Logistyka kontraktowa, czy własny magazyn? Zobacz porównanie największych zalet i mankamentów

Jednoznacznej odpowiedzi nie ma. W klasycznym modelu budżetu operacji magazynowych główne koszty stanowią dwa elementy: koszt magazynu związany z jego wynajmem i utrzymaniem oraz koszt personelu. Obie pozycje stanowią razem aż około 80 proc. łącznych kosztów magazynowych.

Na pozostałe 20 proc. składają się wszystkie inne koszty. Niezależnie od tego, czy koszty te będą ponoszone przez firmę samodzielnie zarządzającą swoim magazynem, czy też przez operatora logistycznego, przynajmniej teoretycznie powinny one być na tym samym poziomie. Przy czym oczywiście firma zawodowo zajmująca się zarządzaniem magazynami na rzecz innych przedsiębiorstw doliczy sobie większą czy mniejszą marżę. Czyżby więc mieli rację ci, którzy uważają, że operator logistyczny z definicji będzie droższy niż samodzielna logistyka? Moim zdaniem – niekoniecznie, a już na pewno nie w każdym wypadku.

Im droższe produkty, tym droższa obsługa magazynu

Zacznijmy od kosztów personalnych. W większości przypadków, a dotyczy to w głównej mierze firm produkcyjnych, ich koszty pracownicze są wyższe, niż w wypadku firm logistycznych. Pracownicy odpowiedzialni za przepływy logistyczne na terenie zakładu produkcyjnego na ogół mają wynagrodzenia na tym samym lub zbliżonym poziomie co robotnicy produkcyjni.  Nie jest tajemnicą, że operatorzy logistyczni personelowi magazynowemu oferują płace o kilkanaście procent niższe. Już ta różnica może zrównoważyć marżę, który operator logistyczny doliczy do swoich kosztów. Jednak koszty personelu to nie wszystko.

Operacje logistyczne kierują się podstawową zasadą: im droższe są produkty będące przedmiotem operacji logistycznych, tym droższa będzie obsługa magazynu, ponieważ  im wyższa wartość produktu, tym bardziej skomplikowane są operacje magazynowe. Produkty o relatywnie niskiej wartości, jak np. żywność rzadko kiedy są zamawiane przez odbiorców na sztuki. Zamówienia są składane albo na pełne palety lub warstwy, czy też kartony/zgrzewki.

Wyobraźmy sobie operacje logistyczne na produktach z drugiego bieguna kosztowego, jak np. telefony komórkowe. Jest jasne, że sklepy – obojętnie czy internetowe czy stacjonarne – będą składać zamówienia na pojedyncze egzemplarze danego modelu telefonu. O wydaniach pełnych kartonów albo o pełnych paletach możemy zasadniczo zapomnieć. Przy obsłudze drogich produktów kupujący będzie też wymagał od sprzedającego usług dodatkowych jak np. zczytania numerów seryjnych poszczególnych telefonów, czasami personalizację telefonu dla końcowego użytkownika lub inne usługi. Taki sposób zarządzania produktami w magazynie jest z oczywistych przyczyn droższy na jednostkę sprzedaży niż w przypadku produktów tanich, sprzedawanych na opakowania zbiorcze.  Równolegle wyższa wartość produktu generuje większe obroty i większą marżę sprzedającego.

Poniższy wykres pokazuje relacje między kosztem produktu, marżą uzyskiwaną przez firmę handlową na produkcie przy jej stałej wielkości procentowej 20 proc. oraz kosztami magazynowania, stanowiącymi w każdym przypadku 5 proc. wartości produktów. Jak widzimy, rosnąca wartość produktów (linia niebieska) automatycznie zwiększa przestrzeń pomiędzy marżą (linia zielona) a kosztami magazynowania (linia czerwona). Oznacza to, że nawet wzrost kosztów logistyki magazynowej spowodowany bardziej skomplikowaną logistyką w przypadku produktów o wysokiej wartości, zostawia jeszcze całkiem sporo marży na pokrycie wszystkich innych kosztów. 

