Przewoźnikom kończy się paliwo finansowe. Gdzie szukać oszczędności w transporcie?

Branża weszła w okres permanentnej presji kosztowej. Kluczem do przetrwania nie jest już czekanie na poprawę koniunktury, ale natychmiastowa optymalizacja operacyjna – takie wnioski płyną z webinaru zorganizowanego przez Europejski Instytut Transportu Drogowego (EITD), redakcję Trans.INFO oraz firmę Eurowag. 

Eksperci analizowali sytuację branży po pierwszym kwartale 2026 r., wskazując zarówno główne źródła presji kosztowej, jak i możliwe kierunki optymalizacji działalności. 

Optymalizacja kosztów pracy: sanitariaty, BHP i systemy pracy

Wynagrodzenia i rosnące składki ZUS (które w tym roku osiągnęły 3952 zł za pracownika i stale rosną) to jedno z największych obciążeń dla budżetu. Wobec sztywnego gorsetu podatkowo-składkowego eksperci rekomendują legalne rozwiązania optymalizacyjne, które pozwalają obniżyć całkowity koszt pracodawcy o około 200–300 zł miesięcznie na jednym kierowcy przy zachowaniu jego dotychczasowego wynagrodzenia netto. 

• Zwrot kosztów za sanitariaty i ekwiwalenty BHP. Wypłacanie nieozusowanego i nieopodatkowanego zwrotu za toalety i prysznice (bezpieczna i potwierdzona przez ZUS stawka opiera się na kwocie ok. 85 zł za dzień w trasie) oraz ryczałtów BHP (20–30 zł za dzień) pozwala skutecznie obniżyć podstawę składek i podatku. 
• Rewizja nieopłacalnych systemów pracy. Popularny system „2 na 1” (dwa tygodnie pracy, tydzień wolnego) stał się ekonomicznie nieuzasadniony. Pierwsze 14–16 dni pracy kierowcy w miesiącu obciążone jest pełnymi składkami ZUS. Wydłużenie czasu spędzonego w trasie (np. do 21–25 dni) sprawia, że kolejne dni są de facto zwolnione ze składek, co drastycznie obniża średni koszt ubezpieczenia społecznego w przeliczeniu na jeden dzień pracy. 

Eksperci odradzają masowe i bezrefleksyjne przepisywanie kierowców na kontrakty B2B tylko w celu szukania oszczędności. Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) posiada uprawnienia do jednostronnego przekształcania umów cywilnoprawnych i B2B w klasyczny stosunek pracy, jeśli noszą one cechy podporządkowania służbowego. 

Strategia paliwowa i alternatywa w postaci HVO 

Paliwo pochłania 30–40 proc. kosztów przewoźników, a problemy z płynnością i limitami na kartach flotowych zmuszają wielu z nich do tankowania bez rabatów, bezpośrednio po cenach detalicznych ze „słupka”. 

• Precyzyjne planowanie tankowań. Standardem staje się mikro-planowanie tras. Firmy bardzo precyzyjnie wyliczają minima potrzebne na dojechanie do stacji, gdzie przewoźnik ma najkorzystniejsze, wynegocjowane warunki hurtowe, rezygnując z intuicyjnego tankowania „do pełna”.
• Paliwo HVO (syntetyczny diesel). To rozwiązanie typu drop-in ready, co oznacza, że można je bez żadnych modyfikacji czy wymiany taboru wlewać do tradycyjnych silników wysokoprężnych. Dzięki certyfikatom redukcji emisji CO2, HVO otwiera przed przewoźnikami szansę na udział w zielonych, lepiej płatnych przetargach, bez konieczności kosztownego inwestowania w nową flotę elektryczną.

Dane i automatyzacja zamiast zarządzania na wyczucie

Jedyną realną drogą ucieczki przed stratami jest według specjalistów głęboka cyfryzacja operacyjna. Nowoczesne systemy informatyczne muszą przestać być traktowane wyłącznie jako cyfrowe notatniki. Systemy TMS powinny służyć jako narzędzia do analityki biznesowej, a nie tylko do wprowadzania zleceń.

Kluczowe kierunki technologiczne, które pozwalają przetrwać kryzys:

• Automatyzacja i asystenci AI. Wdrożenie sztucznej inteligencji do automatycznego importu kosztów czy przepisywania zleceń pozwala zdjąć ze spedytorów powtarzalną pracę mechaniczną, dając im czas na aktywne działania.
• Telematyka i aplikacje dla kierowców. Wykorzystanie telematyki, aplikacji dla kierowców (raportowanie wydatków, statusów ładunków) oraz integracji z cyfrowymi mapami (trasowanie, kalkulacja opłat drogowych) usprawnia codzienne operacje. Cyfrowy obieg dokumentów przewozowych skróci czas rozliczeń.
• Bezpieczeństwo operacyjne i rygor finansowy. W czasach kryzysu przewoźnicy muszą wykazać się czujnością. Niezbędna jest wzmożona weryfikacja kontrahentów oraz dbanie o wewnętrzną dyscyplinę (terminy przeglądów, legalizacji, uprawnień kierowców) w celu uniknięcia kosztownych przestojów.

>>> Obejrzyj nagranie webinaru <<<

Dlaczego optymalizacja kosztów w transporcie stała się koniecznością?

