Jak planować i kalkulować straty związane ze składowanym w magazynie towarem?

Na łamach “Magazynu Menedżerów Transportu” zadaliśmy dziesięć trudnych pytań ekspertom, będącym przedstawicielami przeróżnych specjalizacji – od elektryfikacji, przez prawo, po logistykę kontraktową i robotykę. Cały artykuł można przeczytać w najnowszym, dzięsiątym numerze pisma.

Jedną ze wspomnianych rozmów przeprowadziliśmy z Krzysztofem Wieczorkiem na temat tego, jak planować i kalkulować straty związane ze składowanym w magazynie towarem.

Oto, co ekspert radzi odpowiedzialnym za ten aspekt menedżerom:

Z punktu widzenia właściciela towaru straty są niedopuszczalne. Zakłada się, że skoro samemu się prowadzi magazyn albo oddaje towar do składowania do operatorów 3PL, to 100 proc. towarów, które wjechały, również wyjadą. Natomiast życie pisze różne scenariusze i prawda jest taka, że straty są zawsze.

Stosunkowo najłatwiej zdefiniować te, które są spowodowane kradzieżami. Na marginesie warto w tym momencie dodać, że nie zawsze jednostkowa wartość towaru decyduje o tym, czy jest on zagrożony kradzieżą, czy też nie. Często bardziej dotkliwe są kradzieże towarów tanich, które łatwo jest upłynnić, myślę np. o kosmetykach, akcesoriach do pielęgnacji domu, drobnej chemii i elektronice.

Jak monitorować skalę takich strat? Trzeba liczyć towar. Najlepszym rozwiązaniem jest inwentaryzacja wall to wall, czyli przeliczenie całości towaru w magazynie. To jednak z reguły wymaga zatrzymania ruchu w obiekcie, chyba że ma się supernowoczesne magazyny z technologią RFID, gdzie inwentaryzacja jest możliwa do przeprowadzenia na zawołanie. W standardowych lokalizacjach, gdzie ręcznie skanowane są kody kreskowe, taka inwentaryzacja jest czaso- i kosztochłonna. Dlatego też przeprowadza się ją zgodnie z prawem spółek handlowych, czyli co dwa lata – dla celów księgowych, ewentualnie raz w roku.

To jednak za rzadko, żeby zapanować nad potencjalnymi kradzieżami, w związku z czym prowadzi się jeszcze kontrole innego rodzaju. Po pierwsze – przy każdej sytuacji określanej mianem “pick problem”, a więc wówczas, gdy magazynier powinien pobrać produkt, ale nie może go znaleźć na przypisanej lokalizacji, przeprowadza się inwentaryzację tego produktu. Po drugie – prowadzi się w trybie ciągłym inwentaryzację kroczącą, czyli półka po półce, po kilkanaście półek dziennie, sprawdza się czy to, co jest na konkretnej półce, zgadza się z danymi z systemu.

Kalkulując straty związane z towarem, w przypadku kradzieży co do zasady nie należy przyjmować żadnego bufora w budżecie. Sytuacja jest prosta – jeśli dochodzi do wynoszenia towaru z zamkniętego miejsca, w którym przebywa określone grono ludzi, to znaczy, że mamy słabo zabezpieczony obiekt. Wyjątkiem są magazyny, w których jest bardzo duża rotacja pracowników, a towar jest drobny i niskocenny. W takich przypadkach koszt zabezpieczeń może przekroczyć wartość strat i wówczas zakłada się pewien bufor kwotowy, ale liczony jest on w ułamkach procentów.

Straty związane ze składowanym towarem wynikają jednak nie tylko z kradzieży, ale również z pomyłek. A te związane są na przykład z błędnie zdefiniowanymi kartotekami produktowymi, co wynika z tego, że systemy handlowe i magazynowe czasami posługują się innymi jednostkami – opakowaniami i sztukami, których czasem w opakowaniach jest kilka.

Powinno to zostać ujednolicone, najlepiej przy zastosowaniu odpowiednich przeliczników w systemie. W przeciwnym razie będzie dochodziło do sytuacji, gdy magazynier ma wydać trzy sztuki produktu, a wydaje trzy opakowania, bo nie wie, że w każdym jest właśnie kilka sztuk. I nie ma w tym jego winy – magazynier dostający na terminalu polecenie związane z towarem nie powinien się zastanawiać, jak je zinterpretować, tylko automatycznie wykonać zadanie.

W kwestii pomyłek na pewno nie powinniśmy zakładać żadnego buforu, bo ich obecność oznacza, że albo nie mamy w magazynie narzędzi, takich jak system WMS i skanery kodów kreskowych, które takie pomyłki niwelują, albo pracownicy są źle przeszkoleni. A to oznacza błędy w procesie tłumaczenia im nowych obowiązków, albo brak kontroli nad załogą.

Do wspomnianych już strat dochodzi trzecia kategoria – uszkodzenia mechaniczne. Niewiele można na to poradzić. Pewne rzeczy czasami się po prostu przydarzają. Tak samo jak nie znam gospodyni domowej, która nigdy nie zbiła szklanki, tam samo w każdym magazynie może dojść i dochodzi do sytuacji, że coś się uszkodzi. Im więcej składowanych towarów, im większy ruch na danym towarze, a sam towar delikatniejszy, tym trzeba liczyć, że te straty będą większe. Szacuje się to na poziomie promila, do pół procent. Jeśli jednak wychodzi, że straty przekraczają ten poziom, to znaczy, że procesy w magazynie są źle poukładane, lub towar nie jest przystosowany dla danego trybu dystrybucji (np. Wysyłka kurierska fabrycznych opakowań serwisów obiadowych).

Dodałbym jeszcze jedną kategorię strat – związanych z utratą wartości towaru. Przyczyną może być zrobienie zbyt dużego zapasu, którego nie daje się sprzedać, bo na przykład minęła moda na dany produkt. Jest to jednak strata, na którą nie powinno się zakładać żadnego buforu w budżecie związanym z obsługą magazynową, ponieważ wynika ona z błędów po stronie działów handlowego i planowania sprzedaży.

Przyczyną tej kategorii strat może być też panujący w magazynie brud i kurz, które doprowadzają do sytuacji, że towar jest formalnie nieuszkodzony, pudełko również, jednak jest brudne i to w taki sposób, że nie da się tego wyczyścić. W przypadku niektórych towarów, jak kosmetyki lub produkty dla dzieci i niemowląt, taka sytuacja wiąże się z tym, że towaru już nikt nie będzie chciał kupić. I w tym przypadku jednak nie zakładałbym buforu w budżecie, bowiem przyczyną jest najczęściej niedotrzymanie odpowiednich rygorów utrzymania czystości, a więc popełnienie rażącego błędu.

W większości powyższych przypadków założenie rezerwy na straty w budżecie jest o tyle niebezpieczne, że mentalnie zwalnia osoby odpowiedzialne z obowiązku podejmowania działań mających na celu eliminację tych strat.

Rozmowę przeprowadziła i zredagowała: Dorota Ziemkowska