Zgłoszenie delegowania jest obowiązkowe przed rozpoczęciem przewozów objętych przepisami o delegowaniu i stanowi podstawę do wykazania legalności wykonywania przewozu podczas kontroli. W konsekwencji umożliwia także prawidłowe stosowanie przepisów o wynagrodzeniu obowiązującym w państwie delegowania.
Obowiązek zgłaszania delegacji w systemie IMI dotyczy:
- przewozów kabotażowych, czyli realizowanych na terenie kraju innego niż ten, w którym siedzibę ma przewoźnik,
- przewozów typu cross-trade, czyli realizowanych między państwami przez przewoźnika, który nie ma siedziby w żadnym z nich.
Obowiązek zgłaszania delegacji w systemie IMI NIE dotyczy:
- przewozów bilateralnych, czyli realizowanych z kraju rejestracji przewoźnika do innego państwa UE,
- przewozów tranzytowych, czyli przewozu przez dany kraj bez załadunku lub rozładunku.
Kto odpowiada za zgłoszenie kierowcy do systemu IMI?
Obowiązek zgłoszenia delegowanego kierowcy spoczywa na przewoźniku i to on ponosi bezpośrednią odpowiedzialność za brak rejestracji lub błędy w zgłoszeniu. Nie dotyczy on osób prowadzących własną działalność gospodarczą, które mają własną licencję transportową. Jeśli jednak kierowca jest zatrudniony na podstawie kontraktu B2B, a przewozy realizuje na podstawie licencji firmy, z którą współpracuje, niezbędne jest zgłoszenie IMI.
W tym kontekście należy również pamiętać, że jedno zgłoszenie dotyczy tylko jednego kierowcy i jednej destynacji, a okres jego ważności wynosi maksymalnie 6 miesięcy.
Aby uniknąć problemów, delegowany kierowca musi mieć przy sobie kopię zgłoszenia w systemie IMI w formie elektronicznej lub papierowej.
Spedytor nie może delegować kierowców, ale powinien zażądać od przewoźnika dowodu na to, że obowiązek delegowania został dopełniony, żeby zagwarantować legalność przewozu.
Odpowiedzialność spedytora w kontekście delegowania
Polska
Obowiązek zgłoszenia delegowania w systemie IMI spoczywa wyłącznie na przewoźniku. Spedytor, występujący w roli organizatora transportu, nie ma prawnej możliwości dokonania takiego zgłoszenia w imieniu swojego podwykonawcy.
Jego głównym obowiązkiem jest wykazanie się należytą starannością przy wyborze odpowiedniego przewoźnika. W praktyce oznacza to weryfikację, czy zleceniobiorca posiada niezbędne licencje, pozwolenia oraz zaplecze do legalnego zrealizowania transportu. Mówiąc prościej – spedycja odpowiada za to, co może realnie sprawdzić w momencie powierzania ładunku. Polskie przepisy opierają tę relację na zasadzie winy w wyborze (culpa in eligendo).
Wyjątkiem od tej reguły jest sytuacja, w której spedytor przestaje być wyłącznie organizatorem i decyduje się na fizyczne wykonanie przewozu (tzw. spedytor-przewoźnik). Wtedy automatycznie przejmuje on na siebie wszystkie obowiązki transportowe, w tym wymóg delegowania kierowców.
Nie oznacza to jednak całkowitego wyłączenia odpowiedzialności spedytora za naruszenia przepisów o delegowaniu.Na gruncie prawa cywilnego odpowiedzialność spedytora za wybór przewoźnika należy oceniać m.in. na podstawie art. 799 Kodeksu cywilnego. Niezależnie od tego art. 35 ustawy z dnia 28 lipca 2023 r. o delegowaniu kierowców w transporcie drogowym przewiduje karę administracyjną w wysokości 3000 zł wobec podmiotu, który wiedział lub w świetle wszystkich istotnych okoliczności powinien wiedzieć, że zlecane usługi transportowe wiążą się z naruszeniem przepisów o delegowaniu.
