DeCA in Spanien: Was Transportunternehmen ab Oktober 2026 beachten müssen

Dieser Leitfaden stützt sich auf die offiziellen Informationen und die häufig gestellten Fragen des spanischen Verkehrsministeriums. Er zeigt, für welche Transporte DeCA gilt, wer für das Dokument zuständig ist und wie sich Transportunternehmen auf die neue Pflicht vorbereiten können.

Die Digitalisierung ändert nichts an der bisherigen Verteilung der Verantwortung zwischen den beteiligten Parteien. Neu ist vor allem das Format: Ab dem genannten Stichtag muss das Dokument elektronisch vorliegen, die technischen Vorgaben erfüllen und bei einer Verkehrskontrolle abrufbar sein.

Was ist DeCA?

DeCA ist ein elektronisches Verwaltungs- und Kontrolldokument für bestimmte entgeltliche Gütertransporte auf spanischen Straßen.

Die Grundlage bilden Artikel 222 des Königlichen Dekrets 1211/1990 und die Verordnung FOM/2861/2012. Das Gesetz über nachhaltige Mobilität 9/2025 legte den Termin für die verpflichtende Digitalisierung fest. Die technischen Anforderungen wurden in einer Resolution vom 5. Juni 2026 geregelt. Ab dem 5. Oktober 2026 muss DeCA elektronisch ausgestellt werden.

Für welche Transporte gilt die Pflicht?

DeCA wird benötigt für:

• innerstaatliche Gütertransporte, die vollständig innerhalb Spaniens stattfinden;
• Kabotagebeförderungen in Spanien.

Nicht erforderlich ist das Dokument bei:

• internationalen Transporten, die Spanien lediglich auf einem Teil der Strecke durchqueren;
• Werkverkehr, der im Rahmen der eigenen Geschäftstätigkeit eines Unternehmens durchgeführt wird.

Für internationale Transporte gelten weiterhin die Dokumente, die nach den jeweils maßgeblichen Übereinkommen erforderlich sind.

Benötigen polnische Transportunternehmen ein DeCA?

Ja, sofern sie Kabotage in Spanien durchführen.

Ein polnisches Unternehmen, das Waren im internationalen Verkehr nach Spanien bringt, muss für diese grenzüberschreitende Fahrt kein DeCA erstellen. Führt es nach der Entladung jedoch noch einen Transport zwischen zwei Orten in Spanien durch, handelt es sich um Kabotage.

Für diese Beförderung ist ein elektronisches DeCA erforderlich.

Wird der eCMR am 5. Oktober verpflichtend?

Nein.

Das spanische Ministerium behandelt beide Dokumente ausdrücklich getrennt. DeCA betrifft innerstaatliche Transporte und Kabotage. Der eCMR ist dagegen die elektronische Variante des internationalen Frachtbriefs.

Die verpflichtende Einführung von DeCA macht den eCMR nicht automatisch zur Pflicht.

Gibt es eine sanktionsfreie Übergangszeit?

Eine weitere Schonfrist ist nicht vorgesehen.

Das Gesetz über nachhaltige Mobilität hat bereits eine Übergangsregelung geschaffen und den 5. Oktober 2026 als Ende der Frist für die verpflichtende Digitalisierung festgelegt.

Nach diesem Datum ist keine zusätzliche Phase geplant, in der das Fehlen eines digitalen Dokuments noch ohne Sanktionen bleiben würde.

Müssen Unternehmen eine Anwendung des Ministeriums nutzen?

Nein.

DeCA ist weder eine Anwendung noch eine Plattform des spanischen Verkehrsministeriums.

Jedes Unternehmen muss:

• sein eigenes System einsetzen;
• die Dokumentenverwaltung an einen externen Dienstleister auslagern können;
• eine lesbare PDF-Datei erzeugen;
• die Datei in einem Verzeichnis bereitstellen, aus dem sie bei einer Kontrolle heruntergeladen werden kann.

