Nowe przepisy precyzują, w jaki sposób dokument ma być tworzony, przechowywany, aktualizowany i udostępniany służbom kontrolnym. Wyjaśniają też, kiedy wymagany będzie podpis elektroniczny oraz jakie kryteria muszą spełniać platformy cyfrowe wykorzystywane w branży transportowej.
Gdzie DeCA będzie obowiązkowy
Kluczowy jest zakres nowych przepisów. DeCA będzie wymagany wyłącznie przy przewozach krajowych realizowanych na terytorium Hiszpanii oraz przy kabotażu.
Transport międzynarodowy nie został objęty tym wymogiem, nawet jeśli trasa częściowo przebiega przez Hiszpanię. Takie przewozy nadal podlegają umowom międzynarodowym stosowanym przez Hiszpanię, m.in. e-CMR. W praktyce oznacza to, że zagraniczny przewoźnik nie będzie musiał wystawiać DeCA wyłącznie po to, by przekroczyć granicę. Będzie jednak musiał spełnić nowe wymogi, jeśli wykona kabotaż w Hiszpanii.
Rezolucja zastępuje zasady przyjęte w 2023 r. i rozbudowuje techniczną część regulacji. Ma to ułatwić wdrożenie zarówno firmom transportowym i nadawcom, jak i dostawcom oprogramowania.
PDF, kod QR i przechowywanie przez co najmniej rok
Każdy DeCA ma być generowany w formacie PDF, a maksymalny rozmiar pliku nie może przekroczyć 5 MB. Dokument musi zawierać metadane wskazujące moment utworzenia oraz datę i godzinę każdej późniejszej modyfikacji.
W pliku musi znaleźć się także osadzony kod QR. Ma on prowadzić, przez unikalny adres internetowy przypisany do konkretnego dokumentu, bezpośrednio do właściwego pliku.
Przepisy wykluczają akceptację skanów dokumentów papierowych oraz plików graficznych zastępujących dokument elektroniczny. DeCA ma być tworzony bezpośrednio w systemie informatycznym, na podstawie uporządkowanych danych.
Nadawca wskazany w umowie oraz przewoźnik faktycznie realizujący usługę muszą przechowywać pliki elektroniczne co najmniej przez rok. Każda ze stron może korzystać z własnego repozytorium. Jeśli dokument generuje jedna strona, wystarczy, aby druga mogła go pobrać w tym samym okresie.
Bez wcześniejszej rejestracji domeny
Zaktualizowane zasady upraszczają sposób hostowania plików DeCA. Dokumenty muszą być przechowywane w repozytorium dostępnym pod bezpiecznym adresem HTTPS, w standardzie TLS 1.2 lub nowszym. Zniesiono jednak wymóg wcześniejszej rejestracji domeny, na której utrzymywane są pliki.
Adres może być chroniony np. szyfrowaniem lub tokenami, o ile nie utrudnia to inspektorom i organom kontroli pobrania pliku PDF bezpośrednio podczas wykonywania przewozu.
Plik ma być dostępny natychmiast: bez logowania, dodatkowych etapów uwierzytelniania i ręcznych działań użytkownika. Link może zostać dezaktywowany po upływie siedmiu dni kalendarzowych od zakończenia usługi.
Podpis elektroniczny tylko w wybranych przypadkach
Rezolucja odnosi się także do kwestii, która budziła w branży najwięcej wątpliwości. Sam DeCA nie musi być podpisany elektronicznie, aby był ważny. Podpis jest wymagany jedynie wtedy, gdy dokument pełni jednocześnie funkcję umowną albo gdy wynika to z modelu realizacji usługi lub odpowiednich przepisów.
Jeżeli podpis jest konieczny, minimalnym poziomem jest zaawansowany podpis elektroniczny zgodny z rozporządzeniem eIDAS. Dopuszczalne są również kwalifikowane podpisy elektroniczne.
Zmiany w trakcie przewozu
Regulacje dopuszczają aktualizowanie informacji już po rozpoczęciu usługi transportowej. Operatorzy mogą wybrać jeden z dwóch sposobów.
Pierwszy polega na aktualizacji istniejącego pliku PDF, dopisaniu nowych danych i powodu zmiany, przy jednoczesnym zachowaniu wcześniejszych informacji jako ścieżki audytu. W takim wariancie adres URL i kod QR pozostają bez zmian.
Drugi wariant przewiduje utworzenie nowego dokumentu z nowym adresem URL i nowym kodem QR. Pierwotny plik musi pozostać w repozytorium, aby zachować pełną identyfikowalność zmian.
Niezależnie od wybranego rozwiązania kierowca musi mieć stały dostęp do aktualnej wersji dokumentu.
Jeden DeCA dla wielu usług, ale z ograniczeniami
Rezolucja dopuszcza ujęcie kilku przesyłek w jednym DeCA. W transporcie towarów będzie to możliwe tylko wtedy, gdy we wszystkich ujętych usługach nadawca wskazany w umowie i przewoźnik realizujący przewóz są ci sami.
Każda przesyłka musi jednak pozostać jednoznacznie opisana. Dotyczy to m.in. miejsca nadania i dostawy, rodzaju i masy towaru oraz innych informacji, które różnią się między zleceniami.
Okazanie DeCA podczas kontroli
Przed rozpoczęciem przewozu kierowca musi otrzymać kopię DeCA. Może ją okazać na urządzeniu mobilnym albo w formie wydruku, ale w obu przypadkach dokument musi zawierać kod QR.
Podczas kontroli drogowej wystarczy okazać cały dokument albo sam kod QR, tak aby służby mogły pobrać oryginalny plik bezpośrednio z repozytorium.
Przepisy podkreślają również, że odręczne dopiski na papierowej kopii nie wywołują skutków prawnych. Zmiany mogą być wprowadzane wyłącznie zgodnie z elektroniczną procedurą opisaną w rezolucji.
Powiązanie z innymi dokumentami i eFTI
Wymogi DeCA można spełnić także przez inne, powszechnie używane dokumenty przewozowe, pod warunkiem że zawierają wszystkie wymagane dane oraz jednoznacznie wskazują nadawcę umownego i przewoźnika realizującego usługę. Wśród przykładów wymieniane są m.in. list przewozowy, dokumentacja ADR dla ładunków niebezpiecznych, Dokument Identyfikacyjny dla odpadów oraz dokumenty związane z przewozem ubocznych produktów pochodzenia zwierzęcego, czyli SANDACH.
Dodatkowo, jeśli informacje o przewozie są obsługiwane zgodnie z unijnym rozporządzeniem eFTI dotyczącym elektronicznej wymiany danych w transporcie towarów, nie trzeba przedstawiać DeCA w formacie określonym w hiszpańskiej rezolucji.
Wprowadzając te przepisy, Hiszpania ustanawia wspólne ramy techniczne dla obsługi DeCA i wykonuje kolejny krok w stronę cyfryzacji dokumentacji w transporcie drogowym. Dla firm oznacza to konieczność przygotowania systemów, które pozwolą generować, aktualizować, przechowywać i udostępniać dokumenty zgodnie z nowymi wymogami.
