W tym artykule na praktycznych przykładach przedstawiamy trzy typowe sytuacje, w których nawet dobrze zorganizowane firmy FMCG decydują się na współpracę z wyspecjalizowanym co-packerem w zakresie etykietowania produktów.
Jeśli więc zastanawiasz się, czy proces etykietowania towarów warto realizować wewnętrznie, czy też jednak lepiej zlecić go na zewnątrz, to znajdziesz tu sporo praktycznej pomocy. Omawiamy bowiem te momenty, w których – z naszego doświadczenia – zewnętrzne wsparcie okazuje się najbardziej opłacalnym rozwiązaniem.
Sytuacja #1: Gwałtowny wzrost zapotrzebowania
Wiele firm z sektora FMCG z powodzeniem realizuje procesy etykietowania i oklejania towarów we własnym zakresie – przynajmniej dopóki skala produkcji jest względnie stabilna. Jednak w przypadku nagłych zmian, na przykład gwałtownego i niespodziewanego wzrostu zapotrzebowania rynku na dany produkt, nawet dobrze zorganizowane działy produkcji i logistyki mogą znaleźć się w trudnej sytuacji.
Z doświadczenia wiemy, że często dzieje się tak w firmach, które dynamicznie się rozwijają. Produkt trafia do nowych kanałów dystrybucji, zostaje zauważony przez rynek, a popyt zaczyna rosnąć znacznie szybciej, niż przewidywały pierwotne założenia. O ile zwiększenie samej produkcji często jest możliwe, to już etykietowanie gotowych towarów – które nie należy do kluczowych procesów w firmie – może stać się tzw. wąskim gardłem. Dlatego też warto wcześniej przygotować listę sprawdzonych partnerów co-packingowych, którzy w razie potrzeby będą w stanie szybko przejąć ten proces i sprawnie obsłużyć zwiększone zapotrzebowanie.
Drugim typowym przypadkiem nagłego wzrostu zapotrzebowania jest sezonowość. Przykładowo: w branży spożywczej czy kosmetycznej zapotrzebowanie na wybrane grupy produktów potrafi sezonowo znacząco wzrosnąć. Dzieje się tak chociażby w przypadku zestawów prezentowych przygotowywanych na święta. Można oczywiście utrzymywać dodatkowe zasoby – maszyny lub personel – gotowe do działania w tym konkretnym czasie, jednak w praktyce często okazuje się to mało opłacalne. Urządzenia poza sezonem nie pracują na siebie, a każdorazowe organizowanie zespołu do obsługi chwilowego wzrostu zamówień bywa czasochłonne i kosztowne. W takich sytuacjach zlecenie etykietowania swoich opakowań zewnętrznemu partnerowi często bywa nie tylko bezpieczniejszym, ale też znacznie bardziej efektywnym rozwiązaniem.
Nagła potrzeba obsłużenia większego niż dotychczas popytu może też wynikać z niepełnej komunikacji między działami. Jeden z naszych klientów – duża firma z branży FMCG – zorganizował kampanię marketingową, która nie została w pełni skonsultowana z działem logistyki. Co więcej, kampania ta odniosła nieoczekiwany sukces, generując zapotrzebowanie większe o kilkaset tysięcy sztuk niż pierwotnie zakładano. Choć z biznesowego punktu widzenia była to bardzo dobra wiadomość, wywołała też spore napięcia operacyjne. Choć produkcja była w stanie poradzić sobie ze zwiększonym wolumenem, to ograniczenia w zakresie etykietowania produktów okazały się realnym zagrożeniem dla terminowości dostaw. Dopiero szybka współpraca z doświadczonym co-packerem pozwoliła opanować sytuację. Część towaru została natychmiast przekazana do zewnętrznego etykietowania, a klient uniknął opóźnień i utrzymał ciągłość dostaw do sieci handlowych.
Sytuacja #2: Błędy i konieczność działań naprawczych (tzw. rework)
Do drugiej grupy najczęstszych sytuacji, kiedy firmy sięgają po wsparcie zewnętrznego co-packera, należą wszelkie działania naprawcze, znane w branży jako rework. Zazwyczaj dotyczą one korekty błędów, które wkradły się na etapie etykietowania – na przykład gotowy produkt został źle oznakowany, a jedynym sposobem, żeby dopuścić go do sprzedaży jest jego ponowne oklejenie. Choć z pozoru może wydawać się to prostym zadaniem, to w praktyce często okazuje się, że realizacja ręczna przy wykorzystaniu wewnętrznych zasobów jest niemożliwa lub zbyt czasochłonna.
