Ön az IKEA-nak szállít? Figyeljen az időablakokra. Ellenkező esetben akár 24 órát is várhat a kirakodásra.

A Trans.INFO-nak adott interjóban elmondta, mi történik, ha a sofőr nem érkezik meg időben; hogyan működik a raktárban dolgozók munkájának megtervezése és beszélt a logisztikai változásokról is, amikkel akkor szembesültek, amikor áttérttek a kartondobozokra.

Dorota Ziemkowska, Trans.INFO: Azok a sofőrök, akik nem érnek oda Önökhöz időben, lekésik az időablakukat. Abban az esetben állítólag 24 órát kell várni a kirakodásra. Ez igaz?

Sebastian Kaczmarski, a Jarosta-i IKEA Forgalmazó Központ vezetője: Igen. De ez nem jelenti azt, hogy a sofőrnek várnia kell. Ha van rá lehetőség, akkor a teherautót minél hamarabb kirakodjuk – a 24 óra az a maximálisan megengedett idő. De általában néhány óra alatt kirakodják az autót. Keressük a könnyítő megoldásokat is. Elég sok autót rendezünk már mai is az úgynevezett pótkocsi pull-ban. Ez azt jelenti, hogy amikor a sofőr megérkezik, otthagyja a félpótkocsit, és van egy cégünk, amelyik a rámpa mellé állítja azt. Ez a megoldás előnyös mindkét fél számára. Segít a raktárnak, mert bizonyos rugalmasságot biztosít a működésben, és a sofőrnek lehetővé teszi a további munkát. Ennek köszönhetően több kilométert tehet meg, ami általában jobb fizetést jelent.

Ez a lehetőség azonban csak a sofőrök egy bizonyos részére vonatkozik, a többiekre a 24 órás szabály él. Hogyan tudnak biztosak lenni abban, hogy ebbe az időbe bele fognak férni?

Ezek a belső és globális eljárások normája. Ilyenkor a raktárat át kell szervezni, hogy fogadhassa az elkésett autókat. Függetlenül attól, hogy egy jármű lesz ott vagy 10.

Hogyan lehet átszervezni?

A következő napi munkák megtervezésekor a szemünk előtt lebeg, hogy ezeket a további járműveket is ki kell rakodni. Ezt követően át kell terveznünk a termelést, további forrásokat kell szerveznünk. Szerencsére az FM Logistic cég, amely 2001 óta a raktárunk külső üzemeltetője, közel 500 embert foglalkoztat számunkra, akik kezelik a létesítményt. De ez nem minden. A vállalat rendelkezik más raktárral is, amelyből szükség esetén további munkatársakat biztosíthatunk. Ez egy fontos előny, ha egy nagy üzemeltetővel dolgozunk együtt.

Ez így néz, körvonalakban. Sok minden függ attól is, hogy mi van abban az elkéső járműben. Előfordulhat, hogy tranzit termék, amelyet a lehető leghamarabb el kell küldeni a boltba, mert ott már hiányolják. Ezért, ha egy ilyen jármű nem érkezik meg időben, és nem tudjuk, hogy megérkezik-e azon a napon, meg kell terveznünk egy másik rakomány szállítását, további járműveket kell felkészítenünk. Ha viszont végül a tranzit árucikk megérkezik hozzánk, meg kell győződnünk arról, hogy 24 órán belül van-e lehetőség azt kirakodni. Annak érdekében, hogy az értesítésnek megfelelően végül elérjen a boltba.

Ez azt jelenti, hogy a munka megtervezése 24 órás ciklusokban történik?

