Różnice między krajami UE, zmieniające się przepisy oraz rozbudowane wymogi administracyjne sprawiają, że nie istnieje jeden uniwersalny schemat odzyskania podatku.
Nawet 200 euro na 1000 litrów paliwa
Według ekspertów Eurowagu, potencjalne korzyści finansowe są znaczące. W zależności od kraju przewoźnicy mogą odzyskać średnio od ok. 450 do ponad 800 zł (ok. 108–200 euro) za każde 1000 litrów paliwa.
W wielu państwach UE stawki akcyzy zmieniają się nawet kilkukrotnie w ciągu roku, a różnice między krajami są wyraźne. Na jednym tankowaniu 1000 litrów można zaoszczędzić ponad 800 zł” – wskazuje Karolina Styrcz, TAX Refund Team Leader w Grupie Eurowag.
Najwyższe zwroty mają występować m.in. w Belgii, Francji i Słowenii, jednak – jak zaznaczają eksperci – wysokość realnego zwrotu zależy od wielu czynników, w tym aktualnych stawek i poprawności dokumentacji.
Największy problem: dokumenty i lokalne przepisy
Choć sama idea zwrotu jest prosta, praktyka okazuje się znacznie bardziej wymagająca. Firmy transportowe najczęściej napotykają problemy przy kompletowaniu dokumentów oraz interpretacji lokalnych przepisów.
Nawet najmniejsza pomyłka może opóźnić proces zwrotu”– podkreśla Katarzyna Hondowicz, Senior Tax Coordinator w Grupie Eurowag.
Ekspertka wskazuje, że w praktyce problemy wynikają m.in. z:
- braków w umowach leasingowych (np. brak numeru VIN),
- niepełnych podpisów i pieczęci,
- błędnej dokumentacji paliwowej,
- różnic w wymaganiach między krajami.
W jednym z przytoczonych przykładów brak pieczęci leasingodawcy spowodował opóźnienie zwrotu o kilka miesięcy, mimo że pojazd był prawidłowo użytkowany.
Różne zasady w różnych krajach UE
Dodatkowym wyzwaniem są różnice proceduralne między państwami. Zwrot akcyzy dostępny jest m.in. w Belgii, Francji, Hiszpanii, Włoszech, Słowenii, Chorwacji i na Węgrzech – ale każdy kraj stosuje własne zasady.
W niektórych przypadkach wymagane są dodatkowe elementy, takie jak:
- numer podatkowy (np. NIF w Hiszpanii i Belgii),
- tłumaczenia przysięgłe dokumentów,
- przypisanie kart paliwowych do konkretnych pojazdów.
Zdaniem ekspertów, kluczowe znaczenie ma też sposób rozliczeń – miesięczny, kwartalny lub roczny – co bezpośrednio wpływa na czas oczekiwania na zwrot.
Zwrot może trwać nawet 2 lata
Standardowy czas oczekiwania na decyzję administracyjną wynosi od kilku miesięcy do nawet dwóch lat. Najczęściej zależy to od:
- kompletności dokumentów,
- wymogów lokalnych urzędów,
- obciążenia administracji,
- rodzaju umów leasingowych i konieczności tłumaczeń.
Skompletowanie pełnego zestawu dokumentów i ich prawidłowe wypełnienie już na samym początku jest najważniejsze i ma kluczowe znaczenie dla pozytywnego rozpatrzenia sprawy. Dobrą praktyką jest zwrócenie uwagi na wszystkie niezbędne podpisy, przypisanie kart paliwowych do konkretnych ciężarówek, a w przypadku umów leasingowych upewnienie się, że są one prawidłowo sporządzone – wskazuje Karolina Styrcz.
Firmy szukają sposobów na przyspieszenie zwrotów
Ze względu na długi czas oczekiwania część przewoźników korzysta z rozwiązań finansowych lub zmienia model rozliczeń na bardziej regularny.
Jednym ze skutecznych sposobów na usprawnienie procedury odzyskiwania należności są miesięczne cykle rozliczeń, które dostępne są w Belgii, Chorwacji i Hiszpanii. Pozwalają one znacznie szybciej uzyskać zwrot pieniędzy od tych państw, w których możliwe są rozliczenia wyłącznie w ujęciu kwartalnym, jak np. we Francji, Włoszech i na Węgrzech lub rocznym, jak np. w Słowenii – zwraca uwagę Katarzyna Hondowicz.
Realna oszczędność, ale tylko dla dobrze przygotowanych
Zwrot akcyzy może być istotnym elementem optymalizacji kosztów w transporcie międzynarodowym, jednak – jak wynika z praktyki – największym ryzykiem nie są same przepisy, lecz błędy formalne i brak znajomości lokalnych procedur.
Dla wielu firm to nadal niewykorzystane źródło oszczędności, które przy dużych flotach może oznaczać dziesiątki tysięcy złotych rocznie – pod warunkiem sprawnej obsługi administracyjnej.
