Największe wyzwania w transporcie międzynarodowym nie wynikają wyłącznie z logistyki, lecz z mnogości przepisów oraz złożonej dokumentacji wymaganej przy realizacji przewozów. Lista regulacji, które powinien znać przewoźnik, jest wielokrotnie dłuższa niż ta dotycząca obowiązujących przedsiębiorcę świadczącego usługi w takich branżach jak budowlana czy handlowa. Przewoźników obowiązuje nie tylko Konwencja CMR, ale też krajowe ustawy o transporcie, unijne rozporządzenia oraz rygorystyczne przepisy celne, skarbowe i te dotyczące kabotażu. Dochodzą do tego wymogi związane z czasem pracy kierowców, ich zatrudnieniem oraz dokumentacją niezbędną podczas kontroli. Złożone przepisy to tylko jedna strona medalu. Równie istotne są zapisy zawarte w zleceniu transportowym, które stanowi fundament relacji ze zleceniodawcą.
Zlecenie transportowe – na co zwrócić uwagę?
W transporcie czas to towar deficytowy, co brutalnie kłóci się z rosnącą objętością umów. Często jednostronicowe zlecenie to tylko pułapka – jego podpisanie oznacza bezwarunkową akceptację obszernych OWU ukrytych na stronie załadowcy.
Rekordowe zlecenie, z jakim pracowałem, liczyło ponad 100 punktów na 7 stronach A4, przypominając bardziej umowę kredytu hipotecznego niż dokument transportowy. Do utrudnień należy dodać barierę językową i skomplikowany „język paragrafów”. Zrozumienie zagranicznych umów utrudnia fakt, że nie na wszystkich rynkach angielski jest powszechny. Doskonałym przykładem jest Francja, gdzie brak znajomości lokalnego języka może stać się realnym ryzykiem prawnym.
Dokumentacja a windykacja
Dla działań windykacyjnych kluczowy jest nie tylko prawidłowo wykonany transport. Prawidłowe naliczenie terminu płatności wymaga dostarczenia pełnej dokumentacji zgodnie z wytycznymi zlecenia. Brak znajomości tych detali to najczęstsza przyczyna opóźnień w przelewach. Przed upływem terminu płatności działania skupiają się na audycie zlecenia oraz identyfikacji i uzupełnieniu brakującej dokumentacji niezbędnej do realizacji umowy. Termin uregulowania obciążeń finansowych liczony jest od momentu dostarczenia kompletu dokumentów. Ich brak formalnie blokuje możliwość dochodzenia należności i stosowania sankcji.
Najczęściej wymagane dokumenty
Większość zleceń transportowych obliguje przewoźnika do dostarczenia kompletu oryginałów dokumentacji – faktury, CMR i zlecenia transportowego – ze szczególnym uwzględnieniem czytelności dat, podpisów oraz poprawności wypełnienia kluczowych pól. W zależności od obsługiwanego rynku, wymagane jest również dołączenie dokumentacji lokalnej.
W Niemczech są to Lieferschein (dowód dostawy) oraz Palettenschein (kwit paletowy, wymagany bez względu na zapisy o wymianie palet), we Francji Attestation de paiement (oświadczenie o zapłacie), a w krajach bloku wschodniego certyfikat rezydencji podatkowej CFR-1. W przypadku transportu poza obszar UE, niezbędne jest również dostarczenie pełnej dokumentacji celnej, w tym dokumentów EX, T1 lub e-dec.
Jak uniknąć problemu?
Kluczem do terminowych płatności jest dostarczenie dokumentacji. Z naszych doświadczeń wynika, że załadowca rzadko informuje o brakach, gdyż każde opóźnienie w formalnościach przesuwa termin przelewu. Dobrą praktyką jest weryfikacja kompletności dokumentów u kontrahenta kilka dni po ich wysyłce. Pozwoli to uniknąć przykrych niespodzianek, takich jak nagłe żądanie faktury dwuwalutowej i kolejna 60-dniowa prolongata płatności.
Bardzo istotne jest również to, że dzięki odpowiedniej legislacji, koszty windykacji mogą być przeniesione na dłużnika, zapewniając firmom bezpieczeństwo finansowe bez dodatkowych obciążeń.
Pactus.eu wspiera firmy z sektora TSL w skutecznym i profesjonalnym odzyskiwaniu należności. Dzięki znajomości realiów branży transportowej i partnerskiemu podejściu do każdej sprawy, pomaga utrzymać trwałe relacje między wierzycielem a dłużnikiem. Windykacja bez spalonych mostów – to filozofia Pactus.eu.
