Branża transportu, spedycji i logistyki działa w oparciu o rozproszoną sieć kontrahentów, w tym liczne podmioty zagraniczne. To sprawia, że wdrożenie KSeF może być w tym sektorze szczególnie wymagające. Choć system opiera się na jednolitych zasadach, jego praktyczne zastosowanie będzie wyglądać inaczej w zależności od skali działalności i struktury współpracy.
Weryfikacja kontrahentów – nowe codzienne wyzwanie dla firm TSL
W transporcie i spedycji współpraca z zagranicznymi kontrahentami jest standardem, a to generuje dodatkowe obowiązki. Podmioty, które nie mają w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności, nie podlegają KSeF. Firmy będą musiały więc każdorazowo sprawdzać, czy dany kontrahent ma obowiązek korzystania z systemu. Od tego zależy sposób wystawiania, przekazywania i odbierania faktur. Błędna kwalifikacja może zakłócić cały obieg dokumentów, szczególnie w przedsiębiorstwach obsługujących setki zleceń i podwykonawców każdego dnia.
Brak załączników w KSeF skomplikuje obieg dokumentów
W branży TSL załączniki – listy przewozowe, potwierdzenia dostaw, dokumenty magazynowe czy raporty GPS – stanowią integralną część rozliczeń. Dotychczas były przesyłane razem z fakturą. KSeF tego nie umożliwia. W praktyce oznacza to, że dokumenty towarzyszące będą musiały być dostarczane inną drogą, a następnie łączone z fakturą już po stronie odbiorcy. To dodatkowy etap, który wydłuży proces weryfikacji i zwiększy ryzyko niezgodności.
KSeF sam w sobie jest prosty, ale wdrożenie w logistyce już nie
Mechanizm wystawiania e-faktur jest stosunkowo nieskomplikowany. Trudność pojawia się dopiero wtedy, gdy trzeba go wdrożyć w firmie codziennie generującej i odbierającej ogromną liczbę dokumentów.
Złożoność procesów logistycznych sprawia, że każde dodatkowe utrudnienie – jak konieczność weryfikacji kontrahentów czy brak załączników – ma realny wpływ na szybkość i jakość obsługi zleceń. Dla wielu firm może to oznaczać konieczność aktualizacji systemów, a nawet reorganizacji pracy działów operacyjnych, księgowych i kontroli wewnętrznej.
Branża logistyczna musi przygotować się na uporządkowanie obiegu dokumentów, dokładniejszą kontrolę kontrahentów oraz dostosowanie rozwiązań informatycznych. KSeF może docelowo wesprzeć automatyzację i zwiększyć transparentność procesów, ale wymaga istotnych zmian w codziennej pracy zespołów.