Igen is, meg nem is. Természetesen van havi és heti tervünk is. Ezek olyan előrejelzéseken alapulnak, amelyek arra mutatnak rá, hogy mit kell a raktárból kiküldeni ilyenkor, és mit kell bevételezni. Ennek alapján készülnek el a kirakodási és a berakodási grafikák, valamint a rész-határidőket hozunk létre. Az IKEA szállítmányozási részlege megkapja ezeket a előrejelzéseket, és tudja, hogy a Jarosta-i raktárban naponta hány gépkocsi rakodható le, a jármű típusától és a benne lévő áruktól függően. Ennek alapján foglalják le az autókat a fuvarozóknál. Ezeket a terveket azonban naponta átdolgozzák – akár a raktár, akár a szállítmányozási részleg. Ennek az okai eltérőek lehetnek – a sofőrök nem érkeztek meg, mert baleset vagy forgalmi dugó volt az úton.

Mennyire tudnak rugalmasak lenni napi szinten?

Mindez függhet az évszaktól és szezontól. Vegyünk egy példát. Teljes kihasználtság esetén a megnövekedett értékesítési időszakokban a rugalmasság elég alacsony lehet. Azonban mindig feltételezzük, hogy 5%-os esély van arra, hogy valami történik az ellátási láncban. Azokban az időszakokban, amikor az eladás alacsonyabb, éppen nincs valamilyen szezon, akkor több rugalmasságról beszélhetünk: 10-15 százalék körül.

Az Önök iparágában mikor van a szezon?

Természetesen nem az év elején. Akkor van a lassítás, a raktárban lévő tevékenység valamivel alacsonyabbak. A nyári időszakban növekszik a volumen, és új termékkínálatra készülünk, az új áruk szállítására és a boltokba való kiszállításokra. Augusztusban van egy nagyobb boom, hiszen Lengyelországban ekkor jelenik meg az új IKEA katalógus. Igen, akkor világosan látjuk a tevékenység növekedését. Bár ez akkor csak a kezdet. A legtöbb munka ősszel kezdődik, és csak az ünnepek előtt fejeződik be.

Térjünk vissza a fuvarozókhoz. Azoknak a külső feleknek, akikkel az IKEA együttműködik, meg kell felelniük bizonyos szabályoknak. Az időablakok, amiket már korábban említettünk, a legfontosabbak az együttműködésük alatt?

Igen. Ez úgy néz ki, hogy a raktár a fent említett előrejelzésekre tekintve megnyit egy bizonyos számú ablakot, hogy képes legyen fogadni az előrejelzett mennyiségű árut. Ezeknek a nyílt ablakoknak köszönhetően, tudjuk, mi van a raktárban és mit szállítunk; mit küldenek nekünk a szállítók, illetve a szállítmányozási részleg, a beszállítók a lerakodó részleggel együtt módosítja ezeket, amennyiben szükséges. Ugyanakkor figyelembe veszik az átfutási időt (lead time: az áru-átvételéhez szükséges idő a szállítótól a vevő végső címére), amelyeket megerősíttetnek a fuvarozókkal.

Az időablakok teljes órákra vannak kiosztva. Minden órában van néhány nyitott időablak, ami attól függően változik, hogy milyen termék érkezik. Mert, ahogy már említettem, van egy rész tranzitunk is, amely abból fakad, hogy az árukat a beszállítóktól kirakodjuk, és azok 24 órán belül kimennek a boltokba anélkül, hogy magas raktárakba kerülnének.

Mint láthatjuk, az ablakok képezik a tervezés alapjait és annak, hogy hogyan kommunikálunk egymással. A róluk szóló információkat továbbítjuk a fuvarozóknak, akik azt továbbadják a sofőröknek. Ennek köszönhetően tudják, hogy mikor kell a járműnek a raktárban lennie.

Milyen egyéb szabályokat alkalmaz még az IKEA a fuvarozóval való kapcsolatban?

Számunkra a legfontosabb, hogy a teherautó időben érkezzen meg hozzánk, és hogy mi erről a megfelelő időben megkapjuk a lejelentést. Ha nem érkezik meg hozzánk pontosan, akkor néhány órával korábban kapunk egy riasztási jelet arról, hogy valami rossz történt az adott autóval, és nem tud időben megérkezni.

Ezenkívül azt szeretnénk, hogy a fuvarozók biztosítsák a berakodáshoz és a kirakodáshoz szükséges időt.

