Jak wybrać odpowiedni TMS i skutecznie wdrożyć go w firmie?

TMS-y okazują się być coraz bardziej nieodzowne dla współczesnych firm. Dla użytkownika liczy się odpowiedni interfejs, przyjazność, łatwość w obsłudze, ale też duża elastyczność zastosowań. To jednak nie wszystko. Po to aby w jak najlepszy sposób monitorowały zdarzenia transportowe, pomagały w inwentaryzacji środków transportu i w wizualizacji zleceń, czy przetwarzaniu dokumentów w optymalny dla danego użytkownika sposób, trzeba taki system jak najlepiej wdrożyć.

Kluczowa jest kwestia bezpieczeństwa

Decydując się na wdrożenie informatycznego systemu zarządzania właściciele firm ponoszą spore ryzyko. To właśnie od oprogramowania zależy funkcjonowanie całej firmy. Gdy “padnie” serwer, nie można prowadzić bieżącej pracy. Jeszcze gorzej, gdy serwery nie są odpowiednio zabezpieczone, a wrażliwe dane wyciekną na zewnątrz. Należy szukać systemów, które w odpowiedni sposób zabezpieczają dane przez szyfrowanie i dochowywanie bankowych standardów przechowywania. Ważne jest to, by dane regularnie były archiwizowane.

Klienci coraz częściej przechodzą z drogich i rozbudowanych systemów do tych, które dostępne są on-line, a do ich obsługi nie potrzeba wielu miesięcy szkoleń. Czas na szczegóły. Otóż do wdrożenia systemu dostawcy potrzebują możliwie dużo informacji z zakresu planowania transportu. Dzięki temu są w stanie dopasować program do obecnych przyzwyczajeń klienta lub stworzyć nowe, łatwiejsze procesy, dzięki czemu zyskają oszczędność czasu i łatwą kontrolę procesami transportowymi.

Czasem nieistotne szczegóły po stronie klienta okazują się mieć bardzo duże znaczenie dla wdrożenia. Im dokładniejszy wywiad, tym lepsze wdrożenie. Niekiedy trzeba poświęcić kilka dni na wspólne przeanalizowanie procesów z różnych punktów widzenia: spedytora, dyspozytora, księgowego, kierowcy, itp. Jeden proces może mieć wiele wymiarów, w zależności z jakiej perspektywy na niego patrzymy” – przekonują w LIS Polska.

Specjaliści z Logintegra podkreślają, że produkty dostosowywane są do indywidualnych potrzeb klienta, a to sprawia, że przed przystąpieniem do wdrożenia przeprowadzane są warsztaty w jego siedzibie, z udziałem przedstawicieli wszystkich ról określonych w systemie. Wynikiem warsztatu jest odtworzenie aktualnych procesów i stworzenie szczegółowych schematów, będących podstawą do realizacji dalszych prac wdrożeniowych.

TMS trzeba zastosować w odpowiednim momencie

Zbyt późna decyzja o wdrożeniu systemu do zarządzania transportem lub stosowanie nieodpowiednich rozwiązań może mieć znaczny wpływ na rozwój firmy, dlatego warto na bieżąco śledzić oferty dostawców TMS i innych aplikacji IT.

Istnieją modelowe rozwiązania dotyczące wdrożeń, jednak nie zawsze sztywne trzymanie się zawartych w tych modelach reguł przynosi odpowiednie rezultaty. Dariusz Warda, koordynator projektów IT dla logistyki, członek zarządu Logintegra zaznacza, że wdrożenie systemu TMS jest na tyle kluczowe dla nabywcy, że wymaga silnego zaangażowania właścicieli (zarządu przedsiębiorstwa).

Najlepiej, aby to osoba z najwyższego kierownictwa, upoważniona do podejmowania decyzji była odpowiednikiem kierownika projektu po stronie dostawcy, chodzi bowiem o system wspierający obsługę głównego procesu w przedsiębiorstwie transportowo- spedycyjnym.

Dariusz Warda, podkreśla jednocześnie, że podczas projektowania czy dostosowania systemu niezbędna jest współpraca na poszczególnych etapach pracowników operacyjnych: spedytorów, dyspozytorów, specjalistów ds. rozliczeń itd. Najczęściej nabywcy systemów TMS nie zatrudniają specjalistów ds. IT. Dlatego, zdaniem eksperta, tak ważne jest to, by po stronie dostawcy w procesie wdrożenia, uczestniczyła osoba łącząca doświadczenie z zakresu logistyki i transportu oraz wiedzę z obszaru wykorzystania systemów wspierających zarządzanie.

Praktyka pokazuje, że każdy projekt różni się od innych praktycznie w każdym aspekcie

Trzeba mieć to na względzie, a za kluczowe dla wdrożenia kompleksowego systemu TMS uznaje zaplanowanie odpowiedniej ilości czasu i “zasobów ludzkich”. Nie ma wątpliwości, że przy wdrażaniu systemu typu TMS czekają nas kłopoty, jeśli nie przygotujemy się odpowiednio do całego procesu. Każda firma ma wypracowany sposób działania, który system powinien wspierać. Dlatego warto skupić się na potrzebach pracowników każdego działu już na początkowym etapie wyboru programu.

