Elmúlt ismét egy év, ez többek között azt jelenti, hogy a biztonsági tanácsadóknak értékelniük kell az előző évet egy éves jelentésben. De mik a követelmények ezzel a jelentéssel kapcsolatban? A továbbiakban ezek kerülnek bemutatásra.
A veszélyes áru szállításban érintett vállalkozásoknak biztonsági tanácsadót kell állandó jelleggel kinevezniük (kivéve a csak mentességi szállításokban érintett cégeket). A tanácsadó egyik feladata, hogy a naptári év lezárását követően írásban össze kell foglalnia, illetve értékelnie kell az elmúlt időszakot. Néhány évvel ezelőtt még csak ennyi volt a követelmény, ebből adódóan számos igen rövidre sikeredet jelentéssel is lehetett találkozni, volt olyan, ami elfért egy A4 lap felén. Ekkor még határidő sem volt megszabva az elkészítésre, így olyan esetek is előfordultak, hogy akár évekkel később születtek meg az összefoglalók.
A fentieket tette rendbe a 2014-ben megjelent új tanácsadói rendelet (25/2014. (IV. 30.) NFM rendelet). Ez alapján a jelentést a tanácsadónak a tárgyévet követő év május 31-ig kell elkészítenie. Ezen felül a rendelet 1. mellékletében rögzítve lettek a minimális tartalmi követelmények:
- Vállalkozás adatai
- Biztonsági tanácsadó adatai
- Vállalkozás tevékenységének bemutatása
- Szerepkörök
- Alágazatok
- Veszélyes áruk mennyisége
- Saját szállító járművek adatai
- Engedélyek, belső utasítások
- Oktatások
- Ellenőrzések
- Belső ellenőrzések
- Hatósági ellenőrzések
- Balesetek
- Tanácsadó észrevételei, javaslatai
Természetesen egy lelkiismeretes tanácsadó ezelőtt is hasonló tartalommal és belátható határidőn belül készítette el a jelentését, mert igazából a tanácsadó érdeke, hogy minden tevékenysége, észrevétele javaslata írásban rögzítésre kerüljön. Ennek segítségével (is) tudja igazolni, hogy a tevékenysége során mindent elkövetett a biztonságos szállítások érdekében.
A megfelelő dokumentum összeállítása érdekében a vállalkozásnak adatot kell szolgáltatnia (pl.: felelősök, szállított mennyiségek, szállító járművek adatai). A határidő tartása érdekében ezért már az adatbekérést érdemes elkezdeni a tárgyévet követő év elején. Sok esetben még ilyenkor is csak az utolsó pillanatban (illetve néha azután) sikerül lezárni a folyamatot. Megfelelő adatszolgáltatás hiányában a tanácsadó, amennyiben meg kíván felelni a jogszabályi elvárásoknak, kénytelen hiányosan összeállítani a jelentést.
A jelentés a vállalkozás részére készül, de fontos megemlíteni, hogy telephelyi ellenőrzések során a hatóság rendszerint el szokta kérni, sőt gyakran csatolják a jegyzőkönyv mellé is. Éppen ezért érdemes az érintetteknek figyelnie arra, hogy a jelentésben szereplő észrevételekre, javaslatokra intézkedéseket hozzanak, mert ellenkező esetben a hatósági is felfigyelhet a hiányosságra, de ilyenkor ez már jellemzően bírsággal is szokott járni.
Ha több telephelye is van a vállalkozásnak, javasolt minden telephelyen egy másolati példányt biztosítani, vagy legalább elektronikus úton minden érintettnek hozzáférhetővé tenni.
Az éves jelentés naptári évre készül, ami nem minden esetben egyeztethető össze az üzleti évvel. Előfordul, hogy ennek kapcsán két (vagy akár több) különböző jelentés is születik: külön készül a jogszabályi megfelelés céljából, és külön változat készül az üzleti évre vetítve (akár eltérő tartalommal). Arra is volt már példa, hogy az adott év folyamán volt szükség a jelentésre (pl.: belső audit kapcsán), ami a gyakorlatban nem kivitelezhető, mivel csak az év lezárását követően lehet teljes összegzést készíteni. Ilyen esetben is jellemzően készülni szokott egy, a jogszabályi elvárásoktól eltérő jelentés, ami természetesen nem váltja ki a tárgyévre vonatkozó változatot, legfeljebb fel lehet használni az éves változat elkészítése során.
Az éves jelentést a vállalkozásnak 5 évig meg kell őriznie, az ellenőrök ilyen időszakra visszamenőlegesen is kérhetik ezeket a dokumentumokat. Ha esetleg egy vállalkozás elmulasztotta a tanácsadó kijelölését, ezen hiányosság mellett nagy eséllyel számíthat arra is, hogy a korábbi évekre vonatkozó jelentések hiánya miatt is szankcionálják.
Ha nem készül el a jelentés, az a bírság rendeletek (ADR: 156/2009. (VII. 29.) Korm. rendelet; RID/ADN: 312/2011. (XII. 23.) Korm. rendelet) alapján 100 000 Ft bírsággal büntethető. A hiányosságért a tanácsadó is felelősségre vonható a vállalkozás vezetője mellett.
Ha ADR-rel kapcsolatos kérdésük van, tegyék fel megjegyzésben vagy keressék szakértőnket!