Zaledwie kilka tygodni temu jeden z naszych klientów – średniej wielkości producent z sektora FMCG – zmuszony był do przeprowadzenia szybkiego reworkingu. Błąd pracownika biura spowodował, że zamiast 10 000 jednostek, do etykietowania trafiło 100 000 sztuk. Konieczne było szybkie zorganizowanie procesu ich ponownego oklejenia. Co więcej, trzeba to było zrobić ręcznie. W takich przypadkach nie wystarczają same ręce do pracy. Potrzebna jest też infrastruktura kontrolna, np. procesy stałej i wyrywkowej kontroli jakości, doświadczenie pracowników oraz możliwość organizacji pracy w systemie zmianowym.
W takich sytuacjach zewnętrzny co-packer, który posiada nie tylko odpowiednie zasoby manualne, ale też wdrożone standardy i procedury kontroli, jest często najbardziej wydajnym sposobem na uniknięcie poważnych strat. To rozwiązanie, które pozwala szybko zareagować oraz ograniczyć konsekwencje operacyjne, a czasem też wizerunkowe.
Sytuacja #3: Wysokie wymagania estetyczne i nietypowe produkty
Trzecią sytuacją, w której firmy często decydują się na outsourcing etykietowania, są przypadki związane z wysokimi wymaganiami jakościowymi lub nietypowym charakterem produktu. Dotyczy to zwłaszcza marek premium, dla których estetyka wykonania ma kluczowe znaczenie – zarówno na poziomie precyzji aplikacji etykiety, jak i ogólnego wrażenia, jakie produkt wywołuje na półce sklepowej. W takich przypadkach margines błędu jest bardzo wąski, a niektóre opakowania – ze względu na swój kształt, materiał czy wykończenie – wykluczają zastosowanie standardowych maszyn.
Stałymi klientami firm co-packingowych często stają się przedsiębiorstwa, które początkowo zgłosiły się z pojedynczym problemem, na przykład nierówno zaetykietowaną partią towaru. Najczęściej są to sytuacje, w których ręczne etykietowanie wykonano wewnętrznie, bez odpowiednich narzędzi operacyjnych zapewniających powodzenie takich działań w powtarzalny sposób. Po naprawieniu błędu przez co-packera firmy te często decydują się całkowicie przekazać proces oklejania zewnętrznemu partnerowi. Powód? Jakościowe etykietowanie ręczne to nie tylko czas i przeszkolone zasoby ludzkie, ale również odpowiednia kontrola. A ta wymaga doświadczonego zespołu, jasno zdefiniowanych procedur i często także specjalistycznego wykształcenia.
Co ciekawe, powyższy problem czasem dotyczy także przypadków, w których firmy posiadają maszyny do etykietowania, ale z racji braku doświadczenia lub odpowiednich procesów kontroli nie są w stanie uzyskać satysfakcjonującej powtarzalności i estetyki. Etykietowanie maszynowe rzadko jest kluczowym procesem w firmie, a te dość łatwo zaniedbać, co w efekcie może oznaczać kosztowne błędy. Dlatego dla wielu przedsiębiorstw współpraca z wyspecjalizowanym co-packerem staje się więc naturalnym krokiem, który jest nie tylko wygodny, ale przede wszystkim opłacalny.
Gdy warto sięgnąć po wsparcie
Jak pokazują powyższe przykłady, decyzja o zleceniu etykietowania zewnętrznemu partnerowi nie zawsze wynika ze słabości organizacyjnej. Wręcz przeciwnie – często to dobrze zorganizowane, świadome firmy decydują się na outsourcing, aby uniknąć wąskich gardeł, niepotrzebnych kosztów i problemów jakościowych.
W sytuacjach gwałtownego wzrostu zapotrzebowania, konieczności działań naprawczych (reworkingu) czy przy produktach wymagających wyjątkowej estetyki, doświadczenie i zasoby profesjonalnego co-packera rozwiązują tyle problemów, że taka współpraca staje się po prostu najbardziej opłacalnym rozwiązaniem.
Dlatego też warto zawczasu zbudować relacje z zaufanym partnerem, który nie tylko przejmie na siebie część zadań, ale przede wszystkim zapewni ich sprawne i powtarzalne wykonanie – wtedy, kiedy firma FMCG potrzebuje tego najbardziej.