Sama prezentacja handlowa funkcjonalności to często pułapka. Aby ocenić przystępność oprogramowania, najlepiej przetestować TMS razem ze swoim zespołem. Nikt inny nie będzie lepiej wiedział, czy system odpowiada realnym potrzebom użytkowników. Paradoksalnie zbyt wiele niepotrzebnych funkcji może spowodować paraliż całej firmy. Wielomiesięczna nauka i zaległości w pracy biurowej nie jest tym, o czym marzą nasi pracownicy, kiedy słyszą “wprowadzamy usprawnienia”. Odpowiedniej długości okres testowy pozwala ocenić, czy system faktycznie działa tak płynnie, jak na prezentacji. Niestety jest to możliwe głównie w przypadku TMS-ów dostępnyckh w chmurze. Te, dla których buduje się infrastrukturę u klienta, nie zawsze dają możliwość sprawdzenia systemu w finalnym środowisku. Dobre określenie potrzeb i dokładne przetestowanie pozwoli nam uniknąć przeinwestowania w długie i mozolne wdrożenie – tłumaczy Anna Mucha, ekspert ds. obsługi technicznej w FireTMS.

Rzeczywiście, trudno całkowicie wykluczyć ryzyko błędów, zarówno w wyborze i wdrażaniu rozwiązań klasy TMS. D. Warda (Logintegra) za najczęstszy uznaje stosowanie tzw. rozwiązań „pudełkowych”.

– Słyszymy od klientów, że wybór takiego rozwiązania tylko z pozoru pozwolił na oszczędności i nie rozwiązał głównych problemów. O ile procesy w przedsiębiorstwach stricte spedycyjnych są mniej złożone, o tyle przewoźnicy dysponujący własną flotą potrzebują bardziej elastycznych, dostosowanych rozwiązań – stwierdza nasz rozmówca, porównując różnice do tych jakie występują pomiędzy przedsiębiorstwami handlowymi i produkcyjnymi – planowanie, zarządzanie czy chociażby rozliczanie kosztów w przypadku tych drugich jest zdecydowanie bardziej złożone i indywidualne.

Dostawcy zgodnie podkreślają, że kupując system dedykowany otrzymujemy rozwiązanie dopasowane do przedsiębiorstwa, a nie odwrotnie

Z reguły dostawca gwarantuje też możliwość wprowadzenia zmian mających na celu doskonalenie i modyfikacje rozwiązania wraz ze zmieniającym się przedsiębiorstwem.

Na ważny aspekt związany z wdrażaniem TMS zwracają uwagę eksperci LIS Polska. Za podstawowy błąd uznają przeświadczenie, że po zainstalowaniu systemu będzie on od razu dopasowany do wymagań klienta i że wdrożenie będzie trwało kilka dni. Tymczasem, z reguły wdrożenie trwa nawet do kilku miesięcy, gdyż w tym czasie zbierane są informacje, przeprowadzane konsultacje z firmami zależnymi, programistami oraz szkolenia. Często spotykanym błędem jest przeświadczenie, że system TMS potrafi wszystko i wszystko dzieje się automatycznie. Oprogramowanie TMS ma służyć ułatwieniu planowania, automatyzacji i zarządzania procesami firmy, ale nie wyeliminuje w pełni czynnika ludzkiego.

“Zmorą” przedsiębiorców inwestujących w system TMS jest to, że trzeba go instalować na każdym sprzęcie, w każdym oddziale osobno. To również tylko obiegowa opinia. Istnieją już TMS-y – np. FireTMS – które działają w tak zwanej „chmurze”. Z takiego TMS-a można korzystać wszędzie i na każdym komputerze. Wystarczy się zalogować jak do e-maila.

Wybierając swój TMS zwróć uwagę nie tylko na możliwość mobilnego korzystania, ale także na to, czy jest zintegrowany z innymi aplikacjami: giełdami transportowymi, programami do księgowości, czy systemami telematycznymi. To bardzo ułatwia pracę.

Przed każdą instalacją klient otrzymuje szczegółowy projekt systemu, zawierający jego dokładną specyfikację, budżet oraz harmonogram wdrożenia. Umożliwia to klientowi szczegółowe zaplanowanie zasobów osobowych, finansowych i czasowych. Wdrożenie – każdorazowo produkcyjne wdrożenie systemu poparte jest pełnymi testami i uruchomieniem prototypu w środowisku biznesowym klienta. Wdrożenie produkcyjne jest przeprowadzane bezkolizyjnie, a służby wdrożeniowe zapewniają odpowiednią asystę personalną po uruchomieniu systemu dla użytkowników i administratorów systemu” – tłumaczą w OPTIDATA (TMS Falcon).

Fot: Fire Tms