Gezieltere, sinnvollere Digitalisierung
In puncto Digitalisierung lassen sich zwei Richtungen beobachten: Zum einen will jeder die Nase vorn haben, etwas Neues ausprobieren und Teil der Industrie 4.0 sein – egal in welcher Nische und mit welcher Erfolgsaussicht. Zum anderen fühlen sich viele angesichts der Flut an augenscheinlichen Industrie 4.0-Innovationen verloren und wissen noch nicht, wo und wie man mit der Digitalisierung effizient starten kann. Anstatt aber voreilig und unbedacht zu handeln, ist es wirksamer klein anzufangen: Sinnvolle Digitalisierung muss über Jahre hinweg in eigentlich unspektakulären kleinen Schritten konsequent verfolgt werden, um einer echten Verbesserung der eigenen Wertschöpfung zugutezukommen. Bei so manch überambitioniertem und überdimensioniertem Digitalprojekt lohnt es sich, den Reset-Button zu drücken und nochmal einen Schritt zurückzugehen. Denn die ersten Fragen müssen lauten: Welchen Problemen sehen sich Mitarbeitende gegenüberstehen? Wie lassen sich diese Probleme digital lösen und zeitintensive analoge Prozesse digital abbilden, um Lösungen mit langfristigem Mehrwert zu erzielen? Im indirekten Einkauf auf jeden Fall dort, wo man einen ehemals analogen, langwierigen Prozess so digitalisieren und automatisieren kann, dass schnell sicht- und messbare Fortschritte und Verbesserungen zu erkennen sind.
Wandel des Rollenverständnisses eines indirekten Einkäufers
Der indirekte Einkauf gehörte in vielen Unternehmen nicht gerade zu den beliebtesten Abteilungen. Insbesondere auch deshalb, weil sich dessen Hauptaufgaben um die penible Einhaltung von Compliance-Richtlinien und Anforderungen der umliegenden Abteilungen wie Controlling, Buchhaltung oder IT drehen. Die gezielte Unterstützung der internen Bedarfsträger und Besteller – eigentlich die Kernaufgabe – gerät so zunehmend in den Hintergrund. Da eine Bedarfsanforderung (BANF) in vielen klein- und mittelständischen Unternehmen noch papiergestützt abläuft, gestaltet sich der Prozess jeder noch so (eigentlich) einfachen Anforderung z.B. für neue Arbeitshandschuhe oder ein neues Headset, durch lange Abstimmungswege, Formulare und Wartezeiten unverhältnismäßig aufwändig. In Zeiten des Nachwuchskräftemangels jedoch finden Unternehmen bald schon kein Personal mehr, das sich mit derart altmodischen und mitarbeiterunfreundlichen Prozessen abfindet.
Moderne indirekte Einkäufer müssen nicht mehr selbst bestellen, sondern befähigen die jeweiligen Bedarfsträger, prozesskonform, den Compliance-Richtlinien entsprechend bestellen zu können. Ihre Rolle verschiebt sich von der Abarbeitungsebene hin zur Funktion einer Schaltzentrale des indirekten Einkaufs. Dort legen sie Freigabeprozesse, Kontierungstypen, Rechtemanagement und Sichtbarkeit von Artikeln für ihre Bedarfsträger fest und konzentrieren sich auf strategische Themen wie starke Lieferantenbeziehungen. So wandelt sich die Funktion des Einkäufers vom Abwickler zum Befähiger. Und smart digitalisierte Unternehmen finden auch künftig noch motivierte neue Mitarbeitende, die ihren Beruf lieben.
Sparpotenzial treibt Prozessoptimierung
Die Krise hält an, der Sparkurs ebenso. 2023 stehen weiterhin Prozessoptimierung und Kostensenkungen im Fokus. Insbesondere im eProcurement lassen sich beide Themenfelder optimal verbinden. Denn der indirekte Einkauf erfolgt selbst im Jahr 2023 häufig noch in vollständig analogen und manuellen Prozessen. Das heißt konkret, die benötigten Teile werden im Katalog oder online gesucht und eine Bedarfsanforderung erstellt, die vorab geprüft und freigegeben werden muss. Dann erst wird diese BANF in eine Bestellung umgewandelt. Die zeitintensiven Abläufe führen zu dramatischen Kosten. Mithilfe automatisierter Prozesse ließen sich diese signifikant und zügig über den gesamten Einkaufsprozess reduzieren. Beschaffungsplattformen, die diese umständlichen Bestellvorgänge zusammenfassen und optimieren, können 2023 und in den Folgejahren als betriebliches Sparwunder wirksam werden.
