Zeit.
Hilfreich ist außerdem ein eigenes Netzwerk von Zollagenturen im Zielland. Dadurch können zusätzliche Vermittler entfallen und die Abläufe besser koordiniert werden.
Außerhalb der EU gelten überall weitgehend dieselben Exportregeln
Jedes Land außerhalb der Europäischen Union hat eigene organisatorische Vorgaben. Norwegen zeigt besonders deutlich, welche Bedeutung digitale Zollprozesse inzwischen haben.
Mit dem System Digitoll kann die Einfuhrabfertigung bereits vor Beginn des Transports vorbereitet werden. Das kann die Bearbeitungszeit an der Grenze verkürzen, das Verzögerungsrisiko verringern und die gesamte Transportkette besser planbar machen.
Auch für die Schweiz ist eine frühzeitige Vorbereitung wichtig. Werden die richtigen Unterlagen bereitgestellt und bleibt der Kontakt zum Empfänger eng, können die Einfuhrformalitäten bereits zu Beginn der Sendung effizient organisiert werden.
Checkliste: 10 Punkte für eine reibungslose Zollabwicklung
Zollverfahren wirken oft kompliziert. Viele Schwierigkeiten lassen sich jedoch vermeiden, wenn die Vorbereitung stimmt. Wichtig sind vor allem diese Punkte:
- die Zollabfertigung gemeinsam mit dem Transport planen,
- alle Unterlagen frühzeitig prüfen,
- elektronische Dokumentenprozesse nutzen,
- gesetzliche Änderungen kontinuierlich verfolgen,
- mit erfahrenen Zollagenten zusammenarbeiten,
- die für den jeweiligen Markt erforderlichen Dokumente auswählen,
- verfügbare steuerliche Vereinfachungen prüfen,
- moderne digitale Systeme einsetzen,
- Unterlagen elektronisch archivieren,
- regelmäßig mit den für Transport und Zollabwicklung zuständigen Spezialisten kommunizieren.
Exporte außerhalb der Europäischen Union sind nicht zwangsläufig mit übermäßig komplexen Abläufen oder hohen Risiken verbunden. Digitale Prozesse, Automatisierung und fachkundige Unterstützung können eine effiziente Zollabwicklung unterstützen. Sorgfältige Vorbereitung, aktuelle Kenntnisse der Vorschriften und ein Logistikpartner mit Erfahrung in Zollfragen können dazu beitragen, Formalitäten zu reduzieren, Lieferzeiten zu verkürzen und kostspielige Fehler zu vermeiden. Deren Folgen können im internationalen Handel erheblich sein.