Koszty wdrożenia operacji logistycznych

Rozpoczęcie operacji magazynowych oznacza zazwyczaj bardzo wysokie koszty początkowe związane po pierwsze z zakupem wyposażenia magazynu, a po drugie – z fazą budowania koncepcji magazynowej i wdrożenia operacji. O ile koszt wyposażenia jest łatwo policzalny, to estymacja kosztów prac nad koncepcją magazynu – już nie.  Zaangażowany w te prace jest sztab ludzi począwszy od obliczenia jego powierzchni, poprzez negocjacje z deweloperami dostarczającymi sam magazyn, opracowanie planu magazynu, koncepcji składowania, negocjacje z dostawcami wyposażenia i sprzętu, prace nad konfiguracją czy zakupem WMS-a, a skończywszy na rekrutacji i szkoleniach personelu, które trwają miesiącami.

W wypadku współpracy z operatorem logistycznym koszty te firma handlowa lub produkcyjna prawie zawsze również poniesie, jednak będą one rozłożone w czasie a ponadto w wypadku zakupu wyposażenia magazynu operator logistyczny obciąża klienta miesięczną wartością amortyzacji, a nie początkowymi kosztami zakupu. 

W przypadku decyzji o uruchomieniu operacji magazynowych we własnym zakresie, inwestycji w wyposażenie magazynowe nie da się uniknąć. Koszty wyposażenia magazynu oczywiście zależą od rodzaju wyposażenia i wielkości obiektu. W wypadku zaawansowanych rozwiązań bądź dużego magazynu (np. dziesięć tysięcy metrów kwadratowych i więcej) sięgają one milionów złotych. Koszty pracy koncepcyjnej własnego zespołu są również wysokie.

Koszty własne czasami policzyć najtrudniej, nie łudźmy się jednak, że ponieważ nie wydajemy pieniędzy na zewnątrz firmy, to prace nad koncepcją i wdrożeniem nie będą nas kosztować nic. Alokacja jakiejś części zasobów firmy do opracowania koncepcji i wdrożenia operacji magazynowych oznacza choćby to, że zasoby te nie będą mogły poświęcić się realizacji innych zadań. 

Przedsiębiorstwo zastanawiające się nad outsourcingiem powinno postawić sobie pytanie, czy stać je na poniesienie takich kosztów oraz – jeśli firma takimi zasobami finansowymi dysponuje – czy nie lepiej jest je zainwestować w co innego.

Sedno idei outsourcingu

Abstrahujemy jednak na moment od kosztów. Moim zdaniem podstawa decyzji o outsourcingu leży w zupełnie odmiennej filozofii operacji postrzegania kosztów związanych z obsługą magazynu. Dla każdej firmy handlowej lub produkcyjnej logistyka i magazyn będą zawsze tylko i wyłącznie „Cost Center”, podczas gdy dla operatora logistycznego będą one „Profit Center”. 

W praktyce oznacza to, że firma handlowa bądź produkcyjna będzie zawsze w swojej logistyce szukała oszczędności i starała się ograniczyć inwestycje w logistykę do niezbędnego minimum. Tymczasem operator logistyczny będzie w obsłudze tego samego magazynu upatrywał sposobu zarobienia pieniędzy, będzie więc gotów w rozwój swojej infrastruktury inwestować. Firma nielogistyczna zajmująca się obsługą własnego magazynu zawsze będzie traktowała koszty prowadzenia magazynu jako koszt, a nie jako wartość dodaną.

