W praktyce wiele firm transportowych nie ma problemu z liczbą zleceń. Problemem jest organizacja dnia pracy floty. Trasy są często układane ręcznie, pod presją czasu, a następnie korygowane w trakcie dnia telefonami i doraźnymi decyzjami. Przy niewielkiej skali taki model jeszcze funkcjonuje, jednak wraz ze wzrostem liczby punktów, pojazdów i ograniczeń zaczyna generować koszty, które trudno kontrolować bez systemowego podejścia.
Gdzie powstają koszty wynikające z braku optymalizacji tras?
Puste przebiegi i powroty bez ładunku
Dane Eurostatu wskazują, że ponad 20% dystansu pokonywanego przez pojazdy transportu drogowego w Unii Europejskiej stanowią przejazdy bez ładunku. Rzadko jest to efekt braku pracy. Znacznie częściej wynika z braku logiki w planowaniu powrotów, niedopasowania stref dostaw, niedoszacowania czasu załadunku i rozładunku albo nieuwzględnienia rzeczywistych ograniczeń pojazdów. Każdy taki kilometr to koszt paliwa, czasu pracy kierowcy oraz eksploatacji floty.
Nieudane doręczenia i ponowne podjazdy
Dane branżowe pokazują, że kilka procent dostaw nie udaje się zrealizować przy pierwszej próbie doręczenia. W praktyce oznacza to konieczność ponownego podjazdu lub przeplanowania trasy, co zaburza realizację kolejnych punktów i generuje dodatkowe koszty – zarówno po stronie kierowców, jak i dyspozytorów. Istotna część takich sytuacji wynika z jakości danych: niepełnych adresów, braku informacji o dostępności odbiorcy czy nieaktualnych kontaktów.
Załadunek i rozładunek jako „czarna skrzynka” planowania
Czasy obsługi punktów należą do najczęściej niedoszacowanych elementów tras. Kolejki na rampach, opóźniona awizacja czy oczekiwanie na dokumenty powodują, że plan oparty na teoretycznych założeniach szybko przestaje być aktualny. Jeżeli te odchylenia nie wracają do planowania jako dane wejściowe, ten sam błąd powtarza się z dnia na dzień.
Koszty niewidoczne w kilometrach
Brak bieżącej informacji o statusie dostawy i przewidywanym czasie przyjazdu generuje dodatkowe obciążenie dla dyspozytorni i obsługi klienta. Telefony typu „gdzie jest kierowca” lub „o której będzie dostawa” to roboczogodziny, które rzadko są przypisywane do kosztów tras, mimo że w skali miesiąca mają realny wpływ na wynik finansowy.
Dlaczego ręczne planowanie tras przestaje działać przy większej skali?
Granica możliwości planisty nie wynika z braku kompetencji, lecz z matematyki. Wraz ze wzrostem liczby punktów dostawy liczba możliwych wariantów ułożenia trasy rośnie wykładniczo. W pewnym momencie decyzje zaczynają opierać się na doświadczeniu i skrótach myślowych, a nie na porównaniu rzeczywistych scenariuszy kosztowych.
Dobrze pokazują to proste analizy porównawcze. W jednym ze studiów przypadku z okolic Pruszkowa porównano trasę realizowaną według dotychczasowego, ręcznie ułożonego planu z trasą wyliczoną z wykorzystaniem systemu Routimo. Analiza dotyczyła rzeczywistej trasy realizowanej w tym samym miesiącu, przy niezmienionym zakresie pracy i tych samych ograniczeniach operacyjnych.
Długość przejazdu spadła z 33 km do około 22,5 km, a czas pracy brygady skrócił się o pół godziny. Zakres pracy pozostał ten sam – zmieniła się jedynie kolejność punktów oraz sposób uwzględnienia ograniczeń.
Typowe błędy procesowe, które podnoszą koszty tras
Jednym z najczęstszych problemów są dane wejściowe, które formalnie „wystarczają”, ale nie nadają się do precyzyjnego planowania. Adresy zapisane w różnych formatach, brak godzin dostępności czy niejednoznaczne czasy obsługi punktu powodują konieczność ciągłych korekt w trakcie dnia.
