8 błędów, których nie chcesz popełnić kupując system klasy TMS

Twój nowy TMS cechować mają:

• kompleksowość oraz możliwość przeprowadzenia integracji z systemami zewnętrznymi,
• gotowość na współpracę z systemami telematycznymi, mapami cyfrowymi, a także giełdami ładunków czy zewnętrznymi programami finansowo-księgowymi i kadrowymi,
• intuicyjna obsługa – interfejs przyjazny użytkownikom,
• elastyczna i otwarta budowa – gwarancja płynnego rozwoju, w miarę zmieniających się warunków rynkowych i ewolucji firmy.

Sprawa nie jest jednak prosta. Mnogość dostępnych na rynku rozwiązań nie ułatwia zadania polegającego na wyborze jak najlepszego rozwiązania IT. To znaczy takiego, którego funkcjonalność zaspokoi nie tylko bieżące wymagania związane z obsługą procesów w przedsiębiorstwie TSL, ale i – podkreślmy to wyraźnie – przyszłe potrzeby.

Przygotowaliśmy więc zestaw porad, które pozwolą Ci sprawnie przebrnąć przez wybór TMS dostosowanego do Twoich oczekiwań. Sprawdź, jakie błędy popełnili inni, a których Ty możesz uniknąć i wejść w posiadanie wysokiej jakości systemu do zarządzania transportem.

1. Brak audytu wewnętrznego potrzeb w firmie

W biznesie, jak w życiu, kluczowa jest autoświadmość. Jeśli nie przeprowadzisz gruntownej analizy sytuacji Twojego przedsiębiorstwa, nie określisz źródeł problemów, nie zdefiniujesz celów, w konsekwencji nie będziesz w stanie szczegółowo nazwać swoich potrzeb biznesowych. To one stanowią punkt wyjścia na drodze do sukcesu w wyborze przyszłego narzędzia pracy. Dotyczy to zarówno firm, które dopiero rozpoczną przygodę z TMS, jak i tych, które chcą zmienić program na inny. W drugim przypadku – wskazanie aktualnych potrzeb lub ich redefinicja, umożliwi identyfikacja i dogłębna analiza słabości dotąd stosowanego systemu oraz przebiegu współpracy z dotychczasowym dostawcą.

Nim przystąpisz do audytu wewnętrznego zbierz spośród pracowników interdyscyplinarny zespół ekspertów. To ważne, bo tylko zespół z wybranych przekrojowo, przyszłych użytkowników systemu i beneficjentów jego implementacji w firmie, gwarantuje realną ocenę sytuacji firmy i pozwoli Ci uzyskać wiarygodne, nie raz zaskakujące, wyniki audytu.

2. Pominięcie analizy konkurencji

Dobrze jest przyjrzeć się temu, jak postępują inni – zarówno ci, którzy stanowią naszą bezpośrednią konkurencję, jak i firmy, które – choć nie są dla nas „zagrożeniem” – współistnieją w branży. Jeśli zrezygnujesz z tego etapu, może ominąć Cię szansa trafienia na trop, jaki z obecnych na rynku systemów sprawdza się bardziej od innych. Możesz też nie mieć świadomości, że czeka Cię przyjęcie pionierskiej roli w najbliższym otoczeniu. Poza faktem uzyskania przewagi rynkowej, dzięki implementacji programu TMS, mógł będziesz odświeżyć swój wizerunek „chwaląc się” przed klientami, iż jako pierwszy w środowisku lokalnym zdecydowałeś się korzystać z rozwiązań docenionych przez duże i znane przedsiębiorstwa.

3. Nierozpoznanie rynku usługodawców IT

Co robisz, gdy mając dostęp do wielu – na pierwszy rzut oka – podobnych produktów próbujesz jeden z nich wybrać? Porównujesz.

Dostawcy systemów klasy TMS kuszą najniższą ceną i zapowiedzią krótkiego czasu wdrożenia. Te parametry łatwo jest nam zestawić i szybko ocenić.

Zgodnie z przysłowiem, diabeł tkwi jednak w szczegółach. Zapominamy o tym, co decyduje o jakości programu TMS (i późniejszej pracy z systemem). W wyborze zwróćmy więc uwagę przede wszystkim na:

• doświadczenie producenta IT,
• liczbę przeprowadzonych wdrożeń oraz
• dostępność funkcji niezbędnych do pracy naszego przedsiębiorstwa.

Uwaga! Te same czynniki mają bezpośrednie przełożenie na wartość (i cenę) oferowanego rozwiązania.

W ferworze codziennej pracy niejednokrotnie skupiamy się wyłącznie na „tu i teraz”. A w wyborze TMS, jak już podkreślaliśmy, ważna jest ocena gotowości rozwiązania do spełnienia wyższych oczekiwań niż te, które deklarujemy na początku współpracy. Od tego momentu, warto więc brać pod uwagę tylko te oferty, które zapewnią nam możliwość rozwoju i rozbudowy systemu w miarę rosnących potrzeb jego użytkowników.

Porównując dostawców nie zapomnijmy też, by zweryfikować zakres świadczonych przez producenta oprogramowania usług komplementarnych, jak np. posprzedażowa opieka serwisowa.

4. Brak etapu selekcji dostępnych rozwiązań

Jeśli dotąd udało Ci się uniknąć błędów i dobrze przeprowadziłeś analizę własnych potrzeb, przyjrzałeś się konkurencji i porównałeś dostępne produkty – sporo się już napracowałeś. Nadal możesz jednak czuć się przytłoczony liczbą dostępnych na rynku rozwiązań. Ponadto dotychczas wykonana praca spowodowała, że jesteś już nieco zmęczony, a Twój czas zaplanowany na wybór TMS się skurczył. W takim momencie łatwo skłonić się ku pochopnym wyborom. A jesteśmy właśnie na półmetku procesu wyboru i powinniśmy „przetrzymać” kryzys.