Przy decyzji w co zainwestować określone środki finansowe naturalnym jest, że firma produkcyjna bądź handlowa dużo chętniej je zainwestuje w rozwój produktów, samą produkcję bądź w marketing niż w utrzymanie magazynu. Zarząd każdej firmy przed decyzją o jakiejkolwiek inwestycji zada sobie pytanie, jaki uzyska z niej zwrot w postaci zwiększenia obrotów i pozyskania nowych klientów.  W przypadku rozwoju produkcji, marketingu i obsługi klienta relacja pomiędzy środkami zainwestowanymi i dodatkowym obrotem jest uchwytna i łatwo policzalna. W przypadku magazynu lub innych wydatków logistycznych sytuacja nie jest już tak oczywista. 

Nieoczywiste korzyści outsourcingu

Samodzielne prowadzenie magazynu oznacza również obowiązek utrzymywania personelu i infrastruktury magazynowej.  Zapomnijmy na moment o szalejącej pandemii koronawirusa i załóżmy, że wkrótce gospodarka wróci do normalnego lub prawie normalnego funkcjonowania.  

Outsourcing logistyki jest dobrym rozwiązaniem w przypadku występowania zjawisk makroekonomicznych, których świadkami byliśmy przed początkiem pandemii, czyli malejącego bezrobocia, a w konsekwencji ciągłego wzrostu kosztów personalnych, rosnących kosztów najmu magazynów oraz kosztów ich utrzymania. Te elementy powodowały albo ciągły wzrost kosztów magazynu, albo dużą rotację pracowników.

Firma może oczywiście nie reagować na rosnące oczekiwania płacowe pracowników i utrzymywać płace na stałym poziomie, musi jednak liczyć się z konsekwencjami w postaci licznych odejść z firmy i koniecznością ciągłego poszukiwania nowych pracowników. Taka sytuacja angażuje inne zasoby firmy w ciągły proces rekrutacji oraz szkolenia nowych, nieustannie zmieniających się pracowników.  Jakość i efektywność pracy magazynu na pewno pozostawią wiele do życzenia.

Współpraca z zewnętrznym operatorem logistycznym oznacza przynajmniej częściowe przerzucenie tych obowiązków i ryzyka na niego. Umowa z operatorem logistycznym zazwyczaj reguluje kwestie indeksacji cen usług operatora w określonych interwałach czasowych (na ogół raz w roku), przy czym indeksacja odbywa się o wspólnie ustalone parametry, jak np. określone wskaźniki makroekonomiczne. Można też starać się skompensować część rosnących kosztów częściową obniżką cen w wyniku wzrostu produktywności operatora lub jego inicjatyw „continuous improvement”. Ponadto firma decydująca się na outsourcing pozbywa się problemu związanego z rotacją personelu i koniecznością rekrutacji nowych pracowników i ich szkoleń.

Zmiany w handlu przemawiają za outsourcingiem

Decyzji o outsourcingu logistyki sprzyjają również zmiany w handlu, jak choćby coraz większy udział sprzedaży internetowej kosztem sprzedaży w sklepach stacjonarnych. Handel internetowy wiąże się z zupełnie inną strukturą przesyłek, niż w przypadku sklepu stacjonarnego. Magazyn obsługujący sprzedaż stacjonarną przygotowuje jedną dużą przesyłkę dla danego sklepu, hurtowni lub supermarketu z powtarzającym się asortymentem. Natomiast magazyn obsługujący sprzedaż internetową musi przygotowywać wysyłkę każdego indywidualnego zlecenia osobno, łącznie z jego indywidualnym zapakowaniem. Taka struktura wysyłek z magazynu oznacza zupełnie inne procesy robocze w magazynie, wymaga innego wyposażenia oraz stawia różne wymagania wobec systemu WMS. Ponieważ jednak końca sprzedaży stacjonarnej nie widać i sprzedaż w obu kanałach dystrybucji staje się standardem, magazyn musi mieć zdolność operacyjną obsługi i sprzedaży internetowej i stacjonarnej. 

