Nowy obowiązek w Hiszpanii już za dwa tygodnie. Co muszą wiedzieć przewoźnicy

Na podstawie oficjalnych wyjaśnień i odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania (FAQ) opublikowanych przez hiszpańskie Ministerstwo Transportu wyjaśniamy, kogo obejmie nowy obowiązek, kto odpowiada za dokument i jak przygotować się do zmian.

Cyfryzacja nie zmienia podstawowego podziału odpowiedzialności między stronami. Zmienia się przede wszystkim forma dokumentu: od wskazanej daty musi on być elektroniczny, zgodny z wymaganiami technicznymi i dostępny podczas kontroli drogowej.

Czym jest DeCA?

DeCA to elektroniczny dokument kontroli administracyjnej wymagany przy określonych publicznych przewozach towarów realizowanych po hiszpańskich drogach.

Obowiązek wynika z art. 222 dekretu królewskiego 1211/1990 oraz rozporządzenia FOM/2861/2012. Termin obowiązkowej cyfryzacji został określony w ustawie 9/2025 o zrównoważonej mobilności, a wymagania techniczne w rezolucji z 5 czerwca 2026 r. Od 5 października 2026 r. dokument będzie musiał mieć postać cyfrową.

Jakich przewozów dotyczy?

DeCA będzie wymagany przy:

• Przewozach krajowych wykonywanych na terytorium Hiszpanii.
• Operacjach kabotażowych realizowanych w Hiszpanii.

Nie będzie wymagany przy:

• Transportach międzynarodowych, które częściowo przebiegają przez Hiszpanię.
• Prywatnych przewozach uzupełniających na potrzeby własnej działalności przedsiębiorstwa.

W transporcie międzynarodowym nadal będą stosowane dokumenty wynikające z odpowiednich konwencji.

Czy polski przewoźnik będzie potrzebował DeCA?

Tak, jeżeli będzie wykonywał kabotaż w Hiszpanii.

Polska firma realizująca transport międzynarodowy do Hiszpanii nie będzie musiała sporządzać DeCA dla tego przewozu. Jeżeli jednak po rozładunku wykona krajowy przewóz między dwoma punktami w Hiszpanii, będzie to operacja kabotażowa.

Taki przewóz będzie wymagał elektronicznego DeCA.

Czy od 5 października eCMR będzie obowiązkowy?

Nie.

Hiszpańskie ministerstwo wyraźnie rozróżnia oba dokumenty. DeCA dotyczy przewozów krajowych i kabotażu, natomiast eCMR odnosi się do międzynarodowego listu przewozowego.

Wprowadzenie obowiązkowego DeCA nie oznacza obowiązku stosowania eCMR.

Czy będzie okres przejściowy bez kar?

Nie przewidziano dodatkowego okresu tolerancji.

Ustawa o zrównoważonej mobilności ustanowiła już okres przejściowy i wskazała 5 października 2026 r. jako termin obowiązkowej cyfryzacji.

Po tej dacie nie będzie odrębnego etapu, w którym brak dokumentu cyfrowego pozostanie bez sankcji.

Czy trzeba korzystać z aplikacji ministerstwa?

Nie.

DeCA nie jest aplikacją ani platformą przygotowaną przez hiszpańskie ministerstwo transportu.

Każde przedsiębiorstwo będzie musiało:

• Korzystać z własnego systemu.
• Zlecić obsługę dokumentów zewnętrznemu dostawcy.
• Generować czytelny plik PDF.
• Udostępniać go w repozytorium, z którego będzie mógł zostać pobrany podczas kontroli.

Nie trzeba będzie przesyłać wszystkich dokumentów do jednej państwowej platformy.

Czy trzeba wcześniej zarejestrować domenę?

Nie.

Rezolucja z 5 czerwca 2026 r. zniosła obowiązek wcześniejszej rejestracji domeny, na której będą przechowywane dokumenty DeCA.

Czy system do obsługi DeCA wymaga certyfikacji?

Nie.

Aplikacje służące do tworzenia i zarządzania dokumentami DeCA nie będą wymagały certyfikacji.

Ministerstwo podkreśla, że nie należy mylić ich z platformami eFTI, które będą podlegały odrębnym wymogom certyfikacyjnym.

Kto powinien wygenerować dokument?

Przepisy nie wskazują, która strona musi technicznie przygotować dokument.

Określają jednak, że za jego formalizację odpowiadają:

• Załadowca umowny.
• Przewoźnik faktyczny.

Obie strony odpowiadają również za to, by dokument znajdował się w pojeździe lub był dostępny dla kierowcy. Załadowca umowny może uniknąć odpowiedzialności za jego brak, jeżeli wykaże, że dokument został przez niego wystawiony.

Co przy podwykonawstwie?

W łańcuchu podwykonawców odpowiedzialność za DeCA spoczywa na:

• Przewoźniku faktycznym, który materialnie wykonuje transport.
• Załadowcy umownym, który bezpośrednio zlecił przewóz przewoźnikowi faktycznemu.

Jeżeli przewoźnik A podzleci transport przewoźnikowi B:

• Przewoźnik B będzie przewoźnikiem faktycznym.
• Przewoźnik A stanie się załadowcą umownym.