Es besteht keine Pflicht, jedes Dokument auf eine zentrale staatliche Plattform hochzuladen.

Muss die Domain für die Dokumente vorab registriert werden?

Nein.

Mit der Resolution vom 5. Juni 2026 entfiel die Pflicht, die Domain für die Ablage der DeCA-Dokumente im Voraus zu registrieren.

Benötigt das DeCA-System eine Zertifizierung?

Nein.

Anwendungen zur Erstellung und Verwaltung von DeCA-Dokumenten müssen nicht zertifiziert werden.

Das Ministerium weist zugleich darauf hin, dass solche Anwendungen nicht mit eFTI-Plattformen verwechselt werden dürfen. Für diese gelten gesonderte Zertifizierungsvorgaben.

Wer erstellt das Dokument?

Die Vorschriften schreiben nicht vor, welche Partei das Dokument technisch erzeugen muss.

Die formale Verantwortung liegt jedoch bei:

• dem Auftraggeber, der den Transport beauftragt;
• dem ausführenden Verkehrsunternehmen.

Beide Parteien müssen außerdem sicherstellen, dass sich das Dokument im Fahrzeug befindet oder dem Fahrer zugänglich gemacht wird. Der Auftraggeber kann eine Haftung für ein fehlendes Dokument vermeiden, wenn er nachweisen kann, dass er es ausgestellt hat.

Was gilt bei Subunternehmern?

In einer Subunternehmerkette tragen folgende Parteien die Verantwortung für DeCA:

• das ausführende Verkehrsunternehmen, das den Transport tatsächlich durchführt;
• der Auftraggeber, der diesen Transport direkt an das ausführende Verkehrsunternehmen vergeben hat.

Vergibt Unternehmen A den Transport an Unternehmen B weiter, gilt:

• Unternehmen B ist das ausführende Verkehrsunternehmen;
• Unternehmen A wird für diesen Auftrag zum direkten Auftraggeber.

Für DeCA sind somit das letzte Unternehmen in der Transportkette und derjenige entscheidend, der dieses Unternehmen unmittelbar beauftragt hat.

Welche Angaben muss DeCA enthalten?

Mindestens erforderlich sind:

• Name oder Firmenname, Steueridentifikationsnummer und Anschrift des Auftraggebers;
• Name oder Firmenname und Steueridentifikationsnummer des ausführenden Verkehrsunternehmens;
• Abhol- und Lieferort der Sendung;
• Art und Gewicht der beförderten Güter;
• Angaben zu einer gegebenenfalls erforderlichen Sondergenehmigung;
• Datum der Beförderung;
• Kennzeichen der Zugmaschine sowie des Sattelaufliegers oder Anhängers;
• Bemerkungen und Vorbehalte, sofern eine der Parteien deren Aufnahme verlangt.

Der Auftraggeber ist für die Angaben zu den beteiligten Parteien, den Abhol- und Lieferorten sowie zur Ladung verantwortlich.

Das ausführende Verkehrsunternehmen muss die Angaben zu Sondergenehmigungen, zum Transportdatum und zu den Fahrzeugkennzeichen bereitstellen.

Was passiert bei einem Fahrzeugwechsel?

Ein Fahrzeugwechsel muss in DeCA dokumentiert werden.

Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:

• Die bestehende PDF-Datei wird um die neuen Angaben und den Grund der Änderung ergänzt. Die bisherigen Informationen müssen erhalten bleiben und eindeutig als nicht mehr aktuell gekennzeichnet werden.
• Es wird eine neue PDF-Datei mit dem vollständigen Datensatz erstellt.

Wird das bestehende Dokument angepasst, bleiben seine Webadresse und der QR-Code unverändert.

Bei einer neuen Datei ändern sich sowohl die Webadresse als auch der QR-Code. Die vorherige Version muss dann aufbewahrt werden, damit die gesamte Änderungshistorie nachvollziehbar bleibt.

Der Fahrer muss entweder die aktualisierte Fassung oder die neue Datei erhalten.

Können mehrere Sendungen in einem DeCA erfasst werden?