W takim kontekście decyzja o outsourcingu wydaje się być co najmniej rozsądna. Zmieniające się uwarunkowania rynkowe przekładają się natychmiast na konieczność dopasowania i zmian w obsłudze magazynu. Operator logistyczny ma pewną przewagę nad firmą handlową dzięki równoległej obsłudze innych klientów. Współpraca z każdym z nich oznacza dla operatora określone doświadczenia, wiedzę a także synergie kosztowe, które można wykorzystać we współpracy z obecnymi i nowymi klientami.

Synergie, które oferuje operator logistyczny mogą być niezwykle pomocne w przypadku sezonowych wahań sprzedaży. Sprzedaż większości produktów konsumenckich wiąże się ze szczytami sprzedaży na wiosnę i w czwartym kwartale oraz ze spadkiem sprzedaży w okresie letnim. Operator obsługujący w jednym budynku magazynowym klientów uzupełniających swoje wahania wolumenów będzie miał niewątpliwą możliwość synergii i obsługi obu klientów tym samym personelem oraz przy zastosowaniu tego samego sprzętu.

Własna logistyka czasem się opłaca

Są jednak przypadki, w których outsourcing będzie miał mniejsze uzasadnienie. Do nich niewątpliwie będą się zaliczać przypadki magazynów obsługujących produkty cechujące się na przykład:

– niskimi wahaniami sezonowymi,

– relatywnie niską wartością produktów,

– mało skomplikowanymi w obsłudze magazynowej (np. wysyłki produktów na pełne palety czy pojemniki bez konieczności kompletacji na sztuki),

– cechującymi się sprzedażą w tylko jednym kanale.

Obsługa logistyczna produktów spełniających powyższe kryteria będzie na ogół wiązać się z stabilnymi operacjami, które tylko rzadko kiedy będą wymagały nowych inwestycji w infrastrukturę logistyczną  czy rozwiązania informatyczne. W takim wypadku koszty operatora logistycznego mogą być faktycznie wyższe od kosztów samodzielnego zarządzania magazynem. Wracając na chwilę do wykresu przedstawiającego relacje pomiędzy obrotami, marżą firmy handlowej a kosztami logistycznymi, w takim wypadku będziemy się poruszać na początku skali wykresu. W praktyce oznacza to, że koszty zewnętrznego operatora logistycznego mogą być na tym samym poziomie, bądź faktycznie wyższe o jego marżę, niż samodzielne prowadzenie magazynu przez właściciela produktów.

Utrzymanie logistyki we własnym zakresie jest oczywiście też uzasadnione w przypadku stabilnej sytuacji makroekonomicznej, czyli stabilnych kosztów personalnych, kosztów magazynów i ich utrzymania. Przewidywalne koszty logistyczne dają komfort budżetowania i utrzymania oczekiwanej opłacalności biznesu.

Outsourcing logistyki – plusy i minusy

Podsumowując możemy pokusić się o zestawienie kilku czynników sprzyjających outsourcingowi, a także czynników stawiających sens outsourcingu pod znakiem zapytania.

Tak dla outsourcingu	Nie dla outsourcingu
Rosnące koszty personelu	Stabilne lub malejące koszty personelu
Niskie bezrobocie	Wysokie bezrobocie
Wysokie sezonowe wahania wolumenu	Niskie wahania wolumenu
Zmienne kanały sprzedaży	Stabilne kanały sprzedaży
Oczekiwane wzrosty wolumenu	Stabilne wolumeny
Operacje magazynowe wymagające zmian i nowych inwestycji	Stały sposób operacji logistycznych, brak konieczności inwestycji
Produkty o relatywnie wysokiej wartości jednostkowej	Produkty o relatywnie niskiej wartości jednostkowej

Na koniec posłużę się cytatem z klasyka, doskonale oddającego sens outsourcingu. Henry Ford powiedział kiedyś: „Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż konkurenci, nie ma sensu, żebyśmy to robili i powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej niż my”.

Fot. Bartosz Wawryszuk