Drugim obszarem są okna czasowe traktowane orientacyjnie, bez powiązania z rzeczywistym czasem rozładunku, przerwami kierowców czy ograniczeniami wjazdu. Skutkiem są spóźnienia, nadmiarowe kilometry i nadgodziny.
Często pomijane są również ograniczenia pojazdów: DMC, typ nadwozia, strefy niskoemisyjne, ograniczenia ADR czy zakazy tunelowe. Jeżeli nie zostaną uwzględnione na etapie planowania, korekta następuje już po wyjeździe w trasę – zawsze drożej.
Kluczowym elementem jest także brak pętli zwrotnej z realizacji. Bez wiedzy o tym, co faktycznie wydarzyło się na trasie i o której godzinie, nie ma podstaw do poprawy kolejnych planów. „Trasa wykonana” nie zawsze oznacza realizację zgodną z założeniami.
Jak wygląda systemowa optymalizacja tras w praktyce?
W firmach, które traktują optymalizację tras jako proces, planowanie i realizacja są ze sobą ściśle powiązane. Dane do planowania są ustandaryzowane: adresy, kontakty, okna czasowe, czasy obsługi punktów oraz ograniczenia pojazdów zapisane są w jednym formacie.
Jak każde narzędzie planistyczne, system nie rozwiązuje problemów jakości danych po stronie firmy – ale pozwala je szybko ujawnić i uporządkować w codziennej pracy operacyjnej.
Na tej podstawie system porównuje możliwe warianty tras, uwzględniając dystans, czas pracy i dostępność zasobów. W praktyce takie podejście wykracza poza klasyczne planowanie tras. Obejmuje również bieżącą kontrolę realizacji, raportowanie statusów zadań, komunikację z kierowcami i odbiorcami oraz zbieranie danych, które wracają do kolejnych planów. Dzięki temu system wspiera nie tylko ułożenie trasy, ale cały cykl pracy operacyjnej w terenie.
Taki model pracy realizowany jest m.in. w Routimo, gdzie planowanie, realizacja i raportowanie funkcjonują jako jeden spójny proces operacyjny, a system nie sprowadza się wyłącznie do roli zarządzania trasą.
Kiedy optymalizacja tras realnie się opłaca?
Zwrot z inwestycji staje się wyraźny przy trasach obejmujących kilkanaście lub kilkadziesiąt punktów dziennie. Przy takiej skali ręczne porównanie wariantów przestaje być możliwe, a każda decyzja „na oko” przekłada się na koszt.
W takich przypadkach standardem jest uruchomienie rozwiązania w formule pilotażowej, najczęściej w jednym regionie lub na wybranych trasach. Z takiego podejścia korzystają również duże organizacje, które przed szerszym wdrożeniem weryfikują rezultaty w realnych warunkach operacyjnych. Pozwala to ocenić wpływ na koszty, organizację pracy i realizację tras, zanim system obejmie całą flotę.
Optymalizacja tras jako element kontroli kosztów operacyjnych
Routimo porządkuje dwa kluczowe obszary: planowanie i realizację. Trasy są wyliczane na podstawie rzeczywistych danych operacyjnych i porównywane pod kątem czasu, dystansu lub kosztu. W trakcie realizacji system zapewnia bieżący podgląd, aktualne ETA oraz raportowanie statusów zadań przez kierowców.
Automatyczne powiadomienia do odbiorców ograniczają liczbę zapytań o status dostawy i odciążają dyspozytornię. Dzięki temu koszty, które wcześniej były rozproszone pomiędzy różnymi obszarami organizacji, stają się mierzalne i możliwe do kontrolowania.
Optymalizacja tras to proces, nie jednorazowa zmiana
Optymalizacja tras w firmie transportowej przynosi trwałe efekty tylko wtedy, gdy jest elementem stałego procesu operacyjnego. Przy rosnącej liczbie punktów, pojazdów i ograniczeń koszty paliwa oraz pracy kierowców są bezpośrednią konsekwencją jakości planowania i kontroli realizacji. Firmy, które potrafią to mierzyć i korygować na bieżąco, budują przewagę nie przez jednorazowe oszczędności, lecz przez lepszą organizację pracy.