Praktycznym obowiązkiem organizacyjnym spedycji jest zatem wdrożenie procedur weryfikacji przewoźników oraz dokumentowania czynności podjętych przed zleceniem transportu. Weryfikacja może obejmować uprawnienia transportowe, charakter przewozu, odpowiednie oświadczenia przewoźnika oraz – gdy operacja podlega delegowaniu – potwierdzenie zgłoszenia kierowcy w portalu Posting Declaration.
Dokumentacja tych czynności może mieć istotne znaczenie dowodowe. Nie zapewnia jednak automatycznego wyłączenia odpowiedzialności, gdy okoliczności sprawy wskazują, że spedytor wiedział lub powinien był wiedzieć o naruszeniu.
Niemcy
W prawie niemieckim kwestie odpowiedzialności spedytora jako organizatora transportu reguluje kodeks handlowy (Handelsgesetzbuch – HGB) oraz Ogólne Niemieckie Warunki Spedycyjne (ADSp). Zgodnie z nimi, jeśli spedytor działa wyłącznie jako pośrednik (§ 453 HGB), w kwestiach czysto transportowych (np. uszkodzenie towaru) odpowiada zasadniczo jedynie za staranny wybór podwykonawcy.
Jednak w przypadku delegowania kierowców ta zasada zwalniająca z odpowiedzialności nie ma zastosowania. Kwestie delegowania i wynagrodzeń reguluje bowiem nie prawo transportowe, a restrykcyjne prawo pracy.
Szczególne znaczenie ma § 13 MiLoG w związku z § 14 AEntG, przewidujący odpowiedzialność gwarancyjną za należne pracownikom wynagrodzenie minimalne. Jej zastosowanie zależy jednak od charakteru relacji pomiędzy przedsiębiorstwami oraz pozostałych przesłanek przewidzianych w przepisach i orzecznictwie niemieckich sądów.
Odpowiedzialności tej nie można utożsamiać z samym naruszeniem obowiązku zgłoszenia delegowania w systemie IMI. Naruszenie obowiązków administracyjnych i niewypłacenie wynagrodzenia są odrębnymi podstawami potencjalnych konsekwencji prawnych.
Spedytor powinien zatem weryfikować status przewoźnika, wymagać przestrzegania przepisów dotyczących delegowania i wynagrodzeń oraz stosować odpowiednie zabezpieczenia umowne. Takie działania nie wyłączają ustawowej odpowiedzialności gwarancyjnej, ale mogą zmniejszać ryzyko naruszeń i ułatwiać dochodzenie roszczeń regresowych.
Co to oznacza w praktyce?
Jeśli w razie kontroli lub po fakcie okaże się, że przewoźnik nie dopełnił obowiązku delegowania (np. zgłoszenia w IMI) i nie wypłacił kierowcy należnych różnic w wynagrodzeniu za pracę na terenie Niemiec, kierowca ma prawo dochodzić roszczeń finansowych bezpośrednio od spedycji, która zleciła transport. Odpowiedzialność ta ma charakter obiektywny – spedytor nie może się z niej zwolnić, tłumacząc, że zachował należytą staranność przy wyborze przewoźnika. Z tego powodu spedycje zlecające trasy do lub z Niemiec (np. kabotaż, cross-trade) powinny bezwzględnie zabezpieczać się odpowiednimi zapisami w umowach, karami umownymi oraz żądaniem dowodu zgłoszenia z systemu IMI.
Francja
We Francji odpowiedzialność spedytora również zależy od pełnionej roli. Zwykły spedytor odpowiada głównie za staranność wyboru przewoźnika. Często jednak działa jako commissionnaire de transport (spedycja w imieniu własnym), co nakłada na niego ścisłą odpowiedzialność rezultatu za dostawę towaru, dorównującą odpowiedzialności przewoźnika.
