Spedycja płaci za cudze błędy? 5 największych ryzyk finansowych

Publikacja “Za co naprawdę płaci spedycja? Kary finansowe i granice odpowiedzialności w TSL” została przygotowana przez specjalistów Transcash oraz radców z TC Kancelarii Prawnej, zajmujących się prawem transportowym. Partnerem materiału jest redakcja trans.iNFO.

Autorzy przeanalizowali pięć obszarów na podstawie przepisów oraz doświadczeń z rzeczywistych postępowań administracyjnych. Punktem wyjścia jest zmiana, która w ostatnich latach stała się coraz bardziej widoczna: tradycyjny podział, zgodnie z którym spedytor organizuje przewóz, a przewoźnik odpowiada za jego wykonanie, nie zawsze chroni już zleceniodawcę przed konsekwencjami finansowymi.

W praktyce kluczowe staje się nie tylko to, kto formalnie dopuścił się naruszenia, ale także to, czy spedycja wiedziała o nieprawidłowościach, powinna była je przewidzieć albo przyczyniła się do nich treścią zlecenia.

1. Kabotaż: zleceniodawca nie może ignorować historii pojazdu

Pierwszym analizowanym problemem jest kabotaż. Choć takie przewozy pozwalają lepiej wykorzystać pojazd i ograniczyć puste przebiegi, podlegają ścisłym limitom czasowym i ilościowym.

Spedycja powinna przed zleceniem przewozu sprawdzić dokumenty potwierdzające wcześniejszy transport międzynarodowy oraz wszystkie operacje krajowe wykonane po wjeździe pojazdu do danego państwa. 

Dokumentacja pozwala ustalić m.in., czy nie został przekroczony limit trzech przewozów w ciągu siedmiu dni oraz czy zachowano czterodniowy okres przerwy przed rozpoczęciem kolejnego kabotażu tym samym pojazdem w danym kraju.

Nie wystarczy oświadczenie przewoźnika. Organizator transportu powinien dysponować listami przewozowymi, wypisem z licencji wspólnotowej oraz dokumentami kierowcy. Brak weryfikacji może zostać uznany za dowód, że spedycja co najmniej godziła się na realizowanie nielegalnych operacji.

Skalę ryzyka pokazuje opisany w raporcie przypadek z Niemiec. Federalny Urząd Logistyki i Mobilności (BALM) wykrył 449 nielegalnych przewozów kabotażowych realizowanych przez dwóch przewoźników pracujących dla jednej firmy spedycyjnej. Sąd nakazał konfiskatę 72,7 tys. euro zysków, a na dyrektora spedycji nałożono blisko 18 tys. euro kary.

2. Delegowanie kierowców: zgłasza przewoźnik, ale spedycja także ryzykuje

Drugim obszarem jest delegowanie kierowców i obsługa unijnego systemu wymiany informacji na rynku wewnętrznym, czyli IMI. Od 2 lutego 2022 r. przewoźnicy zgłaszają za jego pośrednictwem kierowców wykonujących m.in. kabotaż i przewozy cross-trade.

Formalny obowiązek dokonania zgłoszenia spoczywa na przewoźniku. Spedytor nie ma prawnej możliwości zarejestrowania kierowcy w imieniu podwykonawcy, powinien jednak zażądać potwierdzenia, że wymagane formalności zostały wykonane.

W Polsce odpowiedzialność spedycji zależy przede wszystkim od dochowania należytej staranności przy wyborze przewoźnika. Inaczej może być za granicą. Raport zwraca szczególną uwagę na Niemcy, gdzie zleceniodawca może odpowiadać solidarnie za wypłatę kierowcy wynagrodzenia należnego za pracę na terytorium tego kraju.

Sama staranność może nie wystarczyć. Jeżeli przewoźnik nie zgłosi delegowania i nie wypłaci odpowiedniej różnicy w wynagrodzeniu, kierowca może dochodzić roszczeń bezpośrednio od firmy, która zleciła przewóz. Dlatego autorzy rekomendują nie tylko kontrolowanie zgłoszeń IMI, lecz także stosowanie odpowiednich zapisów umownych i zachowywanie śladów przeprowadzonej weryfikacji.

3. Czas pracy: nierealny termin dostawy może obciążyć spedytora

Kolejna część raportu dotyczy czasu pracy kierowców i manipulacji tachografami. Odpowiedzialność nie kończy się w tym przypadku na kierowcy i przedsiębiorstwie transportowym.

