Transport i logistyka kosmetyków, czyli co daje traceability ładunków drogich i wrażliwych

Kwestie organizacji produkcji i dystrybucji kosmetyków reguluje Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego I Rady (WE) NR 1223/2009 (w 2013 r. dokonano nowelizacji tego rozporządzenia), kładące szczególny nacisk na bezpieczeństwo obrotu. 

Każdy kosmetyk, trafiający na rynek musi zatem spełnić określone wymogi. 

Warto jednak zacząć od definicji. W wymienionym rozporządzeniu produktem kosmetycznym nazywa się:

każdą substancję lub mieszaninę przeznaczoną do kontaktu z zewnętrznymi częściami ciała ludzkiego lub z zębami oraz błonami śluzowymi jamy ustnej, którego wyłącznym lub głównym celem jest utrzymywanie ich w czystości, perfumowanie, zmiana ich wyglądu, ochrona, utrzymywanie w dobrej kondycji lub korygowanie zapachu ciała”. 

Kontrolowana temperatura magazynowania i transportu

Łańcuch logistyczny produktów kosmetycznych jest bardzo długi, a początek daje mu w istocie laboratorium, w którym powstaje receptura nowego kosmetyku. Później obejmuje cały proces produkcji, a następnie transport do miejsca zbytu (najczęściej drogerii, a ostatnio również bezpośrednio do odbiorcy finalnego). W każdym przypadku mamy do czynienia z dostawami substancji, preparatów, półproduktów, bądź gotowych produktów. 

Producenci kosmetyków używają specjalistycznych składników, które muszą być przechowywane i transportowane ze szczególną ostrożnością, po to by uniknąć negatywnych skutków związanych z pogodą, temperaturą, wilgocią i światłem. To wszystko wpływa też na zasady postępowania dostawców i przewoźników, oraz na wymagania stawiane przed nimi. 

Łańcuch logistyczny to w rzeczywistości lista obowiązkowych wymagań, które należy spełnić, aby wszystko mogło odbyć się zgodnie z prawem. Każdy wyprodukowany i dystrybuowany kosmetyk, przed wprowadzeniem do sprzedaży musi być zgłoszony, zgodnie z wspomnianym Rozporządzeniem. 

Produkty kosmetyczne w wielu przypadkach są specyficzne, unikatowe ze względu na swój skład, co nierzadko oznacza specjalne warunki transportowania. Czasem oznacza to tzw. kontrolowaną temperaturę, a niedotrzymanie reżimów temperaturowych (zarówno w przypadku surowców, jak i gotowych produktów) może oznaczać utratę przez towar odpowiednich właściwości fizyko-chemicznych.

Krótki czas przewozu to podstawa

Produkty kosmetyczne muszą być zatem należycie zabezpieczone, w czym rola załadowcy. Rolą przewoźnika jest zapewnienie takich środków transportu, które pozwalają realizować zadanie bez przeszkód. Kluczowe jest by produkt trafił w nienaruszonym stanie do klienta z zachowaniem jak najkrótszego czasu przewozu.

Jeśli nie okaże się to możliwe, konieczne jest posiadanie “planu B”, a zatem znajomość zasad funkcjonowania w sytuacjach awaryjnych. 

Rozporządzenie określa dokładnie kto jest dystrybutorem kosmetyków. To:

każda osoba fizyczna lub prawna w łańcuchu dostaw, niebędąca producentem ani importerem, która udostępnia produkt kosmetyczny na rynku”.

To ona odpowiada zarówno za transport, jak i za magazynowanie gotowych towarów. W procesie dystrybucji produktów kosmetycznych zarówno z punktu widzenia producenta jak i z punktu widzenia dystrybutora bardzo ważną kwestią jest zorganizowanie odpowiednich warunków transportowych danych produktów.   

Dla wytwórcy bardzo ważnym aspektem jest to, aby produkt trafił do potencjalnego klienta w jak najlepszym stanie, z zachowaniem swoich właściwości, wyglądu, konsystencji, a także zapachu. 

Zarówno operator logistyczny, jak i załadowca oraz przewoźnik muszą pamiętać, że od 2013 r. każdy produkty kosmetyczny obłożony jest wymogiem identyfikowalności. W praktyce oznacza to ni mniej, ni więcej tylko to, że można w dowolnej chwili odtworzyć dane związane z przepływem produktu w całym łańcuchu dostaw, na poszczególnych jego etapach. Praktycznie żaden uczestnik tego łańcucha nie pozostaje zatem anonimowy, co jeszcze zwiększa jego odpowiedzialność. Nic dziwnego, że w logistyce przemysłu kosmetycznego podejmowane są kolejne działania, poprawiające jakość zaopatrzenia produkcji, ale też usprawniające drogę towaru od producenta do ostatecznego odbiorcy.

