Zawód spedytora czeka rewolucja. Wymiana danych i sharing economy to już nie moda, to konieczność

Pamiętam czasy, gdy zatrudnialiśmy 5-6 spedytorów. Nie było potrzeby tworzenia jakiś złożonych baz danych. Jeśli ktoś miał transport, dajmy na to, do Monachium, to pytał kolegów, do jakich przewoźników warto napisać lub zadzwonić – wspomina Agata Steczek, kierownik działu spedycji w firmie Crusar. – Teraz jest to fizycznie niemożliwe. Firma się rozrosła, liczba klientów też. Spedytorzy siedzą w kilku pomieszczeniach, pracują na ogromnej liczbie różnych danych. I czasami, niestety, nie jest możliwe szybkie ustalenie, kto ma jakie informacje i nad czym pracuje, a wymiana informacji i szybka komunikacja to podstawa w naszych zespołach.

Zdarza się, że spedytor pracuje dla jakiegoś klienta. Ma kilku „swoich” przewoźników, którzy najczęściej dla niego jeżdżą. Jeśli jednak wpadnie jakieś nagłe, dodatkowe zlecenie, albo samochód któregoś z podwykonawców się zepsuje, musi szukać szybko ciężarówki.

Może nawet nie wiedzieć, że w tej samej firmie, pomieszczenie obok, siedzi inny spedytor, pracujący dla klienta, który wysyła towar na bardzo podobne trasy. Ma podobne wymagania, terminy. Jeżdżą jednak dla niego zupełnie inni przewoźnicy, z których pomocy można by skorzystać teraz, w wyjątkowej chwili.

Excel to za mało. Szukanie przewoźników trwa za długo

Agata Steczek przyznaje, że to typowy przykład jednej z większych bolączek branży. Niektórzy nazywają ją obrazowo problemem „wysp danych”. Chodzi bowiem o to, że pojedyncze firmy, działy, a czasami nawet osoby, mają zbiór informacji, o których wiedzą tylko one. Czasami nie mają chęci, a czasami narzędzi, by się nimi dzielić. A to skutecznie utrudnia współpracę.

W małej skali obrazuje to przykład z dwoma spedytorami, których dzieli od siebie ściana. W większej widać to na podstawie pracy operatora logistycznego, który funkcjonuje właśnie jak odrębna wyspa.

Ma swój TMS, ma swoją bazę przewoźników i z nimi wymienia dane. Ze światem zewnętrznym współpracuje mailami, telefonami itp. Jest tak naprawdę odcięty od zewnętrznych zasobów – tłumaczy Marek Prószyński, global account manager w Trans.eu.

Spedytorzy świetnie zdają sobie sprawę z tego problemu. I szukają rozwiązań.

Staraliśmy się wyeliminować problem braku wymiany informacji między pracownikami. Właściwie rozwiązanie wydaje się proste – odpowiednie narzędzie, coś na kształt bazy danych. I robiliśmy coś takiego. Tylko że sama lista przewoźników np. w Excelu nie wystarczy. Dopóki to narzędzie nie będzie pozwalało spedytorowi na szybką komunikację ze światem zewnętrznym, wprost z niego, bez pośrednictwa mailowego lub telefonicznego, na niewiele się zda – przekonuje Agata Steczek. – Na dodatek taka komunikacja powinna być możliwa z wieloma przewoźnikami jednocześnie. Żeby spedytor nie musiał do każdego pisać osobno, oferując zlecenie.

Sharing economy w transporcie – nie dla każdego?

Dzięki tak ułatwionej komunikacji i wymianie informacji oszczędziłoby się czas przeznaczony na szukanie podwykonawcy, ale i poszło krok dalej – ku optymalizacji środków transportu.

Zdarza się, że jeden spedytor ma dwóch klientów z ładunkami, np. do wspomnianego już Monachium. Chcą je przewieźć w podobnym terminie. Czy nie byłoby dobrze, by system proponował połączenie tych ładunków w jednej ciężarówce? To byłaby duża oszczędność dla wszystkich uczestników łańcucha dostaw, a i na środowisko dobrze by to wpłynęło – uważa przedstawicielka Crusar.

– Oczywiście, taka ekonomia współpracy (sharing economy) wymaga zmiany sposobu myślenia nie tylko o transporcie, ale i w sposobie zarządzania przedsiębiorstwem. Myślę jednak, że dla wielu firm byłoby to ciekawe rozwiązanie – dodaje.

Dane produkujemy na potęgę

Jednak jest jeden warunek. Trzeba nauczyć się korzystać z danych, dziś w dużej mierze rozproszonych. To jeden z megatrendów, które, zdaniem ekspertów, trzeba obserwować, by nadążyć za toczącą się na naszych oczach rewolucją cyfrową. A jest ich coraz więcej.

W ciągu ostatnich dwóch lat wyprodukowaliśmy więcej danych niż od początku istnienia ludzkości – donosi forbes.pl.

Eksperci twierdzą jednak, że aby z nich korzystać, trzeba nauczyć się je zbierać oraz nimi dzielić. To staje się coraz prostsze, bo za ilością danych idzie i rozwój urządzeń i systemów, które ułatwiają operowanie nimi. Co potwierdzają przedstawiciele branży.

Operatorzy logistyczni zarządzają nie tylko fizycznym przepływem towarów, ale także informacjami, które tym przepływom towarzyszą. Oznacza to konieczność sprawnego zarządzania danymi, m.in. w warstwie zakresu, uprawnień czy szybkości transferu. Bieżąca informacja o statusach realizacji zamówień w dobie dostaw e-commerce zalicza się do must-have. Podobne zapotrzebowanie jest na dane, które pozwalają precyzyjnie planować i aktualizować czas wykonania usługi – zauważa Teresa Bukalska, Head of Project Management Office w ROHLIG SUUS Logistics.

