Dingę popieriniai dokumentai, neįskaitomi parašai ar neaiškios perdavimo aplinkybės apsunkina pretenzijų nagrinėjimą, stabdo atsiskaitymus ir didina administracines sąnaudas. Todėl vis daugiau įmonių pereina prie skaitmeninių pristatymo patvirtinimų, leidžiančių daugelį ginčų išspręsti dar jiems neperaugus į teisminius procesus.
Situacija gerai pažįstama daugeliui vežėjų. Vairuotojas pristato krovinį, gavėjas pasirašo važtaraštį, tačiau po kelių dienų klientas pareiškia, kad dalis siuntos buvo apgadinta, o dokumente esantis parašas nepriklauso jo darbuotojui. Abi pusės pateikia skirtingas įvykių versijas, tačiau nė viena neturi neginčijamų įrodymų.
Tai vienas dažniausių logistikos sektoriaus iššūkių. Dažniausiai problema kyla ne todėl, kad krovinys nepasiekė gavėjo, o todėl, kad vėliau neįmanoma tiksliai nustatyti, kaip vyko jo perdavimas.
Praktikoje įmonėms neretai sudėtinga atsakyti į esminius klausimus: kokios būklės buvo krovinys iškrovimo metu, kas jį priėmė, kada tiksliai įvyko perdavimas ir kurioje vietoje. Kiekviena tokia informacijos spraga didina pretenzijų riziką, nes faktus pakeičia skirtingos įvykių interpretacijos.
Pristatymas įvyko, tačiau įrodymų trūksta
Problemos mastas didesnis, nei gali pasirodyti iš pirmo žvilgsnio. Europos Komisijos cituojami duomenys rodo, kad iki 99 proc. tarptautinių kelių vežimų Europos Sąjungoje bent viename etape vis dar remiasi popieriniais dokumentais. Tai reiškia, kad kasmet naudojama apie 150–200 mln. popierinių važtaraščių.
Kiekvienas jų gali pasimesti, būti pasirašytas neįskaitomai, pavėluoti grįžti į biurą arba turėti klaidų, kurios apsunkina pristatymo aplinkybių nustatymą. Todėl popieriniai dokumentai tampa ne tik administracine našta, bet ir viena silpniausių įrodymų grandinės dalių.
Sektoriaus analizės rodo, kad vidutinio dydžio transporto įmonė, kas mėnesį prarandanti apie 50 pristatymo patvirtinimų, per metus gali netekti daugiau kaip 100 tūkst. Jungtinių Valstijų dolerių. Didžiausius nuostolius lemia vėluojantys atsiskaitymai, papildomas darbuotojų laikas dokumentams ieškoti ir pretenzijų administravimo sąnaudos.
Didelėse organizacijose poveikis dar didesnis. Vienas plataus vartojimo prekių gamintojas kasmet prarasdavo daugiau kaip 23 mln. Jungtinių Valstijų dolerių pajamų dėl pavėluotai pateikiamų pristatymo patvirtinimų nagrinėjant OS&D tipo pretenzijas, susijusias su krovinio trūkumu, pažeidimais ar kiekių neatitikimais.
Tai rodo, kad pristatymo dokumentų valdymas daro tiesioginę įtaką pinigų srautams, santykiams su klientais ir bendrovės veiklos rezultatams.
Be patikimų duomenų sudėtinga ir analizuoti veiklos efektyvumą. Skaitmeniniai pristatymo patvirtinimai leidžia vertinti pristatymo laiką, pretenzijų dažnumą, vėlavimų priežastis ir nustatyti pasikartojančias problemas.
Ginčas dažnai kainuoja daugiau nei pati žala
Teoriškai pretenzijos nagrinėjimas turėtų apsiriboti dokumentų patikrinimu ir sprendimo priėmimu. Praktikoje jis neretai virsta ilgu informacijos paieškos procesu.
Analitikai kreipiasi į vežėją, vežėjas – į vairuotoją, ieškomos nuotraukos, tikrinamas elektroninis paštas, susirašinėjimo programėlės ir kiti informacijos šaltiniai. Vieno atvejo išsiaiškinimas gali užtrukti nuo kelių dienų iki kelių savaičių.
Toks procesas kainuoja bent du kartus. Pirmiausia – darbuotojų laiką, kuris skiriamas ne tiesioginei veiklai, o įvykių rekonstrukcijai. Vėliau atsiranda ir finansinis poveikis.
Kol pristatymas nėra aiškiai patvirtintas, sąskaitų išrašymas gali vėluoti, o įmonės lėšos lieka neapmokėtose sąskaitose. Todėl skaitmeniniai pristatymo patvirtinimai vis dažniau vertinami ne tik kaip veiklos efektyvinimo, bet ir kaip apyvartinio kapitalo valdymo priemonė.
Įmonės, įdiegusios tokius sprendimus, vidutinį pirkėjų atsiskaitymo terminą (DSO) gali sutrumpinti 30–50 proc. Tai leidžia greičiau gauti pajamas ir sumažinti apyvartinių lėšų poreikį.
Svarbiausias tampa ne parašas, o visa pristatymo informacija
Skaitmeninis pristatymo patvirtinimas nėra vien elektroninis parašas. Pasirašymo metu sistema automatiškai užfiksuoja pristatymo laiką, vietą, nuotraukas, informaciją apie krovinio būklę bei kitus su pristatymu susijusius duomenis. Todėl susidaro išsamus pristatymo įrašas, leidžiantis tiksliau atkurti visas perdavimo aplinkybes.
Būtent ši informacija padeda sumažinti ginčų skaičių, paspartinti atsiskaitymus ir sustiprinti tiekimo grandinės kontrolę.
Svarbų vaidmenį atlieka ir GS1 identifikavimo standartai – SSCC, GTIN bei GLN. Jie leidžia vienareikšmiškai identifikuoti produktus, logistinius vienetus ir pristatymo vietas, todėl visi surinkti duomenys susiejami su konkrečia siunta ir konkrečiu logistikos įvykiu.
Tokiu būdu gavėjo parašas, nuotraukos, laiko žymos ir kita informacija sudaro vientisą įrodymų rinkinį, leidžiantį tiksliai atsekti krovinio judėjimą tiekimo grandinėje.
Skaitmeniniai dokumentai tampa nauju standartu
Skaitmeniniai pristatymo patvirtinimai šiandien jau yra ne tik vidinių procesų optimizavimo priemonė. Jų diegimą spartina ir Europos Sąjungos reguliavimas.
Vienas svarbiausių pokyčių – eFTI reglamentas, taikomas nuo 2024 m. rugpjūčio. Juo skatinamas perėjimas nuo popierinių transporto dokumentų prie skaitmeninių sprendimų, įskaitant elektroninį važtaraštį (e-CMR).
Nuo 2027 m. liepos 9 d. visų Europos Sąjungos valstybių institucijos privalės priimti elektronine forma pateikiamus transporto duomenis. Todėl 2026 m. daugelis rinkos dalyvių laiko lūžio metais skaitmeninių sprendimų diegimui.
Svarbu tai, kad reglamentas neįpareigoja įmonių atsisakyti popierinių dokumentų. Tačiau skaitmeniniai pristatymo patvirtinimai gali padėti greičiau atsiskaityti, sumažinti ginčų ir pretenzijų skaičių bei užtikrinti didesnį visos tiekimo grandinės skaidrumą ir kontrolę.
