Biała lista podatników coraz bliżej. Przygotuj się, by nie utracić kosztów podatkowych

Wykaz podatników VAT w formie tzw. białej listy działa już od 1 września 2019 r. Dzięki niemu firmy mogą szybko zweryfikować swoich kontrahentów. Można w nim sprawdzić, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT, prześledzić historię jego rejestracji na VAT (np. czy został wykreślony, czy odmówiono mu rejestracji, jakie były tego powody). Można też – i to jest nowość – sprawdzić rachunek bankowy przypisany do jego działalności. 

Biała lista jest tworzona przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) automatycznie, bez konieczności dokonywania wpisów przez podatników. Wszystkie informacje pobierane są z dostępnych rejestrów publicznych (np. KRS, CEIDG). Jeśli te informacje są niepoprawne, możesz, a nawet powinieneś, wystąpić do szefa KAS z wnioskiem o ich usunięcie lub sprostowanie.

Obowiązek weryfikacji kontrahentów

Sprawdzenie kontrahenta jest dobrą praktyką z czysto biznesowej perspektywy. Dzięki temu ograniczasz ryzyko nawiązania współpracy z nieuczciwym podmiotem. Jednak od 1 stycznia 2020 r. taka weryfikacja nie dość, że będzie obowiązkowa, to jeszcze jej brak przyniesie dotkliwe konsekwencje podatkowe. 

Od nowego roku, jeśli zapłacisz swojemu kontrahentowi kwotę powyżej 15 tys. zł na rachunek, który nie będzie widniał w wykazie to po pierwsze, nie będziesz miał możliwości zaliczenia tej kwoty do kosztów uzyskania przychodu. Po drugie będziesz odpowiadać solidarnie ze swoim kontrahentem za zaległości podatkowe, jeśli nie zapłaci on należnego podatku VAT od transakcji. W praktyce może to oznaczać konieczność zapłaty zaległości podatkowej nieuczciwego kontrahenta. 

Jedynym sposobem na uniknięcie ww. sankcji będzie poinformowanie naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla sprzedawcy o zapłacie na rachunek niewskazany w wykazie w ciągu 3 dni od zlecenia przelewu. 

Kiedy i jak sprawdzać kontrahenta?

Niestety przepisy nakładają obowiązek weryfikacji kontrahenta i jego rachunku rozliczeniowego na dzień zlecenia przelewu. Oznacza to, że każdego dnia przelewy powinny być poprzedzone sprawdzeniem kontrahentów w wykazie. 

Biała lista podatników jest dostępna na stronie Ministerstwa Finansów. Informacje zamieszczone w wykazie możesz wyszukiwać według NIP, REGON, numeru rachunku bankowego lub nazwy firmy. 

Co istotne, wynik wyszukiwania można zapisać lub wydrukować. Oczywiście zalecane jest, by to robić.

Biała lista podatników – przygotuj się jeszcze w tym roku

Przede wszystkim sprawdź, czy w wykazie znajdują się poprawne dane twojej firmy. Jeśli nie, trzeba będzie je zaktualizować. Dzięki temu twoi kontrahenci nie będą narażeni na sankcje w przypadku płatności na konto twojej firmy. 

W kolejnym kroku warto zaplanować proces weryfikacji rachunków bankowych przed dokonaniem przelewów. Tutaj warto odpowiedzieć sobie na takie pytania: 

– ile przelewów dziennie jest zlecanych w mojej firmie?

– czy możliwa jest weryfikacja „ręczna” (tj. wpisywanie w wyszukiwarkę Ministerstwa Finansów poszczególnych kontrahentów)?

– czy konieczna będzie automatyzacja tego procesu?

– czy mój bank oferuje narzędzie do automatycznej weryfikacji?

– czy muszę zaopatrzyć się w takie narzędzie we własnym zakresie?

Warto pomyśleć o tym jeszcze teraz, by w nowy rok nie wejść z niekończącą się listą spraw do załatwienia.

Fot. Pixabay/yourschantz