Spedytor może zostać ukarany, jeżeli zaplanował przewóz w sposób, który od początku uniemożliwiał dotrzymanie terminu bez przekroczenia czasu jazdy lub skrócenia odpoczynku. Ryzyko powstaje również wtedy, gdy organizator wywiera presję na kontynuowanie jazdy albo grozi karą za opóźnienie wynikające z konieczności odbycia obowiązkowej przerwy.

Termin musi być wykonalny legalnie. Planista powinien uwzględniać nie tylko długość trasy, lecz także dostępny czas kierowcy, obowiązkowe przerwy, odpoczynki dobowe i tygodniowe oraz możliwe utrudnienia na drodze.

Nowe inteligentne tachografy drugiej generacji ułatwiają służbom wykrywanie naruszeń. Pozwalają m.in. na zdalne typowanie pojazdów do kontroli, automatyczne rejestrowanie przekroczeń granic i analizowanie aktywności kierowcy z ostatnich 56 dni.

Raport wskazuje, że za zapisanie w zleceniu warunków prowadzących do naruszenia czasu pracy spedycji może grozić 2 tys. zł kary. Taka sama sankcja może zostać nałożona za dopuszczenie do naruszeń dotyczących tachografu, natomiast użycie lub tolerowanie urządzeń manipulacyjnych może kosztować 5 tys. zł.

4. Przeciążony pojazd: znaczenie ma rola spedycji w umowie

Czwarty problem dotyczy przekroczenia dopuszczalnej masy całkowitej lub nacisku osi. Choć za stan pojazdu co do zasady odpowiada przewoźnik, w określonych sytuacjach konsekwencje mogą obciążyć również spedytora.

Kluczowe znaczenie ma to, czy firma spedycyjna występuje w dokumentach jako nadawca oraz czy zawarła umowę przewozu we własnym imieniu. Jeżeli ustala warunki transportu, rodzaj i ilość ładunku, miejsca operacji oraz termin dostawy, może zostać uznana za stronę odpowiadającą za prawidłowość przekazanych danych.

Podstawą postępowania może być samo zlecenie transportowe, jeśli wynika z niego, że deklarowana masa ładunku przekracza możliwości wskazanego pojazdu. Nie bez znaczenia jest również sposób rozmieszczenia towaru, ponieważ dopuszczalna masa całkowita może zostać zachowana, a mimo to nacisk na jedną z osi będzie zbyt duży.

Decyduje faktyczna rola firmy, a nie wyłącznie nazwa umowy. Dlatego zlecenie powinno precyzyjnie określać, kto przekazuje dane o masie, kto organizuje załadunek i kto odpowiada za rozmieszczenie towaru.

5. SENT: błąd w zgłoszeniu może zatrzymać przewóz

Piątym obszarem jest SENT, wykorzystywany do monitorowania przewozu towarów wrażliwych. Nieprawidłowości mogą dotyczyć zarówno braku wymaganego zgłoszenia, jak i błędnych lub nieaktualnych danych w rejestrze.

W całym procesie uczestniczą różne podmioty: wysyłający, odbierający, przewoźnik, a niekiedy również organizująca operację spedycja. Zakres odpowiedzialności zależy od roli pełnionej w konkretnym przewozie oraz od tego, kto miał obowiązek wprowadzić lub uzupełnić określone informacje.

Ryzyko powstaje m.in. wtedy, gdy dane w systemie nie odpowiadają rzeczywistemu przebiegowi operacji, zmienia się miejsce dostawy albo przewóz rozpoczyna się przed prawidłowym dokonaniem zgłoszenia. Dlatego przed wysłaniem pojazdu konieczne jest sprawdzenie numeru referencyjnego i zgodności danych dotyczących towaru, pojazdu, nadawcy, odbiorcy oraz trasy.

Odpowiedzialność coraz częściej podąża za decyzjami

Wspólny wniosek z pięciu analizowanych obszarów jest wyraźny: firma spedycyjna nie może ograniczać kontroli podwykonawcy do sprawdzenia licencji i polisy. Organy coraz częściej badają również treść zlecenia, realność terminu dostawy, dokumentację zebraną przed przewozem i wiedzę organizatora o sposobie wykonania operacji.

Raport pokazuje, że najskuteczniejszą ochroną pozostają procedury weryfikacyjne, jednoznaczny podział obowiązków, archiwizowanie dokumentów oraz planowanie przewozów, które można wykonać bez naruszania prawa.