Z punktu widzenia DeCA kluczowe są ostatni przewoźnik w łańcuchu oraz podmiot, który bezpośrednio zlecił mu transport.

Jakie dane musi zawierać dokument?

DeCA powinien zawierać co najmniej:

• Nazwę lub firmę, numer identyfikacji podatkowej i adres załadowcy umownego.
• Nazwę lub firmę i numer identyfikacji podatkowej przewoźnika faktycznego.
• Miejsce nadania i miejsce przeznaczenia przesyłki.
• Rodzaj i masę przewożonego towaru.
• Dane specjalnego zezwolenia na przejazd, jeżeli jest wymagane.
• Datę realizacji transportu.
• Numer rejestracyjny ciągnika oraz naczepy lub przyczepy.
• Uwagi i zastrzeżenia, jeżeli któraś ze stron zażąda ich wpisania.

Załadowca umowny odpowiada za dane dotyczące stron, miejsca nadania i odbioru oraz towaru.

Przewoźnik faktyczny odpowiada za informacje o specjalnym zezwoleniu, dacie przewozu i numerach rejestracyjnych.

Co zrobić, gdy podczas transportu zmieni się pojazd?

Zmianę trzeba odnotować w DeCA.

Można to zrobić na dwa sposoby:

• Uzupełnić istniejący plik PDF o nowe dane i przyczynę zmiany, pozostawiając poprzednie informacje z wyraźnym oznaczeniem, że nie są już aktualne.
• Wygenerować nowy plik PDF zawierający komplet danych.

Przy modyfikacji istniejącego dokumentu adres internetowy i kod QR pozostaną bez zmian.

Przy utworzeniu nowego pliku zmienią się zarówno adres, jak i kod QR. W takim przypadku trzeba zachować poprzednią wersję, aby zapewnić pełną historię zmian.

Kierowca musi otrzymać zmodyfikowany dokument albo nowy plik.

Czy można połączyć kilka przesyłek w jednym DeCA?

Tak.

W jednym dokumencie można ująć kilka załadunków lub rozładunków, jeżeli w każdym z nich występują ci sami:

• Załadowca umowny.
• Przewoźnik faktyczny.

Dane każdej przesyłki muszą być jednoznacznie oznaczone.

Kolejność wpisania ich do dokumentu nie musi odpowiadać kolejności realizacji.

Czy DeCA trzeba podpisywać?

Nie.

Dokument będzie ważny bez podpisu.

Strony mogą jednak dobrowolnie zastosować podpis elektroniczny. Dopuszczalne będą:

• Zaawansowany podpis elektroniczny.
• Kwalifikowany podpis elektroniczny.

Zaawansowany podpis może być realizowany m.in. za pomocą jednorazowego hasła lub podpisu biometrycznego powiązanego z osobą i dokumentem.

Czy jako DeCA można wykorzystać CMR?

Można wykorzystać jego układ graficzny, ale nie zmienia to charakteru prawnego przewozu.

Przepisy pozwalają stosować formaty innych dokumentów transportowych, pod warunkiem że zawierają wszystkie dane wymagane dla DeCA.

W dokumencie trzeba wyraźnie rozróżnić załadowcę umownego i przewoźnika faktycznego.

Użycie formularza przypominającego CMR w przewozie krajowym nie oznacza, że transport jest wykonywany na podstawie Konwencji CMR.

A co z przewozem towarów niebezpiecznych?

W transporcie towarów niebezpiecznych obowiązują dwa odrębne dokumenty:

• Dokument przewozowy wymagany przez ADR.
• Dokument DeCA.

Można korzystać z dwóch osobnych dokumentów albo połączyć je w jednym pliku.

Jeżeli zostaną połączone, dokument musi:

• Zawierać wszystkie informacje wymagane dla DeCA.
• Spełniać wymagania techniczne określone w rezolucji z 5 czerwca 2026 r.
• Wyraźnie wskazywać załadowcę umownego i przewoźnika faktycznego.
• Mieć formę elektroniczną.

Podpis nie będzie obowiązkowy.

Co musi mieć kierowca?

Kierowca musi mieć dostęp do aktualnego dokumentu elektronicznego dotyczącego realizowanego przewozu.

Plik powinien być dostępny w sposób umożliwiający jego okazanie lub pobranie przez służby podczas kontroli.

Jeżeli dane zmienią się w trakcie przewozu, kierowca musi otrzymać zaktualizowaną wersję.

Lista kontrolna dla polskiego przewoźnika

Przed wykonaniem przewozu krajowego lub kabotażowego w Hiszpanii warto sprawdzić:

• Czy przewóz podlega obowiązkowi DeCA.
• Kto jest załadowcą umownym.
• Kto jest przewoźnikiem faktycznym.
• Która strona wygeneruje dokument.
• Czy plik zawiera wszystkie obowiązkowe dane.
• Czy wpisano prawidłowe numery rejestracyjne ciągnika i naczepy.
• Czy kierowca ma dostęp do dokumentu w trasie.
• Czy firma ma procedurę aktualizacji danych.
• Czy zachowywana jest historia zmian.
• Czy dokument można pobrać lub wyświetlić podczas kontroli.

Samo wygenerowanie pliku PDF nie wystarczy. Dokument musi być aktualny, dostępny w trakcie przewozu i prawidłowo wskazywać strony odpowiedzialne za realizację transportu.