Mit jelent az hogy „megfelelő idő”?

Három órát. Azért, mert mi valóban nagyon igyekszünk, hogy a teherautók teljesen meg legyenek rakodva. Akkor is, amikor a beszállítótól érkeznek, és akkor is, amikor a mi raktárunkból indulnak el. Szeretnénk csökkenteni a szükséges autók számát, ami erősen kapcsolódik környezetvédelmi politikánkhoz.

Tehát három óránk van és olyan áruk, amelyek egy nagy kirakóhoz hasonlítanak. Az általunk értékesített elemek miatt nem használhatunk egy standard raklapméretet. A méretek nagyon különbözőek, ezért később ezeket a raklapokat megfelelően kell elrendezni a járműben, hogy ne legyen sehol tengelyterhelés, és hogy az áruk jól illeszkedjenek, és persze ne sérüljenek meg.

Nem is olyan régen az IKEA áttért a kartondobozokra, és a logisztikai partnereiktől is ezt megkövetelte. Ez hogyan befolyásolta a „puzzle! rakodásának módját, amelyet Ön említett?

Egyértelműen megkönnyítette. A papírdobozok már szabványosított méretekkel rendelkeznek. Mindig 80 cm szélesek, de különböző hosszúságúak, attól függően, hogy milyen termékeket küldünk. Jelenleg ez a megoldás az ügyfelek számára történő közvetlen elosztásban valósul meg. Azonban fontolóra fogjuk venni, hogy a boltokban is így forgalmazzunk majd, bár ez nem lesz olyan nagy hatással a munkára, mert a papírdobozokat csak a vegyes raklapoknál használjuk, amelyek mindössze 10 százalékot tesznek ki a boltokban történő elosztás során. Az ügyfelekhez történő elosztás során ez közel 100 százalék. A kivételek közé a nagyon nagy cikkek vagy háztartási készülékek tartoznak, amelyeket szintén szállítunk.

A papírdobozok az egyik, amire az IKEA nagyon büszke. A másik a SILO automatikus raktár rendszer, amit használunk.

Milyen előnyökkel jár ez a rendszer?

Számos előnye van. Először is, a rendszer lehetővé teszi számunkra, hogy sokkal több raklapot tároljunk. A raktár sokkal magasabb, mint egy standard. 34 méter magas, így ha összehasonlítjuk a standard 12 méterrel, akkor a különbség azonnal szembetűnő.

Másodszor, nagyon hatékony és még megbízható is. Bár természetesen előfordult valamilyen hiba néhány hónappal ezelőtt, de ne feledjük, hogy ez egy olyan gép, amely megszakítás nélkül működik (napi 24 órában, gyakorlatilag heti 7 nap), és ezért hatalmas terhelést jelent. Mind a raklapok bevételezésnél, mind pedig a kivételezésnél, mivel ezek a folyamatok egyidejűleg zajlanak. Ezért könnyebben megtervezhetjük az áruk termelését és szállítását a raktárakba.

Szóval, ha jól értem, folyamatos a munka hozzáigazítása a termékek iránti kereslethez. Még akkor is, ha drasztikusan megugrik?

Igen. Természetesen a gép teljesítményének is létezik felső határa, maximális volumene vagyis az a mennyiség amit kezelni tud, de még soha nem jutottunk olyan szintre.

Milyen volumenről beszélhetünk?

Jelenleg az automatizált raktárból származó kivételek mintegy 60 százalékát teszik ki a Jarosty teljes forgalmának. Azonban ez a százalékos megközelítés szorosan kapcsolódik ahhoz, hogy a teljes elosztási raktárközpont mennyire van megtelve. A hagyományos raktár (vagyis a szabványos állványok) és a gép nagy mértékű használata miatt ez a százalékos arány csökkenhet. Ha azonban a központ kisebb mértékben van feltöltve, akkor a gép százalékos aránya növekszik, mivel ez egy megbízható és hatékony rendszer, ezért szívesebben használjuk azt. A gép a logisztika műveletek szíve.