KPI nustatymas praktikoje pagal pakrovimo procesą sandėlyje

KPI įgyvendinimas tai visų pirma praktinis pratimas, kaip įvertinti įmonėje vykdomus procesus, o vėliau būtina nustatyti, kurie iš jų yra svarbūs tikslų pasiekimui. Procesai apima sudedamuosius procesus ir užduotis, kurioms taip pat galime nustatyti efektyvumo matavimo taškus, kurie yra procesą vykdančiam departamentui ar skyriui skirtu KPI. Žemiau esančiame straipsnyje analizuojame, kaip pakrovimo procesą.

Toliau aprašytame procese, kuris šio straipsnio tikslais bus analizuojamas kaip pagrindinis įmonės procesas, nustatysime KPI netikrinant priklausomybės nuo kitų procesų, kurie paprastai vyksta šalia pagrindinio proceso. Procesas buvo supaprastintas tokiu būdu, kad nėra proceso anomalijų, tokių kaip: pakuotės apgadinimas pakrovimo metu, spausdintuvo gedimas, CCTV gedimas, krautuvo gedimas ar jo neturėjimas ir t.t., kurie turėtų būti pažymėti atskiruose sudedamuosiuose procesuose.

Proceso pateikimas grafine forma padeda išsiaiškinti, kur vyksta žmonių darbo reikalaujančios operacijos, kur naudojame užduotims atlikti reikalingas medžiagas ir įrangą.

Kurie iš nurodytų rodiklių yra pagrindiniai?

Pirmiausia nustatome rodiklius, kuriems įtaką daro ne tik sandėlis, bet ir pagalbos skyriai ir (arba) kiti tiekimo grandinės dalyviai. Žinoma, matuojame tokius rodiklius, tačiau jie nėra tiesiogiai susiję su operatyviniu proceso organizavimu. Mūsų pavyzdyje tai:

Z2 – dokumentų spausdinimas, kuris visų pirma priklauso nuo IT infrastruktūros, t.y., įsigytų modelių spausdinimo kokybės ir greičio, jei spausdinimas vyksta pagal užsakymą iš skenerio, ypač svarbi įrenginio prijungimo kokybė, po kurio seka WMS ar kitos už spausdinimą atsakingos programos galimybės.

Rodiklį reikia stebėti ir prireikus jį optimizuoti, tačiau tai nėra pagrindinis rodiklis. Tai turėtų būti nustatyto KPI dalis. Z3 – dėliojimo stebėjimas, nors tai yra svarbi proceso dalis ir gali turėti įtakos jo vykdymui, tai turėtų tai būti KPI skirtas techninės priežiūros, kokybės, skundų ar IT paslaugų skyriams, atsižvelgiant į tai, kurio skyriaus jurisdikcijai priklauso programinės įrangos, naudojamos pirmiausia proceso kokybei įvertinti, priežiūra (post factum) ir skundų nagrinėjimas. Z5 – automobilio plombavimas, aprašyto proceso atveju, proceso optimizavimo laiko atžvilgiu yra antraeilis,  yra labai svarbus jo kokybei (transporto saugai), tačiau plombavimo teisingumą šiuo atveju atlieka apsaugininkas.

Projektams, kur transporto priemonę pakraunantis asmuo atlieką išsamių pvz., tento būklės, transporto priemonės įrangos, techninių ir sanitarinių, muitinės lynų ir kt. patikrinimą. Šis matavimas gali būti labai svarbus. Z6 – automobilio išvykimas, organizaciniu požiūriu, žinoma, įmonė yra atsakinga už efektyvų ir sklandų važiuojančių transporto priemonių judėjimą objekto viduje, tačiau laiką nuo automobilio plombavimo iki jo išvykimo turėtų stebėti už transporto planavimą ar YMS tipo programų tvarkymą atsakingi asmenys. Vairuotojas CMR dokumentuose turi automobilio plombavimo valandą, nuo kurios skaičiuojama pakrovimo pabaiga, palaikant ryšį su ekspeditoriumi, kuriam dirba, arba galutiniu klientu, planuoja maršrutą ir įstatymais numatytą poilsį.

Liko du rodikliai, kurie daro didžiausią operacinį poveikį ir kuriuos proceso metu galima nustatyti kaip pagrindinius:

Z1 – siuntų dėjimas, kaip vieną iš komponentų nustatant KPI naudojame čia Z2 užduotį dokumentų spausdinimas), o tai reiškia, kad laikas, kurio reikia dokumentų spausdinimui, negali sumažinti pakavimo efektyvumo. Kaip KPI, čia nustatome sėkmingai per valandą ant vieno padėklo sudėtų siuntų skaičių. Turime atsižvelgti į:

– padėklų prieinamumą – vietą pakuotėms prieš formuojant padėklą – krautuvo (-ų) prieinamumą – pakuotės specifikaciją (matmenys, svoris, jautrumas ir kt.) – elastinių plėvelių, etikečių, popieriaus ir t.t. prieinamumą – pertraukas darbe (pusryčiai, kitos) – iš ankstesnio proceso į zoną įeinančių siuntų skaičių (čia komplektacija ar konsolidavimas) – padėklų apvyniojimo plėvele laiką – laisvos vietos padėklams su siuntomis po padėklo prieinamumą

Z2 – padėklo pakrovimas, paskutinis proceso elementas, kai sandėlis turi fizišką kontaktą su prekėmis. Čia gali būti pastatytas paskutinis kokybės kontrolės punktas, kur sandėlis patikrina, ar tinkamai paletės tinkamai formuojamos, apsaugomos ir supakuojamos. Į matuojamą čia KPI, kaip proceso dalį galime įtraukti Z5 užduotį (plombavimą). Šioje vietoje, nustatydami KPI, atsižvelgiame į:

– laisvos vietos padėklams prieš pakrovimą prieinamumą – krautuvo (-ų) prieinamumą – padėklų specifikaciją (EURO, vienkartiniai, ryšuliai ir tt) – pertraukas darbe (pusryčiai, kiti) – iš padėklų formavimo zonos įvežamų padėklų skaičių – padėklų automobilių prieinamumą įskaitant kryptį

Kam galime panaudoti savo KPI?

Jei galime nustatyti KPI savo procesui, galime procesą valdyti efektyviai ir tvariai. Visų pirma, galime nustatyti:

– Maksimalų proceso efektyvumą (per valandą, kasdien, per metus ir t.t.) – Planuojamą mašinų ir įrangos bei medžiagų naudojimą – FTE poreikį konkrečiu metu ar projekte – Imituotą aukščiau išvardytų elementų paklausą konkretiems projektams, kuriuos įmonė norėtų įgyvendinti ateityje – Asmenų, atsakingų už procesą, darbo kokybę, stebint nuokrypį nuo KPI ir faktiškai atliktą darbą (čia taip pat būtina atsižvelgti į kitus veiksnius, turinčius įtakos procesui / papildomam procesui, t.y. ankstesnį procesą, mašinos prieinamumą (KPI – UR), prieinamumą žmonėms (KPI – HR)).