Ja.

Ein Dokument kann mehrere Be- oder Entladevorgänge abdecken, sofern bei allen Vorgängen dieselben Parteien beteiligt sind:

• der Auftraggeber;
• das ausführende Verkehrsunternehmen.

Die Angaben zu jeder einzelnen Sendung müssen klar voneinander getrennt und eindeutig zugeordnet sein.

Die Reihenfolge der Sendungen im Dokument muss nicht der Reihenfolge entsprechen, in der die einzelnen Vorgänge tatsächlich durchgeführt werden.

Muss DeCA unterschrieben werden?

Nein.

Das Dokument bleibt auch ohne Unterschrift gültig.

Die Parteien können freiwillig eine elektronische Signatur verwenden. Zulässig sind:

• eine fortgeschrittene elektronische Signatur;
• eine qualifizierte elektronische Signatur.

Eine fortgeschrittene Signatur kann beispielsweise mit einem einmaligen Passwort oder biometrischen Daten verknüpft werden, die der betreffenden Person und dem Dokument zugeordnet sind.

Kann für DeCA ein CMR-Format verwendet werden?

Das Erscheinungsbild eines CMR-Frachtbriefs kann übernommen werden. Dadurch ändert sich jedoch nicht die rechtliche Einordnung des Transports.

Die Vorschriften erlauben auch Formate, die auf anderen Transportdokumenten basieren, sofern sie sämtliche für DeCA vorgeschriebenen Angaben enthalten.

Das Dokument muss Auftraggeber und ausführendes Verkehrsunternehmen eindeutig voneinander unterscheiden.

Die Verwendung eines CMR-ähnlichen Formulars bei einem innerstaatlichen Transport bedeutet nicht, dass die Beförderung dem CMR-Übereinkommen unterliegt.

Was gilt beim Transport gefährlicher Güter?

Beim Transport gefährlicher Güter sind zwei unterschiedliche Dokumente relevant:

• das nach ADR erforderliche Beförderungspapier;
• das DeCA-Dokument.

Unternehmen können zwei getrennte Dokumente verwenden oder beide in einer Datei zusammenführen.

Bei einer Zusammenfassung muss die Datei:

• alle für DeCA vorgeschriebenen Angaben enthalten;
• die technischen Anforderungen der Resolution vom 5. Juni 2026 erfüllen;
• Auftraggeber und ausführendes Verkehrsunternehmen klar ausweisen;
• elektronisch ausgestellt werden.

Eine Unterschrift ist nicht erforderlich.

Was muss der Fahrer dabeihaben?

Der Fahrer muss während des laufenden Transports auf das aktuelle elektronische Dokument zugreifen können.

Die Datei muss so bereitgestellt werden, dass Kontrollbehörden sie bei einer Verkehrskontrolle einsehen oder herunterladen können.

Ändern sich während der Fahrt Angaben, muss der Fahrer die aktualisierte Version erhalten.

Checkliste für polnische Transportunternehmen

Vor einem innerstaatlichen Transport oder einer Kabotagebeförderung in Spanien sollten Unternehmen folgende Punkte prüfen:

• Fällt der konkrete Transport unter die DeCA-Pflicht?
• Welche Partei ist der Auftraggeber?
• Welches Unternehmen führt den Transport tatsächlich aus?
• Wer erstellt das Dokument?
• Enthält die Datei alle Pflichtangaben?
• Sind die Kennzeichen von Zugmaschine und Anhänger korrekt?
• Kann der Fahrer unterwegs auf das Dokument zugreifen?
• Gibt es einen Ablauf für die Aktualisierung der Angaben?
• Wird die vollständige Änderungshistorie aufbewahrt?
• Kann das Dokument bei einer Kontrolle angezeigt oder heruntergeladen werden?

Eine PDF-Datei allein genügt nicht. Das Dokument muss während der gesamten Fahrt aktuell und zugänglich sein und die für den Transport verantwortlichen Parteien korrekt ausweisen.