„Payhawk“ sistema keičia vairuotojų verslo išlaidų valdymo būdą. Jo pagrindą sudaro kortelės (virtualios ir fizinės), aktyvuojamos konkrečios kelionės laikotarpiui. Vairuotojai gali jomis patogiai apmokėti visas iš anksto patvirtintas išlaidas už automobilių stovėjimą, nakvynę, kai kuriuos kelių mokesčius, automobilių plovyklas, smulkius automobilio remontus, taip pat padengti nenumatytas išlaidas.
Vairuotojams šis pokytis reiškia mažiau formalumų ir didesnį komfortą. Kiekviena operacija registruojama per mobiliąją programėlę, kurioje kvitas iš karto siunčiamas ir tikrinamas vadovų realiuoju laiku. Esant didesnėms ar nenumatytoms išlaidoms, vairuotojai gali tiesiogiai programėlėje pateikti prašymą padidinti limitą, o sprendimas dažnai patvirtinamas per kelias minutes.
Iš pradžių reikėjo priprasti, kaip prie kiekvienos naujovės“, – sako Romanas, profesionalus sunkvežimio vairuotojas. “Dabar tai labai patogu. Galiu lengvai atskirti tarnybines išlaidas nuo asmeninių, o kai atsitinka kas nors netikėta, problema sprendžiama daug greičiau. Jaučiu didesnį įmonės palaikymą”, – priduria jis.
Skaitmeninė mokėjimo sistema užtikrina tvarkingą išlaidų kelionėje procesą. Tai didina saugumą, garantuoja, kad visos išlaidos yra iš anksto patvirtintos arba stebimos, ir užkerta kelią piktnaudžiavimui. „Girteka“ pabrėžia, kad kiekvienai kelionei nustatomi individualūs limitai, o patvirtinimai yra tiesiogiai susiję su prašoma suma, o tai stiprina atsakomybę ir nesukelia operacijų vėlavimų.
„Payhawk“ palengvina administravimą
Įgyvendinimo privalumai neapsiriboja tik palankesnėmis sąlygomis vairuotojams. Naujoji sistema sumažina Girteka operacijų, personalo ir apskaitos skyrių administracinę naštą. Ji pašalina būtinybę rankiniu būdu apskaityti išlaidas ir tvarkyti popierinius dokumentus. Dėl realaus laiko išlaidų matomumo internete finansų valdymas tampa tikslesnis, o reagavimo laikas – žymiai trumpesnis.
Technologija logistikoje turėtų padėti žmonėms, o ne apsunkinti jų darbą“, – pabrėžia Mindaugas Paulauskas, Girteka Transport generalinis direktorius.
“Šis projektas atspindi mūsų įsipareigojimą palengvinti vairuotojų kasdienes užduotis ir kartu kurti pažangesnę bei skaidresnę sistemą įmonei”, – priduria M. Paulauskas.
„Payhawk“ sistema taip pat leidžia geriau planuoti ir priimti sprendimus remiantis duomenimis. Kelionės išlaidų informacija gali būti analizuojama siekiant optimizuoti maršrutus, prognozuoti biudžetą ir tobulinti paslaugų pasiūlą.
Šiuo metu „Payhawk“ sistemą naudoja daugiau nei 500 vairuotojų, o jos naudotojų skaičius auga kiekvieną savaitę. Planuojama, kad iki birželio ją naudos daugiau nei pusė visų „Girteki“ vairuotojų (6 tūkst. žmonių), nes ji bus visiškai integruota į įmonės veiklos modelį.
