Branża transportowa wchodzi w etap znaczącej cyfryzacji rozliczeń. KSeF umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w formie elektronicznej, zapewniając autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność dokumentów.
System wprowadzany jest etapami:
- od 1 lutego 2026 r. dla firm z rocznym obrotem powyżej 200 mln zł w 2024 r.,
- od 1 kwietnia – dla pozostałych podmiotów, w tym podatników zwolnionych z VAT.
- od 1 stycznia 2027 r. dla mikroprzedsiębiorców z obrotem do 10 tys. zł miesięcznie
KSeF centralizuje obieg faktur, ogranicza konieczność archiwizacji papierowej i przyspiesza zwrot VAT. System umożliwia m.in. nadawanie uprawnień użytkownikom, uwierzytelnianie, wystawianie faktur ustrukturyzowanych, przydzielanie numerów identyfikujących, analizę danych oraz kontrolę prawidłowości dokumentów. Faktury można przesyłać zarówno przez bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów, jak i komercyjne programy, bez konieczności akceptacji odbiorcy. Dalsze szczegóły dotyczące KSeF znajdziecie na rządowym serwisie informacyjno-usługowym dla przedsiębiorcy.
KSeF w codziennej pracy firm transportowych
Dla przewoźników największym wyzwaniem będzie zmiana dotychczasowych praktyk przesyłania dokumentów.
Dotychczas faktury były przesyłane pocztą lub mailowo wraz z dokumentami transportowymi, np. listem przewozowym CMR. KSeF nie pozwala dołączać takich plików PDF, więc faktury trzeba wysyłać osobno, a inne dokumenty nadal trafiają do odbiorców tradycyjną drogą. To wymaga organizacyjnej dyscypliny i skrupulatności – tłumaczy Marcin Dudzik, Senior Product Owner w Grupie Eurowag.
Podobne kwestie porusza Konrad Nizioł, Product Owner w fireTMS , odnosząc się do kontrahentów zagranicznych:
Faktury dla zagranicznych podmiotów należy wystawić w KSeF, a następnie można je przekazać w PDF lub papierowo. Kod QR pozwoli na weryfikację dokumentu. Największym wyzwaniem jest ustalenie, czy zagraniczny podmiot posiada w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności (SMPD), co decyduje o obowiązku korzystania z KSeF.
Integracja systemów i przygotowanie techniczne
Firmy transportowe mogą korzystać z KSeF poprzez Aplikację Podatnika, Aplikację Mobilną KSeF lub e-mikrofirmę w e-Urzędzie Skarbowym. Integracja z systemami transportowymi, takimi jak Marcos TMS czy fireTMS, pozwala automatycznie wysyłać faktury i korekty w formacie ustrukturyzowanym.
Połączenie narzędzi TMS z KSeF umożliwia optymalizację obiegu dokumentów i usprawnienie codziennej pracy – faktury i korekty przesyłane są automatycznie zgodnie z wymogami systemu – podkreśla Mirosław Tirak, Kierownik Działu Wdrożeń w Grupie Eurowag.
Eksperci wskazują, że wdrożenie KSeF to również szansa na reorganizację procesów w firmach.
Tomasz Kosik, CEO Colian Logistic podczas webinaru zorganizowanego przez Polski Instytut Transportu Drogowego, zauważył, że choć faktury odbierane będą w KSeF, pozostałe dokumenty nadal przychodzą osobno.
Duże firmy mają tysiące zleceń miesięcznie i potrzebują systemów integracyjnych, by uniknąć kosztów backoffice’owych – tłumaczy Kosik dodając, że firmy muszą wypracować proces implementacji KSeF, który będzie jak najlepszy dla danej organizacji i danej branży.
Rafał Łuczak, dyrektor IT i wsparcia biznesu w Grupie Transportowej, który również wziął udział w webinarze poświęconym tematowi KSeF, dodał:
KSeF może być impulsem do monitorowania cykli płatności, automatycznej identyfikacji dokumentów czy tworzenia alertów. Duże firmy powinny wspierać mniejszych graczy, dzieląc się doświadczeniem i narzędziami.
Przygotowanie mniejszych firm
Mniejsze podmioty również muszą przygotować się do zmian. Agnieszka Osowska, kierownik projektu w Pentacomp Systemy Informatyczne, podczas webinaru PITD radziła korzystać z narzędzi umożliwiających konwersję faktur i ich wysyłkę w wymaganym formacie.
Osowska podkreśliła, iż choć mniejsze podmioty dołączają do systemu dopiero 1 kwietnia to tak naprawdę już od lutego muszą być przygotowane na odbiór faktur od większych podmiotów.
Jak mniejsze przedsiębiorstwa powinny to zrobić?
Przede wszystkim tak naprawdę warto się skontaktować z firmą, która się tym potrafi zająć – stwierdziła Agnieszka Osowska.
– Po swojej stronie też trzeba na pewno prześledzić, czy nasze systemy, nieważne czy są nowe czy stare, czy w ogóle mają możliwość wygenerowania takich danych, które są potrzebne do stworzenia tej struktury, której wymaga od nas Ministerstwo Finansów – dodała.