W kolejnych etapach kierujmy się głównie oceną zakresu funkcjonalnego oferowanych systemów w kontekście własnych wymagań operacyjnych. Grupę potencjalnych dostawców oprogramowania zmniejszymy sprawdzając, czy dane oferty odpowiadają naszym potrzebom (tym określonym w audycie). W dalszej selekcji pomogą spotkania z wytypowanymi producentami i prezentacje rozwiązań „na żywo” lub w trybie on-line. Każda z przyjętych form przybliży nam jakość oferowanego systemu i ułatwi wyczucie biznesowej „chemii” z przyszłym partnerem biznesowym.

Można powiedzieć, że dla dostawcy jest to próba ognia. Tu następuje pierwsze starcie obietnic z rzeczywistością.

Wciąż macie siłę, by walczyć o jak najlepszy wybór? To bardzo ważne, bo po prezentacjach powinniśmy być już w stanie zawęzić nasz obszar poszukiwań do maksymalnie 2 firm IT, z którymi rozważymy dalszą współpracę. A stąd już bardzo blisko do zakupu naszego nowego oprogramowania TMS.

5. Pominięcie wizyt referencyjnych

Mamy już finałową dwójkę. Chciałoby się natychmiast przejść do testów oprogramowania, które ostatecznie powinny zakończyć nasz długo już trwający proces wyboru. Spiesząc się jednak, łatwo – niczym w zabawie – o skuchę. Jednak za konsekwencje niewłaściwej decyzji będziemy musieli zapłacić w realnym życiu.

Toteż nie ryzykujmy i zaplanujmy spotkania czy rozmowy z innymi użytkownikami rozważanych systemów. Wartość wizyt referencyjnych będzie tym większa, im dłużej przedsiębiorstwo pracuje z danym rozwiązaniem TMS. Dzięki rozmowom referencyjnym zweryfikujemy wiedzę zdobytą podczas prezentacji, zyskamy również szansę na poznanie opinii praktyków na temat samego produktu, jak i jakości relacji biznesowych we współpracy z dostawcą. Warto! Pamiętajmy, że z producentem oprogramowania – z założenia – wiążemy się na lata.

6. Zły dobór zespołu testerów wewnątrz organizacji

O ile przeprowadzenie testów oprogramowania jest dla nas oczywistym punktem na drodze wyboru systemu klasy TMS, o tyle nie zawsze dobrze zabieramy się za ich realizację. Kluczowe są tu bowiem osoby, które testy przeprowadzą. Musimy dołożyć starań, by byli to pracownicy naszego przedsiębiorstwa zaangażowani w projekt, a tym samym przyszli użytkownicy oprogramowania – tylko oni realnie ocenią dopasowanie systemu do potrzeb i poprawność jego działania.

7. Przyjęcie zbyt ogólnych zapisów umowy

Gdy jeden zespół testuje system, dobrze by inny – w tym samym czasie – skupił się na dokładnym omówieniu zapisów potencjalnej umowy.

Jeśli przyjmiemy ogólne zapisy umowy, bez ich analizy, to zachowamy się trochę tak, jakbyśmy planując skok z samolotu, nie sprawdzili spadochronu, którego użyjemy.

Nie zapominajmy więc, by poruszyć następujące zagadnienia:

• warunki posiadania i rozszerzania licencji systemowych,
• zakres opieki serwisowej,
• warunki usług ponadstandardowych,
• procedury związane z rozwojem systemu i współpracą bezpośrednią (w tym komunikacją).

Przy kompleksowych wdrożeniach dobrą praktyką jest również ustalenie warunków analizy przedwdrożeniowej oraz nadzoru powdrożeniowego, czyli momentu, w którym już po wdrożeniu weryfikujemy, czy na pewno system odzwierciedla warunki przyjęte w umowie. Pamiętajmy, że umowa ma na celu zapewnienie obustronnego poczucia bezpieczeństwa nowych partnerów biznesowych.

8. Brak negocjacji

Długa droga za nami, czujemy zmęczenie procesem wyboru, obowiązki naglą – możemy nie mieć już siły na negocjacje. I choć one bezpośrednio nie wpłyną na użytkowanie systemu, warto zawalczyć o „wisienkę na torcie” w postaci satysfakcji towarzyszącej zakupowi. Na korzyści z implementacji programu TMS przyjdzie nam trochę jeszcze poczekać. Chodzi o poczucie dobrze spełnionej misji.

Negocjować możemy zarówno:

• ostateczne zapisy umowy,
• ceny,
• jak i harmonogram wdrożenia.

Na zadowalający wynik negocjacji składają się wszystkie kroki podjęte przed podpisaniem umowy – zapracowaliśmy na własny sukces.

Podsumujmy wybór systemu TMS

Omawiane błędy i niedopatrzenia w wyborze systemu TMS mogą być równoznaczne z pominięciem kluczowych etapów w modelowym procesie zakupu systemu TMS dla transportu i spedycji. Rzeczywistość nie zawsze pozwala nam na drobiazgowe podejście. Jednak, niezależnie od tego czy jesteśmy małą, średnią czy dużą firmą, im bardziej świadomie zaangażujemy się w proces wyboru, tym większa jest szansa na wybór najlepszego rozwiązania.