Szczegółowe zasady odpowiedzialności i ryzyka prawnego we Francji prezentują się następująco:
- Spedytor (Commissionnaire de transport) organizuje przewóz w imieniu własnym na zlecenie klienta. Zgodnie z francuskim kodeksem handlowym, odpowiada za cały proces – w tym za działania podwykonawców, zagubienie czy uszkodzenie przesyłki (tzw. obligation de résultat). Może ponosić odpowiedzialność za swój błąd własny (faute personnelle) oraz błąd podmiotu, któremu powierzył zadanie (faute du substitué).
- Agent spedycyjny (Agent de fret) działa jedynie jako pośrednik i przedstawiciel klienta. W tym wypadku odpowiada tylko za prawidłowe wyselekcjonowanie rzetelnych przewoźników i staranność w realizacji samego zlecenia.
Nawet “zwykły” spedytor, który nie przejmuje roli przewoźnika, ma prawny obowiązek zweryfikować przed zleceniem, czy jego podwykonawca (przewoźnik) działa legalnie i przestrzega przepisów socjalnych wobec kierowców. Niezbędne jest m.in. żądanie oświadczeń o niezaleganiu z podatkami i przestrzeganiu przepisów o delegowaniu (często nazywane attestation de vigilance). Samo “staranne wybranie” to za mało – liczy się papierowy ślad z weryfikacji tych wymogów socjalnych.
Niezależnie od odpowiedzialności kontraktowej francuskie prawo przewiduje szczególne obowiązki związane z legalnością zatrudnienia, kontrolą kontrahentów oraz reakcją na naruszenia praw pracowniczych. Znaczenie mają m.in. art. L1332-6 Code des transports, art. L3245-2 oraz przepisy Code du travail dotyczące obowiązków weryfikacyjnych zleceniodawcy.
Spedycja powinna rozróżniać dokumenty potwierdzające spełnianie obowiązków w zakresie zabezpieczenia społecznego od zgłoszenia delegowania kierowcy. Attestation de vigilance nie zastępuje deklaracji IMI i nie jest samoistnym potwierdzeniem prawidłowego wynagradzania kierowcy delegowanego.
Rodzaj wymaganej dokumentacji zależy od statusu kontrahenta, rodzaju przewozu oraz przepisów mających zastosowanie do konkretnej relacji umownej.
Kto ostatecznie ponosi konsekwencje?
Odpowiedzialność za prawidłowe zgłoszenie delegowania kierowcy spoczywa zasadniczo na przewoźniku będącym podmiotem delegującym. Nie oznacza to jednak, że spedytor jest całkowicie wolny od konsekwencji naruszeń przepisów o delegowaniu.
Prawo unijne oraz regulacje krajowe mogą przewidywać odrębną odpowiedzialność podmiotów zlecających transport, w szczególności gdy wiedziały lub powinny były wiedzieć o naruszeniach. W określonych sytuacjach w grę wchodzi również odpowiedzialność związana z niewypłaceniem kierowcom wymaganych należności.
Dlatego bezpieczne zlecanie przewozów wymaga nie tylko właściwego sformułowania umowy, lecz także rzeczywistej weryfikacji przewoźnika, charakteru operacji transportowej oraz przestrzegania obowiązków dotyczących delegowania. Dokumentowanie tych czynności stanowi istotny element należytej staranności, ale nie zastępuje obowiązków wynikających bezpośrednio z prawa.
Artykuł jest częścią cyklu edukacyjnego opartego na poradniku „Za co naprawdę płaci spedycja? Kary finansowe i granice odpowiedzialności w TSL”, przygotowanym przez Transcash oraz TC Kancelarię Prawną.Partnerem materiału jest redakcja Trans.INFO. Bezpłatny poradnik jest dostępny pod tym linkiem, a pozostałe publikacje z tego cyklu znajdziesz pod tagiem #KaryWSpedycji.
