Jak rozpoznać przewoźników-oszustów i jakie narzędzia prawne mogą być pomocne?

Pierwszym krokiem jest identyfikacja sygnałów ostrzegawczych wskazujących, że po drugiej stronie może stać tzw. słup. „Słupem” jest zwykle formalny przewoźnik, za którym nie stoi realna organizacja operacyjna.

Sygnały ostrzegawcze – jak rozpoznać tzw. „słupa”?

Do najbardziej typowych sygnałów ostrzegawczych należą:

• brak lub bardzo mała flota (lub flota niezgodna z deklarowaną skalą działalności),
• adres rejestracyjny w wirtualnym biurze, niska wartość kapitału zakładowego,
• częste rotacje właścicieli i zarządu,
• zakup spółek „z rynku”,
• brak sprawozdań finansowych,
• wpisy o upadłości czy nieudanej egzekucji,
• brak ważnych licencji i polis OCP/OCS,
• brak aktywności VAT,
• informacje o postępowaniach restrukturyzacyjnych.

Na poziomie operacyjnym alarmujące są nietypowe wzorce komunikacji (kontakt wyłącznie przez nieoficjalne komunikatory), rozbieżności w danych telematycznych i deklaracjach, itp.

Szczególną ostrożność należy zachować wobec partnerów pozyskiwanych „spotowo”, z którymi wcześniej nie łączyła nas żadna relacja handlowa, w tym przede wszystkim wobec firm zarejestrowanych w krajach o niskiej przejrzystości prawnej. Należy też mieć na względzie, że najwięcej oszustw i wyłudzeń ładunków odnotowuje się w okresach zwiększonego ruchu sezonowego, np. w grudniu.

Weryfikacja – co sprawdzać i jak robić to skutecznie

Skuteczna weryfikacja składa się z kilku etapów i opiera się zarówno na wewnętrznych źródłach informacji, jak i publicznych rejestrach. Na poziomie formalnym sprawdzamy KRS lub CEIDG (czy spółka istnieje, kto jest zarządem, czy są sprawozdania finansowe), ewentualnie analogiczne zagraniczne rejestry, VIES (status VAT UE), KRZ (zadłużenia), CRBR (rejestr beneficjentów rzeczywistych) oraz rejestr KREPTD/GITD (licencje i zezwolenia transportowe). W przypadku przewozów odpadów — BDO.

Praktyczne narzędzia to także Google Maps (weryfikacja adresu siedziby), rozmowy referencyjne z poprzednimi kontrahentami, kontrola polis OCP i potwierdzenie opłacenia składek, sprawdzenie uprawnień ADR i kart charakterystyki, a także weryfikacja danych z KREPTF. 

Dobre due diligence obejmuje również weryfikację telematyki — czy pojazdy faktycznie kursują w opisywany sposób — oraz sprawdzenie, czy e-maile i numery kontaktowe są zgodne (uważajmy na jeden znak różnicy w adresie e-mail, to typowa metoda podszywania się).

Dobrą praktyką jest nieprzyjmowanie nowych partnerów wyłącznie na podstawie kontaktu e-mailowego lub przez WhatsApp.; preferujemy komunikatory giełdowe lub oficjalne kanały, wymagamy dokumentów potwierdzających i potwierdzamy tożsamość przez telefon lub wideokonferencję. W razie wątpliwości zlecenie o wysokiej wartości nie powinno być przekazane nowo pozyskanemu kontrahentowi bez pełnej weryfikacji.

Procedury operacyjne — natychmiastowe kroki przy podejrzeniu

Gdy pojawi się podejrzenie oszustwa, działanie musi być szybkie i uporządkowane: wstrzymać realizację dalszych zleceń, zablokować płatności do wyjaśnienia, zażądać natychmiastowych dokumentów i wyjaśnień. Jeśli tak przeprowadzona weryfikacja potwierdzi podejrzenia, następnym krokiem jest współpraca z odpowiednimi organami.

Jeżeli istnieje podejrzenie popełnienia przestępstwa (fałszowanie dokumentów, udział w zorganizowanej grupie przestępczej, przemyt), konieczne jest zgłoszenie na policję lub do prokuratury. Kluczowe znaczenie dla wszczęcia skutecznego postępowania mają dowody zgromadzone przez przedsiębiorstwo (kopia e-maili, zdjęcia, dane telematyczne, umowy). Równolegle warto zgłosić sprawę administratorom giełd transportowych.