Logistyka wewnętrzna, składowanie, ale też transport… Zasady, wywodzącej się z Japonii filozofii Kaizen stosować można praktycznie w każdej dziedzinie. To właśnie na bazie Kaizen funkcjonuje w zachodniej gospodarce wiele systemów zarządzania. Konsekwentne stosowanie prostych reguł przekłada się od lat na konkretne rezultaty w takich japońskich firmach jak: Honda, Toyota czy Sony, ale również coraz częściej w przedsiębiorstwach europejskich. Już dziesięć lat temu system wdrożono np. w polskiej grupie Synthos.
Nazwa Kaizen to w istocie zbitka dwóch słów: kai (tzn. zmiana) oraz zen (tzn. dobry). Łącznie oznacza to ciągłe ulepszanie. Założeniem Kaizen jest wdrażanie nawet drobnych usprawnień we wszystkich dziedzinach działalności i na każdym stanowisku pracy. W praktyce, zastosowanie filozofii Kaizen w przedsiębiorstwie polega na zaangażowaniu wszystkich pracowników, niezależnie od szczebla na jakim funkcjonują. Celem jest poszukiwanie pomysłów na ulepszenie własnego środowiska pracy. Mogą zgłaszać propozycje usprawnień tych stanowisk, bo to oni znają je najlepiej.
Kaizen przełamuje bariery organizacyjne, umożliwiając szeregowym pracownikom wpływ na sposób, w jaki ich praca jest wykonywana
Dodatkową motywacją jest nagradzanie pracowników za ich pomysły. Kaizen to w istocie zestaw kilku (niektórzy wyliczają ich kilkanaście) podstawowych zasad. Wszystkie dotyczą działania, reagowania na jego efekty, zapobiegania kłopotom, minimalizacji ryzyka popełniania błędów, radzenia sobie w określonych sytuacjach. I to właśnie słowo “problem” uznać można za swoisty klucz. To ono bowiem, zdaniem zwolenników “kaizenowskiego myślenia” jest głównym motorem działania, to właśnie problem generuje… możliwości. Nic innego właśnie jak problem na stanowisku pracy tworzy bazę dla nowych pomysłów, zmierzających do tego, jak go rozwiązać.
Nie ma sytuacji bez wyjścia
Wyjście może być bardzo proste, na początku należy, wg. Kaizen, zastosować zasadę pięciu pytań (5 Why): dlaczego? Stosuje się ją po to, by ustalić podstawową przyczynę problemu. Zadawanie kilku pytań (dlaczego?) pozwala dojść do źródła zakłóceń, gruntownie zbadać przyczynę i skupić się na ich skutecznym rozwiązywaniu. Dowiadujemy się nie tylko dlaczego problem powstał, ale również dlaczego go nie zauważaliśmy? Ważne by analizę prowadzić krok po kroku i skupić się na przyczynach leżących w procesach, a nie ludziach.
Warto szukać rozwiązań możliwych do zastosowania!
Pomysły warto czerpać od wszystkich, a inspiracje są wszędzie – to jedna z podstawowych zasad Kaizen. Już wiele lat w japońskich, amerykańskich czy zachodnioeuropejskich fabrykach wprowadzono system informowania (skrzynki) o propozycjach rozwiązań do wdrożenia. Najpierw wiele osób patrzyło na nie sceptycznie, później przyjęły się. Ważne aby w każdej sytuacji odrzucać ustalony stan rzeczy, a z drugiej strony nie przyjmować do siebie wymówek, że czegoś nie da zrobić. Istotne jest też to, by szukając nowych rozwiązań koncentrować się na tych, które są aktualnie realne, które można zastosować.
Nie ma co czekać na idealne rozwiązania, warto wybierać te proste
Kaizen radzi koncentrować się na ulepszaniu, tym co trudne i skomplikowane w realizacji nie ma sensu zawracać sobie głowy. Ważne jest by twardo “stąpać po ziemi”, sięgać po rozwiązania proste, ale skuteczne. Praktyka dowodzi, że czasem, szczególnie w procesach logistycznych czy magazynowych rozwiązania lepsze są na wyciągnięcie ręki, korzyść przynieść może np. dość prosta optymalizacja tras komunikacyjnych w magazynie. Jeśli okaże się, że nadal sytuacja jest daleka od ideału warto natychmiast korygować ewentualne pomyłki czy błędy.
Pieniądze nie zawsze są panaceum
Kaizen zdecydowanie zaprzecza logice myślenia, że pieniądze “załatwią” wszystko. W filozofii Kaizen ważniejsza jest pomysłowość i spryt. Odpowiedzi na wiele pytań można znaleźć w sąsiedztwie, w otoczeniu, nie trzeba na to wydać ani grosza. Zawsze warto próbować sobie odpowiedzieć na pytanie, jak mogę dany rozwiązać problem bez pieniędzy?
Ciągle “do przodu”!
Filozofia Kaizen uświadamia też, że żaden proces nie jest skończony. To, że coś ulepszyliśmy, udoskonaliliśmy nie oznacza, że możemy spocząć na laurach. Czekają bowiem następne wyzwania, kolejne małe kroki.
Za tydzień kolejna część artykułu
Foto: pixabay.com