Chcą “trzymać rękę na pulsie”

Oczekują tego właściwie wszyscy uczestnicy łańcucha dostaw. Po pierwsze, odbiorcy.

Chcą otrzymywać już nie tylko informacje statusowe na temat kluczowych punktów tej drogi: nadania towaru, przeładunku czy dostawy, ale lubią „trzymać rękę na pulsie”, śledząc trasę w czasie rzeczywistym. To wygoda, która pozwala planować z dużą dokładnością swoją obecność w punkcie odbioru – tłumaczy Bukalska.

Dlatego jej firma “od kilku lat inwestuje w najbezpieczniejszą formę komunikacji z klientem, czyli integrację systemów”.

Daje ona przejrzystość danych wpływających do systemu TMS, eliminuje błędy w trakcie „kopiowania” danych, jest podstawą do pełnej archiwizacji współpracy, a także rozliczeń finansowych oraz KPI – tłumaczy tę decyzję Łukasz Włodarczak, International FTL Product Director w ROHLIG SUUS Logistics.

Jedna platforma do wymiany danych

Tyle, jeśli chodzi o wymianę danych z klientami. Okazuje się jednak, że ich oczekiwania w tym zakresie nie różnią się mocno od oczekiwań samych spedytorów. Choć tym ostatnim, jak sami przekonują, przyświeca nieco inny cel.

Sprawna organizacja transportu przy zachowaniu optymalizacji tras i kosztów – wymienia Teresa Bukalska. – I tu z odsieczą przychodzi informatyczne wsparcie w postaci systemów TMS (transportation management system) z opcjami łatwego, często automatycznego planowania tras dla taboru, adekwatnie do typu podatności ładunkowej danego towaru.

– Jeśli dołożymy do tego integracje z systemami klientów i partnerów biznesowych, to przy zastosowaniu urządzeń mobilnych i rozwiązań typu RPA (Robotic Process Automation – przyp.red.), rola spedytora może koncentrować się na kontrolowaniu całego procesu i wprowadzaniu ewentualnych korekt tak, aby działania były zoptymalizowane. Można pójść szerzej i zintegrować się z platformami handlowymi usług, tzn. giełdami transportowymi – dodaje ekspertka.

Rzeczywiście, w dobie systemów informatycznych wyższej klasy i TMS-ów 4.0. jest to możliwe.

Wersja 2.0 była przygotowana do pracy wewnątrz danej firmy i była pomocna przy organizacji zleceń transportowych w konkretnej firmie. Wersja 3.0 pozwalała na nieco więcej, np. na okazjonalną komunikację z innym podmiotem np. kierowcą, który mógł np. wysłać jakieś potwierdzenie czy status – wspomina Marek Prószyński i dodaje, że nowoczesne narzędzia najnowszej klasy pozwalają na “dostęp do ogromnej bazy zasobów spoza kontraktu”, co jest ich siłą, bo “potrafią połączyć rozproszone wyspy danych i zasobów, połączyć to w platformę i dać spedytorowi to, co w danym momencie jest potrzebne”.

Kluczowa inwestycja

Z narzędzi, pozwalających na ominięcie przynajmniej części problemów związanych z dostępem do rozproszonych zasobów i danych, niektóre spedycje już korzystają. Z sukcesem.

Jako operator logistyczny, opracowując trasę przesyłki w kompleksowym łańcuchu dostaw, często łączymy różne rodzaje frachtów. Dlatego zdecydowaliśmy się na integracje systemów z potentatami na rynku przewozów lotniczych i morskich: liniami lotniczymi i armatorami. W ten sposób nasi spedytorzy mogą optymalnie zaplanować całą trasę, a potem widzą całą drogę przesyłki bez względu na typ frachtu – tłumaczy Teresa Bukalska.

Wspomniana integracja danych jest kluczowa. Tak samo jak elektroniczne przesyłanie danych, które są rozdysponowywane bezpośrednio w systemach uczestników procesu logistycznego.

Świadome przedsiębiorstwo, obciążone dużą liczbą procesów, inwestuje w rozwiązania automatyzujące i optymalizujące nakład wykonywanej pracy – potwierdza Łukasz Włodarczak.

– Na rynku dostępnych jest wiele systemów, pracujących w różnych środowiskach programowania. Na styku współpracy pomiędzy firmami, powoduje to, niestety, konieczność implementacji i duplikowania niektórych procesów w przynajmniej dwóch systemach. Rohlig Suus Logistics, widząc znaczne rozproszenie danych i systemów, sukcesywnie inwestuje w mechanizmy integracji systemowych, nie tylko z systemami ERP czy SAP kontrahentów, ale także ogólnodostępnymi na rynku platformami wymiany danych, z których korzystają nasi kontrahenci oraz podwykonawcy – dodaje.

Firmy przekonują jednak, że inwestycje w takie narzędzia opłacają się.

Dzięki takim rozwiązaniom nie tylko zwiększamy wydajność zadań operacyjnych, ale także eliminujemy błędy powstające w wyniku „przepisywania” danych – zauważa Włodarczak. – W ten sposób mamy natychmiastową informację na temat aktualnej pozycji samochodu, stanu realizacji zlecenia, anomalii, ale także działamy zgodnie z postawą pro-ekologiczną, ponieważ eliminujemy przepływ papierowych dokumentów.

Fot. Pixabay/rawpixel/public domain