Dla zachowania pełnego obrazu sytuacji rynkowej należy spojrzeć na twarde realia makroekonomiczne, przed którymi stoi polski transport. Pierwsze miesiące roku nie przyniosły wyczekiwanego przełomu. W pierwszym kwartale wolumen przewozów w Polsce spadł o 5 proc. r/r, a ruch ciężarowy wyraźnie zmalał również na drogach naszego głównego partnera handlowego – w Niemczech. Michał Pakulniewicz, analityk rynku transportowego w EITD, studzi optymizm związany z rzekomym ożywieniem na giełdach spotowych.

To nie jest wzrost wolumenów łącznie. Po prostu wiele ładunków z kontraktów, które nie były podejmowane przez przewoźników ze względu na stawki, zostało przeniesionych na spot. Te stawki nie są napędzane większym popytem na rynku, tylko wzrostem kosztów, przede wszystkim cen paliw. Te wzrosty wyglądają dobrze na wykresach, ale tak naprawdę rosną niewystarczająco mocno.

Sytuację paliwową, która zdominowała dyskusję, komentuje Tomasz Czyż, główny ekspert ds. rozwiązań technologicznych w Eurowag, wskazując na drastyczny rozjazd realiów rynkowych z klauzulami umownymi.

Tradycyjne mechanizmy obronne firm przestały działać. Klauzule paliwowe reagują ze zbyt dużym opóźnieniem i nie nadążają za brutalną rzeczywistością rynkową . Wiele firm zaczęło bardzo szybko wyczerpywać limity na kartach paliwowych. Kierowcy muszą tankować po cenach ze słupka, bez rabatów. To jest dramat firm, które mają problem z płynnością . Czy jest dziś wstyd kierowcy powiedzieć, że ma wlać 100 litrów do ciężarówki? To się powoli robi standardem .

Kolejnym potężnym ciosem w rentowność okazały się systemy opłat drogowych . Rozszerzenie sieci dróg płatnych w Polsce w ramach e-TOLL przełożyło się na skok kosztów stałych (dla floty 20 pojazdów to wydatek rzędu 25 tys. zł miesięcznie), a likwidacja systemu Eurowiniety w Niderlandach oznacza drastyczną podwyżkę za każdy przejechany kilometr .

Równolegle Polska zaczyna tracić swoją wypracowaną przez lata pozycję lidera transportowego na rzecz bezpośredniej konkurencji z Litwy, Czech oraz Rumunii. Państwa te wdrożyły unijny Pakiet Mobilności w znacznie łagodniejszy sposób, pozostawiając systemy nieopodatkowanych diet.

Polska wdrożyła przepisy bardzo restrykcyjnie, włączając kierowców do systemu pełnego oskładkowania ZUS. Tymczasem kraje takie jak Litwa czy Czechy w pewnym sensie zamarkowały te zmiany, pozostawiając systemy nieopodatkowanych diet i ryczałtów – powiedział Łukasz Włoch, główny ekspert ds. analiz i rozliczeń w Eurowag. 

W efekcie całkowity koszt pracodawcy za kierowcę jest tam dziś o kilkaset euro miesięcznie niższy niż w Polsce. 

Od momentu wejścia Pakietu Mobilności sytuacja jest stabilna… stabilnie zła – dodał Włoch. – Państwa te na ten moment wygrywają, a twarde liczby potwierdzają, że proces utraty pozycji lidera już się rozpoczął.

Podczas gdy polskie floty utknęły w martwym punkcie, ciężarówki z Litwy notują wzrosty przejechanych kilometrów w Niemczech o 6 proc., Bułgarii o 5 proc., a Rumunii aż o 10 proc. Ten drastyczny rozjazd kosztów i przychodów doprowadził już do krachu – w samym tylko pierwszym kwartale w Polsce upadły aż 1234 firmy transportowe.

To tyle, co w całym poprzednim roku, więc tę czarną normę roczną wyrobiono już w pierwszym kwartale. To już jest ten kielich, który przelał czarę goryczy – podsumował Michał Pakulniewicz .

Podsumowanie i prognozy

Druga połowa roku nie zapowiada gwałtownego, optymistycznego zwrotu akcji. Wskaźniki nastrojów konsumenckich i zamówień przemysłowych (PMI) w Niemczech i strefie euro pozostają niskie, co oznacza, że popyt na transport utrzyma się na niskim poziomie. Ceny ropy mogą notować jedynie powolny spadek, pozostając jednak na wysokim pułapie, co nadal będzie negatywnie wpływać na przemysł.

Pewnym pozytywnym akcentem są trwające prace rządu nad projektem podwyższenia wirtualnej diety z 60 do 90 euro, co mogłoby wygenerować dodatkowe 200–400 zł oszczędności na kierowcy. Eksperci oceniają to jednak chłodno jako „kroplę w morzu potrzeb” wobec skali obciążeń podatkowych w Polsce.

Branża transportowa bezpowrotnie weszła w erę permanentnej i bezwzględnej presji kosztowej. Przetrwają wyłącznie te przedsiębiorstwa, które odrzucą intuicyjne zarządzanie na rzecz twardej analityki danych, automatyzacji i bezwzględnego pilnowania dyscypliny finansowej.