Od 28 lipca 2022 r. mamy nową wysokość diety krajowej. Będzie ona wynosić 38 zł za dzień. Automatycznie zmieni się również wysokość ryczałtu noclegowego na terenie Polski – wynosi on 150 proc. wartości diety, czyli 57 zł.
Zmiana wchodzi w życie 28 lipca 2022 o godz. 0:00. Mogą się więc pojawić pytania, jak rozliczyć diety i ryczałt za nocleg na przełomie tej daty?
Jeśli stawka diety zmieni się w trakcie podróży służbowej kierowcy, wówczas należy rozliczyć taką podróż jako dwa odcinki według różnych stawek – analogicznie jak wtedy, gdy zmieniała się stawka po przekroczeniu granicy. Trzeba obliczyć czas podróży do północy 27 lipca 2022 i obliczyć za ten okres wartość diety, potem od godz. 0:00 28 lipca obliczać już czas i odpowiednią stawkę nowej wysokości diety, czyli 38 zł za dobę podróży służbowej.
Nocleg rozlicza się po jego zakończeniu – czyli jeśli odpoczynek (ryczałt za ten nocleg) skończy się przed północą 27 lipca – wówczas stawka wynosi 45 zł (po staremu). Natomiast jeśli odpoczynek rozpocznie się przed północą, ale skończy się już 28 lipca, to dla takiego noclegu stawka będzie wynosiła 57 zł.
Nocleg w podróży krajowej – szczególny przypadek
Normalnie noclegi pracownikowi przysługują tylko wtedy, gdy odpoczywa w nocy. W firmach transportowych zdarza się jednak, że kierowca pracuje do późna w nocy, a faktycznie przebywa na odpoczynku w dzień. Jak pominąć ograniczenie wymogu zaliczenia noclegu między godziną 21 a 7 rano?
Najlepiej wprowadzić dodatkowy zapis do umowy lub regulaminu wynagradzania.
Zgodnie z zapisami Kodeksu Pracy (art. 77[5]) przedsiębiorca może ustalić swoje zasady naliczania diet i noclegów w swojej firmie. Dlatego można dodać zapis o np. takiej treści:
nocleg w krajowej podróży służbowej przysługuje kierowcy w każdej dobie, gdy odbiera on odpoczynek dzienny poza siedzibą firmy lub miejscem zamieszkania, a pracodawca nie zapewnił mu bezpłatnego noclegu ze swojej strony.
Przewozy międzynarodowe bez diet
Wielu przewoźników może zadawać sobie także pytanie, jak obliczać odcinki krajowe w przewozach międzynarodowych?
Jeśli odcinek na obszarze kraju jest częścią przewozu towarów w trybie międzynarodowym, np. podróż na obszarze kraju w celu podjęcia ładunku w odległej lokalizacji i następnie przewóz tego towaru z przekroczeniem granicy – wtedy ten czas podróży służbowej nie jest już podstawą naliczania diet i noclegów. Kierowca niestety nie jest już wtedy w podróży służbowej i nie ma znaczenia ani nazwa stanowiska, ani forma zatrudnienia kierowcy.
Zarówno kierowcy na etacie, jak i umowie zleceniu, czy samozatrudnieni nie mają podstaw, aby uznać, że odbywają podróż służbową (w rozumieniu „starej delegacji”). Nie przysługuje im zwrot kosztów, a zatem nie można rozliczyć takiego składnika jak dieta nieoskładkowana. Każdy element w takiej podróży służbowej jest już wynagrodzeniem, a tylko dzięki zmianie ustawy o czasie pracy kierowców z lutego 2022 część tego wynagrodzenia może być nieoskładkowana (podobnie jak np. ekwiwalent na pranie odzieży).
Jak oddzielić odcinki krajowe w podróży zagranicznej, aby móc je wypłacać?
Cała długość trasy międzynarodowej bardzo często składa się z odcinków po Polsce. Jeśli ten polski odcinek jest integralną częścią całego przewozu, to nie da się go wydzielić. Jednak, jeśli podróż krajowa jest niezależna, czyli np. wyjeżdżamy z bazy po ładunek do innego miasta, podejmujemy ten ładunek i przewozimy go do miejsca rozładunku i tam dopiero podejmujemy kolejny ładunek do dostarczenia zagranicę, to można taki okres ręcznie wydzielić w programach rozliczających diety kierowców i wykazać diety krajowe do wypłaty bez ZUS i podatku.
Dobre zrozumienie faktycznej trasy i świadomość, jak to zaznaczyć w systemach rozliczeniowych, pozwala uzyskać kilkaset złotych w świadczeniach za diety z tytułu podróży służbowej na obszarze Polski mimo, że firma głównie realizuje przewozy międzynarodowe.
Podwyżka stawki diet krajowych może tu być dobrą motywacją, aby ponownie zdiagnozować swoje trasy i znaleźć szybko składniki nieozusowane.
