Oto najczęstsze błędy w naliczaniu wynagrodzeń kierowców zawodowych. Zobacz, jak się ich ustrzec

Ponadto, wielu przedsiębiorców nie uwzględnia w liście płac wszystkich składników wynagrodzenia, a także niewłaściwie zarządza urlopami kierowców. 

Błędy przy składkach na ZUS i podatkach

Podczas rozliczania płacy kierowcy przewoźnicy bardzo często popełniają błędy w naliczaniu podatków i składek na ZUS przez błędne stosowanie wirtualnych diet lub zwrotu kosztów za sanitariaty.

Zwykle pomyłki w tym obszarze wynikają z niedopatrzeń lub nieznajomości zmieniających się przepisów. Warto pamiętać o tym, że po ubiegłorocznych modyfikacjach zmienił się procent ulgi w podatku – teraz wynosi ⅓ wirtualnej diety. Niestety, wielu przewoźników wciąż nie zaktualizowało swoich programów kadrowo-płacowych po ostatnich zmianach przepisów” – zwraca uwagę Inelo.

W związku z powyższym podczas przygotowania rozliczenia kierowcom często naliczana jest za mała ulga. 

Błędy w listach płac

Kolejnym częstym błędem popełnianym przy rozliczaniu kierowców, jest pomijanie niektórych składników wynagrodzenia. 

W liście płac powinno być bowiem uwzględnione nie tylko wynagrodzenie zasadnicze, ale także dodatki za pracę w godzinach nocnych, nadliczbowych, za dyżury, oraz inne składniki (np. dopłaty do płac zagranicznych). 

Suma tych składników stanowi kwotę, jaką kierowca otrzyma za pracę wykonaną w danym miesiącu. Zdarza się, że kwotę tą przewoźnik uzupełni premią, by wynagrodzenie osiągnęło uzgodniony poziom netto. Czasem jednak mimo wysokiej sumy, pracownik nie otrzymał pełnego wynagrodzenia.

Nieprawidłowości w tym obszarze wynikają z tego, że pracodawca nie uwzględnia na liście płac dodatkowych należności, np. za pracę za granicą, czy uzupełnienia do umówionego wynagrodzenia na rękę. Często firmy popełniają błąd, nie przenosząc wszystkich wymaganych przepisami składników wynagrodzenia na listę płac, upraszczając ją i nieprawidłowo wskazując tytuł wynagrodzenia za poszczególne składniki – tłumaczy Bartłomiej Zgudziak, zastępca głównego eksperta ds. analiz i rozliczeń w Inelo.

– Najważniejsze jest, żeby lista płac zgadzała się z comiesięcznym wyliczeniem wynagrodzenia, a to wyliczenie zgadzało się z zapisami wewnątrzzakładowymi – dodaje ekspert Inelo.

Ważne jest też prawidłowe rozliczenie wynagrodzenia na podstawie danych z kart kierowców oraz tachografów, ponieważ to one są podstawą do określenia rzeczywistego czasu pracy oraz ewentualnych godzin nadliczbowych.

Pracodawca, nie mając dostępu do pełnych informacji z karty kierowcy, opiera się wyłącznie na stałych składnikach wynagrodzenia wynikających z umowy o pracę. Mowa o wynagrodzeniu zasadniczym, ryczałcie za godziny nocne, nadliczbowe czy za dyżury. Na tej podstawie wypłaca kierowcy stałą kwotę wynagrodzenia uzupełnianą premią, aby osiągnąć uzgodniony poziom wynagrodzenia. Jednak, gdyby rozliczenie było dokonywane na podstawie danych z karty kierowcy, pracodawca mógłby precyzyjnie uwzględnić wszystkie zmienne składniki wynagrodzenia  – zaznacza Mateusz Włoch, ekspert ds. rozwoju i szkoleń, Inelo z Grupy Eurowag.

Zaliczamy do nich dodatkowe wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, pracę w nocy oraz uzupełnienie wynagrodzenia za pracę w innych krajach, gdzie obowiązują różne stawki.

To pozwoliłoby na wypłatę pełnego, zgodnego z rzeczywistymi warunkami wynagrodzenia, co nie jest możliwe bez dokładnego rozliczenia czasu na podstawie danych z kart kierowców i tachografów – podkreśla Mateusz Włoch.

Problemy z zarządzaniem urlopami

Dla wielu przewoźników problematyczne okazuje się także zarządzanie urlopami po zmianach w prawie z lutego 2022 r. 

Wzrost wynagrodzeń przekłada się bowiem na wyższe wynagrodzenie i ewentualny ekwiwalent za urlop. To oznacza, że firmy muszą szczególnie dbać o prawidłowe udzielanie i ewidencjonowanie urlopów. Częstym błędem jest wstawianie dni urlopowych w wolne miejsca w grafiku, bez podpisanego wniosku urlopowego przez pracownika. Problem pojawia się, gdy dotyczy to bieżącego urlopu, który może być udzielony tylko za zgodą pracownika” – zauważają eksperci Inelo. Podkreślają, że bez zgody pracownika taka praktyka jest niezgodna z prawem. 

Natomiast w przypadku zaległego urlopu pracodawca ma większą swobodę w jego udzielaniu, aczkolwiek i w takiej sytuacji musi poinformować pracownika o wykorzystaniu tych dni. 

Kolejną istotną kwestią jest prawidłowe wyznaczenie składników, które są zaliczane do tzw. średniej urlopowej. 

Brak wniosków urlopowych może prowadzić do poważnych konsekwencji. Jeżeli kierowca odejdzie z firmy, a urlopy były błędnie ewidencjonowane, pracodawca może zaniżyć należny ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop. Taka sytuacja często skutkuje roszczeniami pracownika oraz kontrolą ze strony PIP. Wówczas organ ten może nakazać wypłatę zaległych świadczeń. Właśnie dlatego kluczowe jest, aby pracodawca zawsze uzyskiwał podpisane wnioski urlopowe lub stosował zatwierdzony plan urlopowy, z którym pracownik musi się zapoznać – komentuje Mateusz Włoch.