Dwa rodzaje łańcuchów dostaw

Istnieją dwa rodzaje zarządzania łańcuchem dostaw. Pierwszy opiera się na zarządzaniu poprzez odbiorcę, to on bierze na siebie odpowiedzialność przeprowadzenia oraz kontrolowania całego procesu zamówienia od początku, aż do końca (dotrzymywanie terminu dostaw oraz monitorowanie przebiegu łańcucha dostaw). Relacje pomiędzy dostawcą, a odbiorcą produktu są dość ograniczone.

Alternatywę stanowi zarządzanie łańcuchem dostaw przez dostawcę, to on (zazwyczaj sam producent) odpowiada w głównej mierze za tworzenie zamówień na produkt zgodnie z wymaganiami i zapotrzebowaniem odbiorcy. W tym przypadku kontakt jest o wiele bardziej ścisły, niezbędna jest stała wymiana informacji pomiędzy producentem, a odbiorcą (ten ostatni określa swoje wymagania oraz zapotrzebowanie na dany produkt, to on stale kontroluje też łańcuch dostaw). 

Po to by sprostać największym wyzwaniom w łańcuchu dostaw branży kosmetycznej, trzeba stosować innowacyjne metody pracy. Operatorzy oferują zazwyczaj rozwiązania kompleksowe. 

Eksperci z firmy OCS wyjaśniają w jaki sposób podmioty wyspecjalizowane w dystrybucji takich towarów zlecają transport kosmetyków w kontrolowanej temperaturze zarówno w opakowaniach powierzonych lub własnych, którymi dysponuje OCS.

Dzięki temu, że dysponujemy odpowiednim zapleczem oraz pojazdami przystosowanymi do utrzymania wymaganej temperatury wewnątrz skrzyni załadunkowej niezależnie od warunków pogodowych transport może być realizowany bez przeszkód na zlecenie. Może być wykonywany w dniu zamówienia lub też z odroczonym zleceniem. Transport z odroczonym zleceniem polega na tym, że kosmetyki są do nas wcześniej dostarczane lub też odbierane przez nas, a dostarczane w innym, określonym dniu do jednego lub wielu punktów” – tłumaczą w OCS.

Firma dokonująca takiego zlecenia oszczędza czas oraz pieniądze, ponieważ nie musi gromadzić u siebie i magazynować kosmetyków, które później należy w paczkach przesłać do miejsca docelowego. Eksperci wyjaśniają, że przy większych partiach kosmetyków transport może być wykonany na paletach w ustalonym terminie.

Logistyka kosmetyków – rola traceability

Rozwiązania logistyczne oferowane przez operatorów pozwalają na całodobowy transport kosmetyków do wielu punktów w całym kraju z zachowaniem wymaganych warunków temperaturowych oraz śledzenia drogi, jaką pokonują ładunki. To swoisty znak czasu, coraz większego znaczenia nabiera to, iż wiele firm produkcyjnych ma już możliwość śledzenia produktów w łańcuchu dostaw, tzw. traceability (identyfikowalność). To rozwiązanie bardzo korzystne dla przedsiębiorców, w przypadku wystąpienia jakichkolwiek nieprawidłowości czy szkód. Umożliwia bowiem dotarcie do konkretnej partii produktu i jej wycofanie. Pozwala więc na reakcję, jednak w momencie, kiedy sytuacja kryzysowa już nastąpiła.

Nierzadko jest to moment, gdy dany, wybrakowany produkt już dotarł do klienta. Ponadto nie ma pewności, jak duża część towaru została uszkodzona. W takiej sytuacji bardzo często zapobiegawczo wycofaniu podlega całość danej partii, co oczywiście powiększa straty producenta” – tłumaczył w wypowiedzi prasowej Konrad Uliński, marketing & product development director w firmie SKK.

Uliński zwraca też uwagę, że stosowany obecnie najpowszechniej  sposób obsługi i kontroli łańcucha dostaw nie umożliwia jednak sprawnej weryfikacji ich jakości w dowolnym momencie procesu. Wyjątkiem jest manualne otwarcia wybranej sztuki lub jednostki logistycznej.

“Ponadto mocno ogranicza możliwość oceny jakości produktów w kluczowym momencie przyjęcia ich do sprzedaży w sklepie oraz ustalenie momentu, w którym wystąpiły anomalie w magazynowaniu lub transporcie” – dodaje Konrad Uliński.

Fot. Pixabay/photosforyou