Podstawą prawną w Polsce wystawienia noty ryczałtowej jest ustawa z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Przepisy te przyznają wierzycielowi prawo do zryczałtowanej rekompensaty za koszty odzyskiwania należności, bez konieczności wykazywania ich wysokości.
Kluczowe jest to, że przesłanką do wystawienia noty ryczałtowej jest samo przekroczenie terminu płatności faktury. Wierzyciel może więc naliczyć rekompensatę już od dnia następującego po terminie zapłaty, niezależnie od tego, czy podjął jakiekolwiek działania windykacyjne.
Wysokość rekompensaty w Polsce uzależniona jest od wartości należności głównej. Wynosi ona:
- 40 euro dla należności do 5 tys. zł,
- 70 euro dla należności od 5 tys. do 50 tys. zł
- oraz 100 euro dla należności przekraczających 50 tys. zł.
Prawo do rekompensaty przysługuje wobec każdego dłużnika mającego siedzibę na terenie Unii Europejskiej. W przypadku dłużników zagranicznych wysokość rekompensaty jest stała i wynosi 40 euro, zgodnie z przepisami obowiązującymi w kraju siedziby dłużnika.
Nota ryczałtowa może być wystawiona automatycznie po upływie terminu płatności i stanowi prosty sposób na zrekompensowanie podstawowych kosztów związanych z dochodzeniem należności.
Nota za koszty odzyskiwania należności
W sytuacjach, gdy rzeczywiste koszty odzyskiwania należności przekraczają kwotę ryczałtu, wierzyciel ma prawo dochodzić ich zwrotu w pełnej wysokości. W takim przypadku wysokość kosztów nie zależy już wyłącznie od wartości należności głównej, lecz przede wszystkim od stopnia skomplikowania sprawy, nakładu pracy włożonego w proces windykacji czy postawy samego dłużnika.
W przypadku trudnych do odzyskania wierzytelności ryczałtowa rekompensata może nie odzwierciedlać faktycznych nakładów ponoszonych w związku z odzyskaniem należności. W takich sytuacjach zasadna może być nota obejmująca dodatkowe koszty windykacyjne.
W praktyce, podstawą rozliczenia takich kosztów może być faktura prowizyjna wystawiona za skutecznie przeprowadzone działania windykacyjne. Taki dokument potwierdza, że wierzyciel poniósł konkretne wydatki w związku z dochodzeniem należności.
Różnice w zakresie formalnym
Nota ryczałtowa jest prostym narzędziem – nie wymaga załączników ani dodatkowych dokumentów. Wystarczy wskazać podstawę prawną, kwotę rekompensaty oraz dane stron.
W przypadku noty za koszty odzyskiwania należności, rekomendowane jest oparcie rozliczenia o dokument księgowy, np. fakturę za przeprowadzone czynności windykacyjne, co pozwala w sposób przejrzysty wykazać zasadność poniesionych kosztów.
Kiedy stosować poszczególne rozwiązania?
Dobór odpowiedniego narzędzia zależy od skali należności i zakresu podjętych działań.
- Przy niewielkich opóźnieniach w płatnościach nota na 40 euro zwykle spełnia swoją funkcję – jest prosta, szybka i skuteczna.
- Natomiast w przypadku należności, gdy proces odzyskiwania wymaga większego zaangażowania, uzasadnione może być wystawienie noty za dodatkowe koszty windykacji.
Kultura terminowych płatności
Nota na 40/70/100 euro i nota za koszty odzyskiwania należności to komplementarne narzędzia, które wspierają przedsiębiorców w dochodzeniu swoich praw.
Pierwsza stanowi uproszczoną formę rekompensaty należną już po przekroczeniu terminu płatności faktury, druga – umożliwia rozliczenie wszystkich poniesionych kosztów przy trudnych do odzyskania należnościach, gdy ryczałt nie pokrywa rzeczywistych wydatków.
Obie mają wymiar nie tylko rekompensacyjny, lecz także prewencyjny. Ich stosowanie pokazuje, że przedsiębiorca dba o dyscyplinę płatniczą i traktuje terminowość rozliczeń jako element rzetelnej współpracy. To nie tylko element efektywnego zarządzania należnościami, ale także ważny krok w budowaniu kultury terminowych płatności w obrocie gospodarczym.
Przedsiębiorcy, którzy konsekwentnie egzekwują należności, częściej obserwują poprawę terminowości wśród kontrahentów.
